課題
- 創業当初はExcelで管理できていたが、案件が増えるに従って管理が煩雑に
- Excelではファイルを再利用するときにミスが発生しやすく、チェックに時間がかかっていた
- Web制作では1つの案件で複数の外注先を利用するため、原価管理に手間がかかっていた
対策
- Excelに代えて書類作成の専用ツールを導入する
効果
- 帳票の作成だけでなく、案件ごとの原価管理が楽にできる
- 分かりやすいインターフェイスとレスポンスの良さで、快適に普段使いできる
- 「定期請求」や「複数の支払いサイトへの対応」などが、Web制作会社の業務と合っている
株式会社チャフフレアは、2011年創業のWebサイト制作会社です。
「猫の手貸します」を理念に掲げてWebサイトの企画から制作、保守、運用までを一貫して手がけ、顧客企業の情報発信をサポートしています。
創業から4年目の2015年にboardを導入いただき、それから現在まで8年にわたってご利用を継続していただいています。
boardの導入時点ではどのような課題があったのか、またそれから8年の間にどのような変化があったのか、代表取締役の長沼健一様にお話を伺いました。
扱う案件数が増えるとともにExcelでの管理が限界に
board導入の背景を教えてください
Excelでの管理に手間がかかりすぎていたので、もっと効率よく管理できる方法を探していました。
当社の事業は、もともと私が個人事業として始めたものだったので、最初は案件数もそこまで多くなく、Excelでの管理でどうにかなっていました。
しかし、事業が拡大して案件数が増えるにつれ、管理の手間も大きくなってきました。
見積書のExcel、請求書のExcel、それらを管理する一覧のExcelというようにファイルがいくつも分かれていて、請求書を1枚出すにもそれらのファイルを行ったり来たりする必要があったのです。
また、別の課題として、請求や入金の管理にも苦労していました。
Webサイトの制作は一般的に数ヶ月かかりますので、受注から請求までのスパンが長く、しかもお客様によって請求から入金までの期間も異なります。そのため、「どの案件は請求が済んでいて、どの案件は入金まで終わっているのか」といった管理がとても煩雑になっていました。
いくつかのツールを検討されたそうですが、boardを選んだ決め手は何でしたか？
書類の効率的な作成はもちろん、案件ごとに原価の管理ができるところに魅力を感じました。
Webサイトの制作は、デザインやコーディング、システム開発など、工程ごとに担当が分かれていて、1つの案件に複数人が携わります。当社ではパートナーのフリーランスの方や協力会社へ依頼することも多く、1つの案件に対して複数の外注が発生するので、「この案件ではどれくらい外注費がかかっているのか」をうまく管理したいと以前から考えていました。
見積書や請求書の作成だけなら他のツールでもできますが、boardなら外注費の管理も効率よくできると分かり、「これだ！」と感じて導入を決めました。
書類の作成だけでなく、周辺業務にかかる時間も大きく短縮
実際の業務ではboardをどのように利用されていますか？また、使いやすさはいかがでしょうか？
見積書や発注書、請求書まで、すべてboardで管理しています。私は営業も担当していますので、お客様から引き合いがあった時点でboardに登録しています。
社内では私以外にもディレクターが数名boardを使っていますが、とくに問題なく使えています。
会計の部分はboardとfreee会計を連携させていて、顧問の税理士さんにも入金管理の部分でboardから確認してもらっていますが、最初に少し操作の説明をした後はとくに質問を受けることもありません。それだけ、誰にとっても分かりやすいインターフェイスなのだと思います。
boardはアプリのパフォーマンスもとても良いですね。ボタンを押したときのレスポンスも速いですし、余計な確認画面が出て待たされることもありません。
日常的に使うツールの場合、インターフェイスの分かりづらさや処理の重さは、地味ですがストレスが大きくなるところだと思うんです。
Excelだと開くまでにワンテンポかかりますし、うっかり保存し忘れて終了してしまうこともあるのですが、boardはそういったことがないので日常使いがとても快適です。
導入前の課題だった「管理の手間」は解消できましたか？
はい、見積書や請求書作成が効率化できたのはもちろん、案件の管理がとても楽になりました。
書類を作るだけならExcelでもファイルやシートをコピーすれば簡単にできます。ただ、編集する際に関数が微妙に崩れたり、修正し忘れてコピー元の情報が残ってしまったりといったミスが起こる危険性があるので、結局正しい書類になっているかをチェックするために余計な手間がかかってしまいます。
