決め手は、UIの使いやすさと見積書・請求書のフォーマットの美しさ・カスタマイズ性

メディアプローブ株式会社 代表取締役 渡辺泰氏にboard導入の経緯や効果を伺いました。


御社の事業内容を教えて下さい。

Webサイトの構築とiOSアプリの開発をメインでやっています。

Webサイト構築は、CMSの導入がメインです。
iOSアプリの方もCMSとセットにした企業向けアプリが多く、アプリのコンテンツをCMSから登録・更新していくことで、アプリをバージョンアップしなくてもアプリ内のコンテンツを更新していくことができる仕組みを作っています。

また、キュレーションエンジンを自社で持っており、それを使ったアプリの開発も受けています。


boardをどこで知りましたか。また使うことにした理由を教えてください。

Facebookで、ビープラウドの佐藤さんの事例インタビュー記事が流れてきて、それでboardのことを知りました。

何年もこういったツールを探していたのですが、なかなか良いものがなく、昨年、他のサービスを試しに導入してみたのですが、やはり業務的にフィットせず困っていたところに、ちょうど佐藤さんのインタビュー記事でboardのことを知り、ドンピシャだなと思って使い始めました。

実際少し使ったらすぐに「これはいけるな」と思い、しばらくテスト的に使い、新年度となった今年の4月から本格的に使い始めています。

使うことにした決め手は、「UIが使いやすい」という点と、「見積書や請求書のフォーマットが美しい、かつカスタマイズできる」という点です。
ここ数年、色々な販売システムを見てきましたが、昔からMacを使っているような人間としては、最終的な書類のフォーマットの美しさというのは重要で、そこが一番大きかったですね。


boardを使う前は、関連業務はどのように行っていましたか。

見積書はExcel、請求書はファイルメーカーで作成していました。そのため、見積書と請求書が別管理になっており、案件が取れたからといって、自動的に請求書が生成されるわけではなく、二度手間になっていました。

売上の見込みは、必要なタイミングで、都度Excelで作成していました。

会計システムへの登録は自分では行っておらず、ファイルメーカーから出力したCSVを会計士さんに共有し、会計事務所の方で会計システムに登録していました。企業の場合、こういう形が多いのではないかと思います。
会計士・税理士は基本的に税務のための業務を行うので、月次の試算表などは出してくれますが、例えば、今後のキャッシュフローなどは出してくれないですし、入金の消し込みのタイミングも遅くなります。
それらを一括してできるようになったのはboardのいいところですね。


boardは、どういうメンバーでどのように活用していますか。

私、営業責任者、制作責任者の3人で使っています。この3人がそれぞれの案件の見積書を作成し、私が承認しているという形です。請求業務は私が一括して行っています。

うちの規模だと、承認フローは必要ですがシンプルで良く、boardの申請の仕組みはちょうどよいです。逆に、購買部門があることが前提になっているような販売管理のシステムだと使い勝手が悪くなってしまいます。


boardを導入して効率化された業務はどのような業務ですか。

まずは請求業務です。
これまでは実際に印刷して捺印していたのですが、boardを使いはじめるタイミングで電子印にして、カラープリンタで印刷したものに切り替えましたが、取引先から特に指摘されることもなく、問題なく運用できています。

経営者としては、売上分析機能は助かっています。いつでもすぐに数字が見ることができますので、これは非常によく活用しています。
 
現在、見積中の案件を高中低の3段階にわけて集計していると思うのですが、これ以外に、見込みごとに重み付けをして集計できるといいですね。例えば、見込み高は80%として加算するなど、角度ごとに重み付けして全体を合計して、1年の合計を見るという方法です。

数字の集計は様々な見方があると思いますが、「こういう見方をすべき」という形で用意しておくのがいいと思います。
そういう意味で「キャッシュフロー予測」はいいですよね。黒字倒産を防ぐためには、こういうことを気にしておかなければならない、というものなので。支払日ごとに残高を出すというのは他のシステムでは見たことがなかったですね。
キャッシュフロー予測を出すために全ての経費を入力するのは大変で現実的ではないですが、程よく緩く入力できるようになっていますよね。欲を言えば、もう少し入力できる経費を増やしてもらえるといいと思います。


boardの機能で気に入っている機能・便利だった機能はどの機能ですか?

「請求一覧」はすごくいいです。ひと目で今月の請求が把握できますし、請求漏れの確認もすぐに出来ます。
また、こういうサービスですと当たり前のことですが、すぐにPDF化できて、社印付きで出力できるというのはやはりいいですね。

あとは、細かい点ですが、UIの使い心地の良さ、緩いワークフロー、書類編集での行入れ替えも気に入っています。


boardへの要望を教えて下さい。

書類テンプレートのコピー機能は欲しいですね。テンプレートの充実は見積もりの効率化に繋がるので積極的に整備していきたいと考えています。

納品済・検収済などの進捗ステータスと請求ステータスが連動するといいと思います。例えば、検収済になったら自動的に請求OKになるという形です。

また、別のスタッフがステータスを変更した時に、お知らせしてくれる機能があるといいですね。


その他、boardについて何かあればお願いします。

本当に求めていたサービスが出てきたと思っていて感謝しています。スタートアップやSOHOはみんな使うべし、という感じです。

今後も、あまり欲張らずにシンプルさを保ったまま成長していって欲しいなと思います。これまでも、新機能が増えてもデフォルト設定は変えないなど、シンプルさを維持することに気を遣っていただいているのが既存ユーザーとしてはありがたいですね。ベンチャー企業向けのベストソリューションとして頑張ってください。応援しています。

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