エヌ・ケイ・コミュニケーションズ 今野氏にboard導入の経緯や効果を伺いました。
御社の事業内容を教えて下さい。
2008年の創業以来、NTT電話工事やいわゆるLAN/WANと呼ばれる社内系ネットワークインフラ配線、および電気工事を主としています。また新規事業として、2015年4月よりネットワーク機器を主に担当するプロダクト事業部を立ちあげています。プロダクト事業部では、お客さまへのネットワーク関連の提案や機器の調達、ネットワーク構築を一括で行っており、boardはプロダクト事業部で導入開始しました。
boardをどこで知りましたか。また使うことにした理由を教えてください。
boardはインターネットの検索で見つけました。 元々、見積書・請求書の作成を中心として経理関連のシステムをずっと探しており、board以外にもクラウドサービスをいくつか試していました。
弊社では、選定するにあたって、使いやすさや教育コストの少なさを重視していました。細かい機能よりも、社内のメンバーへ詳しく説明せずに、すぐに見積書等を作成・発行できるという点が一番重要で、その点で、boardが一番直感的で使いやすかったため、使うことに決めました。
また、費用的にも非常に安いと思います。元々、プロダクト事業部だけで閉じて使おうと考えており、その場合、3名だったので月額1,980円で使えますので、まずは試しに導入してみました。現在は本社も使っていますので、Standardプランに上げましたが、それでも他のサービスに比べたら断トツに安いと思いますし、この金額で売上分析機能が標準で付加されているのも大変魅力的です。
boardを使う前は、関連業務はどのように行っていましたか。
見積書や請求書の作成は本社で一括して行っていました。拠点は本社以外に、お客さま先や新宿にあります。それぞれの現場で、見積書が必要な場合はExcelで見積もりの内容を作成し、それを本社に送り、本社の方で正式な見積書を作成・捺印し、送り返すということをやっていました。
そのため、見積書の作成だけでも一手間二手間多くかかっており、また決済者がいないと発行までに時間がかかってしまうなどの問題があり、それを解決するため、クラウド化したいと考えていました。
boardは、どういうメンバーでどのように活用していますか。
社長・取締役・営業・経理・私の5名がメインで使っています。この5名は拠点毎に異なる場所にいますので、クラウド化することのメリットが非常に大きかったです。経理以外の4名が見積もりを作成し、請求書の発行は経理が一括で行っています。月末までに、各自ステータスを変更しておき、月末に経理がステータスを元に請求業務を行うという流れです。
お客さまによって支払条件が異なりますので、締め日や入金予定日などを、これまでは経理がExcelで管理していましたが、boardを使うようになってからは、請求書の発行期限になればアラートを上げてくれますし、これらの業務が本当に楽になりました。
まだ細かい分析系の機能は使い始めていませんが、売上の予測は簡単に見られるようになっていますので、それはよく確認しています。営業的には、日々の見積もりを入れているだけで、先月目標に届いたけれど今月届かなかったであるとか、あとどれくらい必要なのかというのがパッと見てわかるようになっているのは大変助かっています。
売上の予測を見て、足りないようであれば、「もう少しこのお客さんにプッシュしてみよう」とか、そういう使い方ができています。
boardを導入して効率化された業務はどのような業務ですか。
とくに、見積書の作成からお客さまへの提出までの時間が大幅に短縮されました。 board導入前は、捺印ができるものが社長のみだったため、社長が不在だと、見積書の提出に時間がかかってしまうことがよくありました。しかし、今は、boardから捺印済みの見積書を出力できますので、すぐにお客さまに提出できるようになりました。
また、見積書を登録したら、自動的に発注書・発注請書・請求書なども生成されるというのは大変楽ですね。
基本的に業務をよく考えて作られたシステムだと思いますので、既存の社内フローにシステムを合わせるのでは無く、システムに業務を合わせることで最大限効率化できると考えており、そのように取り組んでいます。他のメンバーからもやりづらいという声はなく大変満足しています。
今の状況は、これまで手作業で、かつ本社のみでやっていた業務をクラウド化するという第一ステップの移行が完了したタイミングで、まずそれは成功したと感じています。
次のステップとして、原価の登録をboardへ移行し、利益管理までできるようにしていきたいと考えており、最終的には、分析系の機能をフル活用してアクションを考えていくという戦略的なツールとしても使っていきたいと考えています。
boardへの要望を教えて下さい。
全体的に、業務上で不便に感じることはなく、大変便利に使っていますのでとくにないのですが、1点、住所を複数登録できるようになるとありがたいです。弊社は2拠点ありますので、複数住所登録できるようになったら、プロダクト事業部だけでなく本社でも導入できるようになります。
＊支社対応は今年の11月頃を目標に開発する予定です。
その他、boardについて何かあればお願いします。
弊社もそうだったのですが、見積書や案件の情報などがExcelで管理されていることはよくあると思うのですが、それに比べて、案件を一覧で見られるとか、どこからでもアクセスできるというのは非常に良く、ブラウザーさえあればここまで管理できるというのは、大変楽なシステムだと思います。中小企業にとっては、こういうシステムを導入することによって、業務改善やコストダウンが図れるのではないかと思うので、大変お勧めです。実際、うちもかなりコストダウンの効果があったと感じています。