また、ファイルやシートが案件数に比例して増えてしまうため、どこに必要な書類が入っているのかを探すだけでも一苦労でした。
boardなら、案件をコピーしたときに何かが崩れることもありませんし、過去の案件も検索ですぐに見つけられます。書類の作成時間だけでなく、その周辺で発生する作業時間も短縮できて、その時間で「数字の質」を管理できるようになったのは大きな変化だったと思います。
導入していただいてから8年の間に、boardの使い方に何か変化はありましたか？
請求書で言えば、現在はひと月あたり60〜70枚を発行するようになりましたが、請求や入金の状況を問題なく管理できています。
また、boardに案件の情報がたまってきたことで、営業の際に過去の案件を見積もりの参考にしたり、コピーして書類を作成したりと便利に使っています。
「サイトの構築」など型が決まっている業務はboardでテンプレートを作っていますが、「リリース後の運用」などは内容がお客様によって千差万別なので、「過去の類似案件から情報をコピーして作れる」のがとても便利なんです。
事業的な変化としては、コロナ禍をきっかけに「Webに力を入れていきたい」という企業が増え、より長期的に関わるお客様が増えました。
サイトの保守や運用など、長期取引の場合には「同じ金額を定期的に請求する」ことになりますが、こういうときにboardの「定期請求」の機能が便利なんです。「見積書は最初に1通、請求書は複数発行」ということができますし、当社の場合、請求書を出すタイミングが「毎月」だけでなく「3ヶ月ごと」「半年ごと」などさまざまなパターンがあるので、それに応じて請求間隔を設定できるのもすごくいいなと思っています。
お客様の締め日や支払日のパターンも複数あるのですが、そちらもすべて対応できるのがありがたいですね。
また、サイト保守業務ではサーバーの管理費をお客様からいただき、当社からサーバー管理会社に定期的に利用料を支払っているので、発注の方でも「定期支払」の機能があるのがいいですね。受注と発注、入金と支払いのいずれも管理できるのがboardの魅力だと思います。
働き方の面でも、コロナ禍を経て社員全員テレワークに移行したのですが、boardのおかげでクラウド上で案件管理ができていますし、ペーパレス化も進められたので、当社にとってはまさに必要不可欠なツールになっています。
Web制作会社様にとって、boardはどのくらいお勧めですか？
100点満点だったら10,000点を付けたいくらいお勧めです！
Web制作は外注を利用することが多く、外注先は個人もあれば法人もあるので、受注や請求だけでなく、発注や外注先を管理ができることはとても重要です。たとえば、個人の方に仕事をお願いする場合の源泉徴収も、boardを使えばしっかり管理できます。
当社がやっているように、Web制作業務における受注・発注・請求・支払・入金の管理を1つの場所に集約できるところが、boardの一番のお勧めポイントです。
メッセージをデザインし、企業の発信をサポートする
今後、boardをどのように活用していきたいですか？
boardにたまった情報を、営業でも活用できないか試していきたいですね。
これまで、引き合いがあった時点ですべての案件をboardに登録して、失注の記録も残すようにしてきたので、顧客や案件の情報がたまってきています。これを「営業のリード管理」のような部分で活用できないかなと。今後、Hubspotとの連携機能もリリース予定ということなので、楽しみにしています。
間もなく始まるインボイス制度への対応もboardでしっかり進めていきたいです。以前の「消費税率の改正」のときもそうでしたが、法律や制度が変わったときにシステム側に対応をお任せできるのも、boardのような専用のツールを使うメリットだと思います。
チャフフレア様の今後の展望を教えてください
当社は、Webサイトの立ち上げで「猫の手も借りたい」ほど困っている人をサポートするという意味合いを込めて、会社の理念として『猫の手貸します』という言葉を掲げました。
事業を始めた頃は、「デザインだけ作る」「コーディングだけ担当する」という作業的な仕事も多かったのですが、それから8年を経て、おかげさまでご相談いただくお話の幅も広がり、以前よりもお客様と一緒にWeb戦略を考えたり、こちらからご提案させていただいたりする仕事の方が多くなりました。
現在は、理念の表現を少しアップデートして、「メッセージをデザインします」という言葉を掲げています。
お客様が本当に伝えたいことを、Webサイトという場で表現して、お客様の集客や売上、採用などにつなげていく。そういった貢献ができる会社として、これからもがんばっていきたいと思っています。