請求業務による担当者の残業がゼロになり、管理者の負担も軽減

株式会社エヌ・アンド・アイ・システムズ は、ネットワークやクラウドの構築から運用のアウトソーシングまで、お客様のDXにまつわる課題を伴走型で支援するシステムインテグレーターです。

2022年にboardを導入していただき、2年以上ご利用いただいています。

board導入の背景や現在の使い方について、管理本部本部長の藤原様、管理人事部部長の高松様にお話を伺いました。

 

「案件単位」というboardの設計思想がフィットすると思った

boardを導入した背景を教えてください

高松様：

以前に使用していた販売管理システムでは、見積もり・受注・請求を個別に管理することはできたのですが、業務の流れに沿って必要なデータを取り出すことができませんでした。

そのため、営業部門や管理部門がそれぞれ必要なデータをシステムから出力した上で、あらためてExcelで加工・管理するという二重管理が生じていました。

これにより、以下のような問題が発生していました。

• 受注済みの案件を管理部門が把握できず、請求漏れが生じる
• 請求処理の際に管理部門がチェックすべき事項が多数あり、請求書の発行に手間がかかる
• 営業担当者が案件を登録・更新していない場合、売上の見込みが不正確になり、経営の予測が立てられない

 

これらの問題が発生すると、管理部門が解決のために関係部署と調整することになるため、管理部門に負担が集中してしまう状況が続いていました。

他にも、boardを導入する前は紙による申請が社内ルールとして定められていました。たとえば、請求書を発行するには事前に紙の申請書を提出する必要があるといったことです。

 

藤原様：

そのような「管理のための管理」があることで、管理部門が疲弊している状況が長く続いていたため、自社の業務をDXするプロジェクトが立ち上がりました。

まずは請求管理システムを導入する方向でプロジェクトが進み始めたのですが、検討対象のシステムは導入に時間を要することがわかり、そこでプロジェクトが止まってしまいました。

 

高松様：

その状況を受けて「このままでは何も変わらない」と考え、管理部内で業務改善プロジェクトを立ち上げ、自分たちでシステムの選定を始めました。

私たちの感覚としては、当社の課題を解決できるのは販売管理システムではないかという思いがありました。そこで、関係しそうなシステムをWebで探していた際にたまたまboardを見つけて、第一印象で「すごく合いそう」だと思いました。

見積単位や請求単位ではなく、「案件単位」というboardの設計思想は当社のようなシステム開発会社にフィットするだろうと思いました。そこでトライアルを行ったところ、実際にシンプルな操作感で使い勝手がよく、機能も豊富でカスタマイズの必要もなさそうだということで、boardが最有力候補になりました。

 

boardを導入する決め手になったのはどのような点でしたか？

高松様：

他の販売管理システムと比較して、boardが圧倒的に安かった点が決め手でした。

候補に挙がっていた他のシステムも十分安かったのですが、それでも月額利用料が1万円弱かかり、プランによっては機能制限もあったため、月額6,000円程度でプランによる制限もなく、たくさんの機能が備わっているboardのコストパフォーマンスにはかないませんでした。

boardを導入すると決めた後は、稟議書に機能や価格比較、得られるメリットなどをまとめて稟議に上げて、すんなり承認が下りました。

 

boardの導入時に苦労された点はありましたか？

藤原様：

苦労したことはとくにありませんでした。

まずは使い始めることが重要と考えて、boardには新たな案件から登録していくつもりでした。しかし、boardを導入した直後に経営陣から「売上の前年比を見たい」という指示があったことから、過去の案件情報もboardに取り込み、boardのステータス別集計から出力した前年比のデータを提出しました。

管理部門がboardの使い方を理解してから、すぐに営業部門にもboardのユーザーアカウントを発行して使ってもらうようにしました。

営業部門が利用開始する前に高松さんがboardの利用マニュアルを丁寧に作ってくれたことや、営業事務の担当者が「営業担当がboardを使いこなせば自分の業務が楽になる」と理解して積極的に営業をサポートしてくれたことも、boardが速やかに定着した大きなポイントです。

 

この価格でこんなに多くのことができて良いのだろうか

boardの導入によって課題は解決しましたか？

高松様：

請求担当者の業務は「非常に」楽になりました。

boardの導入前は、請求担当が請求業務しか行えない状態でした。月半ばに請求準備に着手し、月末から翌月初にかけて請求書を作成、発行し終えたころにまた請求準備を始めるというサイクルで、とくに月末月初は請求担当の残業が当たり前になっていました。

それが、boardを使い始めてからは請求準備がとても楽になり、月末月初でも残業をせずに請求対応が終わるようになりました。担当者の精神的な負担もかなり軽減されています。

 

藤原様：

boardによって案件情報だけでなく、売上金額や受注確度、納期といった情報も一元化することができました。

それによって当初の課題だった「管理のための管理」という状態がなくなっただけでなく、売上がリアルタイムに可視化できるようになったので、予測に基づいた経営計画を考えられるようになりました。

経営陣としても、以前は営業からの報告を信じるしかない状況でしたが、boardを導入してからはboard上にある定量的な情報に基づいて、さまざまな検討・判断を行えるようになったと思います。

 

boardの現在の使い方を教えてください

藤原様：

当社では、「事業責任者が経営に報告する数字はboardに入っている情報を使う」というルールを定めました。このルールを遵守するために、事業責任者と営業担当者がboardを一緒に見ながら、案件の時期や金額・確度を常にアップデートしています。

また、少し特殊な使い方かもしれませんが、当社ではboardをSFAとしても利用しています。具体的には、案件の提案状況や結果といった営業にまつわる情報をboardの「社内メモ」に残すようにしています。

このメモは誰でも見られるので、たとえば経営陣が気にしている大型案件の進捗を知りたいときに、営業担当に「あれはどうなっている？」と声をかける必要がなく、boardを見れば最新情報を確認できます。

SFA専用のシステムを導入することも考えたのですが、当社の案件数や営業担当の負荷などを考慮するとオーバースペックで、boardを使えばSFAを導入しなくてもやりたいことを実現できると考え、今の形に落ち着きました。

その他には、案件に付けられるタグ機能を活用しています。案件に関わる他部署の担当者をタグとして案件に紐付けておくことで、人事評価の材料に活用したり、外部のパートナー企業が関与しているかどうかもタグで確認することができます。

もしかするとboardが想定している利用方法ではないかもしれませんが、boardはとても柔軟なシステムなので、便利に使っています。

 

boardを今後どのように使うか、ご想定があれば教えてください

高松様：

boardを導入したことで、見積もり・受注・請求・売上の一元管理が実現できたので、次は入金の管理にもboardを活用したいと考えており、準備を進めています。

 

藤原様：

boardにもっとお金に関する情報を持たせて、会計システムに頼らずに管理会計を実現できたら嬉しいですね。

 

boardのお勧めポイントを教えてください

藤原様：

「この価格でこんなに多くのことができて良いのだろうか」と思うぐらい、boardは良いシステムです。boardによって当社の経営がレベルアップしたと思います。

現状の管理業務に少しでも疑問や不満がある企業は、boardの一機能を試すだけでもその価値があります。とくにExcelで請求書を作っている企業であれば、boardは請求書の作成機能だけでも十分元が取れる料金です。

 

高松様：

一般的な業務システムはトライアルをするだけでも重い腰を上げる必要がありますが、boardは操作がとても簡単で、初期設定も難しくないので、トライアルによる検討がスムーズでした。まずは気軽に試してみることをお勧めします。