プロジェクト単位での管理が業務にフィット。書類発行にかかる時間が半分以下に



ギルドワークスの市谷氏・中村氏にboard導入の経緯を伺いました。

1.ギルドワークス様の事業内容についておしえてください。

Webサービスや業務システムの企画・受託開発を行っています。企画を元にした仮説検証と開発をセットで行うことが特長で、クライアント様の仮説に基づいた企画を様々な手段で検証し、その確からしさや像をつかみ、開発に転換していきます。また当社の特長として、案件ごとにフリーランサーやベンチャー企業と最適なチームを構成し開発する適時適チームを編成し、開発いたします。
いろいろな人とつながるために、またつながりの場を設けるために、7/23に第1回 開発者ギルドカンファレンスを開催しました。今後も実施していきます。
また企画・開発以外にもクライアント様の現場、組織を改善していく現場コーチも行っています。


2.『board』以前の月末業務・請求業務はどのようにしていましたか?

見積書や請求書はExcelで作成し、発行・発送などのステータスは、Googleのスプレッドシートで一覧を作成し、管理していました。


3.『board』を導入した理由を教えてください。

以前は、発注書、発注請書、請求書をExcelの別データで作成していました。だから1つの案件を、複数のファイルで管理しなければならなかったので、作成も管理も煩雑でした。それに、どの書類が漏れているかも分かりにくかったんです。Excelは検索でも調べにくいですからね。
ところが、boardを使うと、案件を登録して見積書を作成しただけで、自動で発注書・発注請書、請求書などの書類が一気に出来るので、とても驚きました。
Excelで作成するとコピペを間違えた、コピペしたままで変更を忘れた、送り先を間違えた、ということがたまに出てしまうんです。boardを使うとそれがないので、いいですね。

また、案件単位、プロジェクト単位で管理できることが業務にフィットしているのも、boardを使うことにした理由です。

月末に締めて2営業日内に書類を出さないといけない、などという案件もあるのですが、そういった場合もスムーズにストレス無く書面を発行できるので、boardを使い始めてミスも減り、忙しい時にイライラすることも減りました(笑)。
もともとこういうバックオフィス系のサービスは、社内のメンバーが使い易いことが一番重要なので、彼らが使いやすければ何を使ってもいいと思っていたんです。

それに使い勝手だけでなく、boardのコンセプトも好きです。ドッグフーディングを実施している事もいいな、と思っていました。私たちも新しいサービスを自社で開発していることもあって、boardの開発姿勢にも共感が持てたんです。


4.『board』をどのように利用していますか。

現在はプロジェクト管理ツールBasecamp(*)に、boardから出力した書類PDFを貼って、稟議をあげるという形で使っています。メンバー全員がboardを使っています。

Basecampを利用している理由は、見積書を作成した際に、内容や項目に対して、ディスカッションが発生するので、そのためです。

本格的にExcelからboardに移行しようと決めたときに、前期分の案件をすべて入力しました。それで売上集計や損益分岐点等が見られることを社内で共有しました。売上分析は見るようにしていますし、タグ別集計も使っています。

また「本日請求日の未請求案件があります」など、メールで教えてくれるので、そこからダッシュボードにとび、消し込みをしています。ダッシュボードは、案件管理と、売上数字を同時に見ることが出来て便利ですね。月末月初に請求漏れや案件のステータスを確認しています。

*Basecamp:プロジェクトマネジメントツール


5.『board』の利用メリットを感じるのは何ですか?

今は、boardなしでは困ります(笑)。boardを使うことで、見積書や請求書の発行にかかる時間が半分以下になりました。
最近、郵送機能もつきましたよね。是非使いたいと思っています。


6. 使い勝手や価格についてはいかがでしょうか。

デザインがいいですね。シンプルな左メニューもいいですし、UIもシンプルで好きです。
見積書を入力したら全書類に内容が反映されますが、その全書類がタブで横並びに見えるのも使いやすいです。
NDA締結、基本契約書締結が済かどうかも顧客情報に紐づけて登録できるのもいいですね。こういう情報って結構管理が大変で分からなくなるんですよ。また発注管理で源泉徴収の未納、納付済のステータスを登録できるのも助かっています。
また検索条件を変えるとすぐに検索が走るところも気に入っています。

価格については、15名までが使えるStandardプランを使っていますが、激安だと思います。1ユーザあたり200円強ということですからね。Premiumプランで、5,980円というのもびっくりですよ。


7.『board』への要望を教えてください。

顧客登録済みだと思って案件登録から始めていて、途中で顧客を登録していないことに気づくことがあるので、案件登録ページからも顧客登録ページにいけるようになるといいと思います。また、書類を保存せずに、違うページに移行するとき、アラートが出るといいですね。
たまにあぶないときがあります(笑)。

今は、boardからPDFを出力してBasecampで管理しているのですが、急いでいるときには、slack(**)
にBasecampのリンクを貼って「これを見ておいて」「出しておいて」と連絡するようにしています。こういったコミュニケーションツールと自動連携できるといいな、と思います。
たとえば、boardの内容を確認してほしいときに使えるように、案件ごとにURLを作成できたり、メールで案件についての連絡や通知ができると助かりますね。

営業的観点から言うと、CRMも管理できるとありがたいです。チームで作戦を立てるために、顧客ごとのアプローチ方法や進捗状況などもここで管理できるとうれしいです。これはでも、スマホからやりたいんですが(笑)。
また、入金の消し込みができたらいいですね。
あとは、案件をコピーしたときに番号だけ変わって上に反映されますが、【●●のコピー】と表記してほしいです。

**slack:チャットツール


8.事業の展望を教えてください。

クライアントワークで培ってきた知見を活かして、自分たちでサービスを開発し世に問うていきたい、と考えています。
我々のミッションの1つは、ディベロッパーの働き方の選択肢を増やすこと、なので、人にフォーカスしたサービス、さらに“ものづくり”をしている人、例えば開発者・プロジェクトマネージャー・デザイナーなどを対象にしたサービスを考えています。
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