ギビングツリーパートナーズ 代表取締役 中川氏にboard導入の経緯や効果を伺いました。
御社の事業内容を教えて下さい。
企業向けに人材育成と組織活性化の支援サービスを提供しています。人事のご担当者と一緒に研修内容を企画したり、自分自身で講師として登壇もしています。研修はIT企業を中心に、ロジカルシンキングやコミュニケーションをベースにしたものが多く、ITエンジニアや営業の人がお客様に自社を選んでもらうための提案をするために、どうニーズを引き出すか、どうシステム提案をするか、というような内容も多いです。
また、リーダー層、マネージャー層を対象にした、リーダーシップやリーダーとしてのあり方、チームの動かし方などを考える話し合いの場のファシリテーション、スキルやテクニックを覚えてもらい自社で展開できるようにするようなプログラムも提供しています。組織活性化のファシリテーションです。
boardをどこで知りましたか。また使うことにした理由を教えてください。
田向さん（boardを開発しているヴェルク株式会社の代表）のFacebookで知り、「まさに、こういうのが欲しかった」という印象でした。 boardは、これまでExcelでやっていたことと同じようなことがWeb上のサービスになっているので、まずそれだけでも良かったです。
また、実際に使ってみると、年度で切れない仕組みになっているのがすごく良かったです。それまで使っていたExcelのツールは年度単位の管理でしたが、boardは年月を指定すれば、好きな範囲で見ることができます。 大きなトレンドを確認しながら、将来計画をイメージできます。
最初見た時は、「受託開発向け」ということを謳っていたので少し不安だったのですが、ぱっと見ただけでも、見積書や請求書など、自社の業務でも使える機能はあるので、ものは試しと思い使い始めてみました。
boardを使う前は、関連業務はどのように行っていましたか。
これまでは、見積書や請求書の作成、売上の管理などは、Excelでガチガチにマクロを組んだツールを作って使っていました。ただ、今の時代Webですし、やはりExcelだと限界があります。Excel管理から脱しないと、というのはずっと思っていて、何か良いものがないか探していました。
boardは、どういうメンバーでどのように活用していますか。
現在は私ともう1名の2名で使っていて、それぞれが担当している案件の情報を随時登録しています。そのため、ほぼリアルタイムに、全体の案件の状況や売上の見込みを把握できるようになっています。請求書は、研修が終わったらすぐに発行しています。取引先の締め日がまちまちなので、月末にまとめて処理をするということはせず、研修が終わってレポートを提出したら、すぐに請求書を出すようにしています。
boardを導入して効率化された業務はどのような業務ですか。
やはり請求書作成ですね。定型化されたので圧倒的に楽になりました。 また、売上分析はいいですね。boardを使う前は、今期の売上の見込みがなかなか掴みにくかったのですが、boardを使うようになってからは、売上予測がグラフ化されていてすごくわかりやすいです。
仕事の状況によって月ごとの売上のばらつきはありますが、グラフでビジュアル化されていると、凹んでいる部分と飛び出ている部分がひと目でわかるので、感覚的につかみやすく見通しがつくようになりました。
もちろんExcelでもグラフなどは作成できますが、グラフを作るというのもこだわると手間がかかりますし、数字のみを見ていました。しかし、boardでは自動的にグラフ化してくれますし、様々な切り口で見ることができます。
boardへの要望を教えて下さい。
案件登録の画面で顧客登録までできるといいですね。たまに顧客登録をしていない案件の登録を始めてしまうことがあります。また、案件一覧などの出方（並び順や検索条件）をユーザーごとに個別に設定できるといいなと思います。研修の仕事の場合、あらかじめかなり先の案件が決まっていることもあるため、今のように登録の新しい順ではなく、常に納期順に並べたいです。おそらく人によってニーズは違うと思うので、それぞれ指定できると良いですね。
あとは全体的に文字が小さいのでもう少し大きくするか、変えられるようになるといいと思います。
その他、boardについて何かあればお願いします。
受託向けのイメージが強いですが、弊社のような業務委託型の研修事業をやっている会社でもうまくフィットしています。いろいろ機能はありますが、基本的な機能だけでもかなり管理業務が楽になるので、まずは使える部分から使い始めてみていくのが良いと思います。