ヘプタゴン 代表取締役社長 立花氏にboard導入の経緯や効果を伺いました。
御社の事業内容を教えて下さい。
青森と仙台を拠点に、クラウドのフルマネージドサービスをやっています。東北では唯一のクラウド専業のフルマネージドサービスで、AWSのコンサルティングパートナーでもあります。
主に、Web系の自社サービスを持っている会社さんや、開発会社・制作会社さんなどが構築するシステムのAWS導入をサポートしています。また、社内システムのサーバーをクラウド化するにあたって、その設計・構築・保守・運用まで一貫して弊社で行うケースもあります。
boardをどこで知りましたか。また使うことにした理由を教えてください。
最初はFacebookで知り合いがシェアしていたのがきっかけでboardのことを知りました。 その後、御社の津久井さんとAWS関連のイベントでお会いし、元々知り合いが勧めていたこともあったので、使ってみることにしました。
会計などは全然詳しくないのですが、実際使ってみると直感的に使え、非常にわかりやすかったので、とくに障壁なくすぐに業務を切り替えることができました。
大手のサービスだと料金的にも厳しかったのですが、boardは料金も安く、使ってみた感じも問題なかったので使うことに決めました。
boardを使う前は、関連業務はどのように行っていましたか。
見積書や請求書の作成はExcelで行っていました。基本的に、弊社の場合は毎月定額を請求するものが多いため、月末になるとExcelのファイルをコピー・修正して請求書を作成していました。
請求業務は、月末に締めて月初に請求書を送っているのですが、Excelだと、送ったかどうかの管理が難しかったり、コピーして作成するので日付を変え忘れたりしてしまっていました。
また1つ1つファイルを開いて印刷するのも手間ですし、宛名を手書きで書いていたので、トータルで1日程度は時間がかかっており、なんとかしたいと思っていました。
boardを導入して効率化された業務はどのような業務ですか。
boardを使うようになって最初にやったことは「窓付き封筒」を買ったことですね。これまでは普通の封筒を使って手書きで宛名を書いていたのですが、boardでは窓付き封筒に合わせて印刷ができるので、早速窓付き封筒に切り替えました。 そういえば、boardを使うようになって最初に請求書を送った時に、請求書のデザインがおしゃれになって封筒も窓付きになったので、何人かの人から「どうしたの？」と聞かれましたね。
元々請求業務は1日程度かかっていたものが、印刷して封筒に詰めるだけになったので、1時間程度で終わるようになり、そこが一番楽になったところです。
売上やキャッシュフローの予測を把握することは、会社を経営する上では非常に大事ですが、Excelだと集計が面倒で3ヶ月に1回程度しか確認できていませんでした。それが、boardを使っていると、見積もりを登録しておくだけでいつでも確認ができるので、精神的にすごく楽になりました。
また、見積もりを登録するとすぐに数字に反映されて売上が上がっているのがわかるので、見積書を作成するのが楽しくなりましたね。
boardは、経営者的にすごくしっくりきて、システム全体の動線がすごくきれいだなと思っていたのですが、経営者自身が開発されているということですごく納得しました。
boardへの要望を教えて下さい。
領収書も出せるようになると良いですね。それほど必要なケースが多いわけではないのですが、領収書が必要なお客さんがいるので、それもboardの中で作成できると助かります。
あとは、毎月請求での前金対応です。現在は、10月請求のものは「2015年10月請求分」と自動的に入ると思うのですが、これを10月請求で「2015年11月請求分」という形にもできるようになるといいですね。
その他、boardについて何かあればお願いします。
うちもそうだったように、小さい会社であれば多かれ少なかれ、バックオフィス業務に課題を持っていると思います。規模が小さいうちは、自分でできてしまうのでなおざりにしてしまっていると思うのですが、本来価値を生むところではないので、積極的にこういうサービスを使っていくのが良いと思います。うちも、1日かかっていた仕事が1時間で終わるようになっていて、それだけでこの料金であればペイします。自分の本来の業務のところはしっかりやって、そうでないところはこういうクラウドサービスを積極的に活用して、お互い、自分の価値を伸ばしていければと思っています。