見積書・請求書の作成はもちろん、ミスが減り「心理的負担」が減ったのが大きい



株式会社マデール 代表取締役 土屋健一氏にboard導入の経緯や効果を伺いました。

御社の事業内容を教えて下さい。

Webアプリケーションやスマホアプリの開発をメインで行っています。

B2Cのアプリケーションが多いので、システムの設計・開発だけでなく、企画やサービスの運営支援までも行っており、通常のシステム開発の範囲だけでなくその前後も含めて一緒にお手伝いさせて頂いています。

他にも介護と福祉にフォーカスしたWEBマガジン「ヘルパーキャラバン」の立ち上げと運営支援といったビジネスやサービスのエンジニアリングに特化した事業や、変わったところでは千葉のご当地ヒーロー「鳳神ヤツルギ」のオフィシャルスポンサーとして、千葉の企業ならではの地域貢献活動をしています。


boardをどこで知りましたか。また使うことにした理由を教えてください。

田向さん(boardを開発しているヴェルク株式会社の代表)のFacebookで知りました。
ベータ版をリリースした頃から知っていて、すぐに登録してみたのですが、その時はすぐには使い始めず、アカウント登録しただけでした。

ベータから正式リリースになる頃に、BPStudyの懇親会で、ビープラウドの佐藤さんとアクティアの高崎さんからお勧めされて、本腰を入れて使い始めました。

使い始めてみて、「とにかく画面がきれい」という第一印象でした。経理や営業管理などの業務系システムとは思えないスタイリッシュさで、「これなら簡単に使えそう」と思いました。
実際、会社情報の入力などの最初の準備は少し面倒でしたが、案件登録や見積書・請求書の作成などは、チュートリアルを流し見する程度で問題なく使えました。

一般的に、こういう経理・業務系のソフトは、意外と直感的に使えるものが少ない印象なのですが、その点boardは使いやすく、「これなら続けられるな」と感じました。

最初に自分で案件登録して使い方を把握したあと、事務方に簡単に説明して使ってもらったのですが、使い方について質問されたことはほぼなく、問題なく使えています。


boardを使う前は、関連業務はどのように行っていましたか。

基本的には、WordとExcelで見積書や請求書の作成や案件の管理を行っていました。

Excel自体はすごく良くできた仕組みだと思いますし、データの集計なども簡単に行えるのですが、一元管理が難しく、最新の情報を確認するためにメールを見たりして、一手間かかってしまい、ぱっと見たい時に確認しにくいという問題がありました。

また、Excelで作成していると、どうしても打ち間違いがありました。
契約を更新する場合などは、ファイルをコピーして一部を変えるだけなのですが、変更し忘れがあったり、内容を間違えたりしてしまっていました。
作業としては小さいのですが、間違いがないか気を使う必要があり、ストレスでした。

売上や支払の管理は、Excelで案件の一覧を作成して、入金・支払などのステータス管理を行っていました。
ただ、見積書は別のファイルになっていますので、そこから一覧に転記する必要があり、間違いがないか、何度も確認している状況でした。


boardは、どういうメンバーでどのように活用していますか。

私と役員と事務方の3名で使っています。

見積書の作成は、案件の担当が見積もりに必要な情報を用意し、正式な見積書の作成は事務方で行っています。
請求書の発行も、請求してOKな状態になったら各案件の担当から事務方に共有し、事務方が月初にまとめて請求書を発行します。

弊社では、請求業務は事務方が行っていますが、支払業務は私が行っているため、発注管理は、事務方よりも私がメインで使っています。支払い忘れがないよう、支払のタイミングの少し前になったら、支払一覧を必ずチェックするようにしています。


boardを導入して効率化された業務はどのような業務ですか。

売上や仕入れの情報の周知のコストがかなり減ったように思います。
以前は、新たに情報を入力したり更新したりすると、都度、「○○更新しました」という形でみんなに送っていたのですが、現在は、「各自boardをチェックしておいて」という運用に変わってきていて、その結果、全体としての運用の手間が変わってきているように思います。
また、もちろん見積書や請求書等の書類作成のコストはかなり変わりました。

あとは、全体としてミスが減りましたし、「心理的負担」が減ったというのは非常に大きいです。
boardを見ていると、請求や支払などの「漏れ」がひと目でわかるようになっているので、そこがすごく助かります。


boardへの要望を教えて下さい。

内部原価の管理までできるようになるといいですね。
見積もりを作成する時に、アサインするメンバーを元に内部原価を登録できるようにしておくことで、見積もりの根拠にすることができるようになるので。

また、取引先もboardを使っている場合に、連携できる機能があると嬉しいですね。
例えば、今は見積書をメール等で送っていますが、そういうことをしなくても、システム上で直接送ることができると良いと思います。

あとは、機能的なことではないですが、boardを使っている会社さんが集まって繋がりを作れる機会があるといいですね。


その他、boardについて何かあればお願いします。

使い始めのハードルが低いというのは、実際に使ってみて「すごいな」と思った部分なので、今後、機能追加をしていっても、そういう使い勝手の良さは踏襲していってもらいたいなと思います。

また、サポートの良さは他のサービスと比べて一線を画するところだと思うので、今後も引き続き頑張って頂けたらと思います。

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