管理部門のほしい機能が全部入りなのにわかりやすい。案件・請求・売上管理の困りごとを一気通貫で解決できて、サポートも秀逸

辻・本郷 ITコンサルティング株式会社 は、中小企業や士業が抱えるバックオフィス業務の課題を、豊富な経験とノウハウを用いてワンストップで解決する辻・本郷グループの一社です。

boardを2022年に導入していただき、現在まで2年以上ご利用いただいています。board導入の背景や現在の使い方について、コンサルティング第二事業部マネージャーの喜多村様と同部コンサルタントの阿部様にお話を伺いました。

 

見積もりから請求までを一気通貫でカバー

boardを導入した背景を教えてください

boardを導入する前は、見積書・発注書と請求書をそれぞれ異なる方法で作成していました。

• 見積書・発注書はExcelで作成
• 請求書は会計ソフトに付属しているツールで作成
• 売上管理はExcelを使用

 

会社の設立当初は今ほど案件数が多くなかったので、請求担当は2名で問題なかったのですが、事業の成長に伴い、取り扱う製品やソリューションが増え、請求書のバリエーションや件数も増加しました。

とくにサブスクリプション型の案件では請求書を毎月発行するのですが、以前に使用していたツールでは請求書の明細にある「〇月分」という部分をすべて手作業で修正するという手間が発生していました。

案件数の増加に比例して、そのような手間が増えていった結果、boardを導入する直前には請求書の作成から印刷、発行までに丸一日かかるような状況でした。また、以前は売上もExcelで管理していたのですが、さまざまなファイルに分散しているデータを集めて売上管理用のExcelに反映する必要があり、これも非常に手間がかかっていました。

そのような経緯で、請求担当が2名という体制には限界を感じていたのですが、これを知ったコンサルティング部門が私たちの管理業務を改善するプロジェクトを立ち上げてくれて、そこで検討された10以上の改善案の1つにboardがありました。

コンサルティング第二事業部マネージャー　喜多村様

 

boardを導入する決め手になったのはどのような点でしたか？

boardを選んだ決め手は3つありました。

1つ目はboardが見積もり、発注、請求という私たちの業務を一気通貫でカバーしている点です。業務が分散せずに1つのシステムで完結するので、私たちの業務がとても楽になりそうだと思いました。とくに定期請求の機能ではこれまで手作業で入力していた内容が自動で各月の明細に反映されるので、負担の軽減が具体的にイメージできました。

2つ目は使いやすそうな点です。画面が見やすいだけでなく、操作も迷わず行えそうで、何かをするたびにサポートへ問い合わせるといった必要はなさそうだと思いました。

3つ目は会計ソフトと連携できる点です。boardは当社が使っている会計ソフトとAPI連携しているので、請求から会計ソフトへ自動的に連携することで、データの抜け漏れを防げる安心感がありました。

これらに加えて、価格が想定していた予算内であったこともあり、boardを導入することにしました。

 

boardの導入時に苦労された点はありましたか？

とくにありませんでした。boardの個別相談会で当社が実現したいことを相談し、トライアル期間中にboardをたくさん触ったことで、使い方はすぐに理解できました。

当社は毎月120～130件ぐらいの請求があるのですが、boardへの移行は過去の案件をCSVで一括登録して、いくつかの案件を画面で手直ししたぐらいだったので、業務の合間に時間を取る程度でも2週間ほどで完了しました。

使い始めのころはミスが生じないように、大体1ヶ月ぐらいの間は以前のシステムとboardを並行して使っていましたが、とくに業務への支障が出なかったので想定より早く切り替えられました。

その後の運用でも、困ったことはほとんどヘルプページを見て解決できたので、サポートに問い合わせたのは数える程度だったと思います。

コンサルティング第二事業部コンサルタント　阿部様

 

請求書発行のための残業がほぼゼロに

boardの導入によって課題は解決しましたか？

boardを使うようになってからは、請求書発行のための残業がほぼなくなりました。とくにサブスクリプション型案件の請求書には先述の理由で大変時間がかかっていましたが、boardになってからは手作業が不要になって、すぐに請求書を発行できるようになりました。

精神的な面でも、boardの導入前は定時が過ぎてから「さあ、請求書やるぞ」と気合いを入れて取りかかっていましたが、今は気軽に請求業務を行えています。

また、boardを導入する前は発注管理のために別のシステムを使用していたのですが、boardは案件ごとに発注を紐づけて管理できるので、仕入先から請求書が来たときの確認など、発注管理がかなり効率化されました。

その他では、Excelで管理していた売上データもboardで確認できるようになったので、売上管理用のExcelが不要になりました。これまでできなかったセグメント別の分析もboardで可能になり、経営陣もboardを見ながら現状分析や今後の経営方針を検討しています。

 

boardのお気に入り機能があれば教えてください

検索機能はよく使っています。たとえば、リスク管理の観点から会計ソフトのデータとboardのデータの整合性を定期的にチェックしているのですが、boardはさまざまな検索条件で案件を絞り込めて、その絞り込んだ状態で検索条件を保存することもできるので、毎回チェックをする負担が最小限で済んでいます。

また、お気に入りとは違うかもしれませんが、boardは操作に困ることがほとんどありません。boardはストレスなく直感的に操作できます。

 

boardのお勧めポイントを教えてください

boardには管理部門が欲しい機能が全部入っているので、案件管理や請求管理に困っている場合、業種を問わずboardで解決できる会社は多いと思います。とくにExcelで請求書や売上管理を行っている企業にはboardも有力な選択肢の1つになると思います。

また、boardのヘルプページは充実しているので、困ったときにすぐに自己解決できますし、サポートに問い合わせても返信が早く、内容も丁寧かつ的確です。

たまにboardのサポートへ機能の要望を出しますが、boardのサポートは当社からの要望に対して「こういう方法であれば実現できるのではないか？」と既存の機能を使った方法も提案してくれるので、大変助かっています。

当社はboardを導入したことでバックオフィスの業務を効率化できました。同じような悩みを抱えている方にはboardをお勧めします。