請求書の作成・発行は、売上を確実に回収するために欠かせない業務です。ビジネスを円滑に進めるには、「請求漏れ」や「送付の遅れ」を防ぎ、正確かつスピーディに対応することが求められます。
しかしながら、
- 毎回の請求書作成が手間に感じる
- 請求漏れが心配
- 月末月初は忙しくて後回しにしがち
といった悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、請求書作成・発行業務を効率化し、ミスやトラブルを防ぐためのポイントを分かりやすく解説します。とくに、時間も人手も限られている中小企業や個人事業主にこそ、効率的な仕組みづくりが不可欠です。
請求書作成で最低限おさえるべき基本事項
2023年10月に開始されたインボイス制度により、請求書は制度要件を満たす「適格請求書」として作成することが基本となりました。
国税庁の適格請求書等保存方式の概要によると、適格請求書には以下の項目の記載が必要です。
- 適格請求書発行事業者の氏名または名称および登録番号（自社の会社名と登録番号）
- 取引年月日（請求日・納品日など）
- 取引内容（品目、数量、単価など）
- 税率ごとに区分して合計した対価の額および適用税率
- 税率ごとに区分した消費税額
- 請求先（書類の交付を受ける事業者）の氏名または名称
また、消費税計算の端数処理は「税率ごとに1回」と定められており、明細ごとに消費税を表示するとこの要件を満たせなくなりますので注意が必要です。
インボイス制度に関する詳細は、インボイス制度における請求書・支払通知書等の作成方法と注意事項をご参照ください。
中小企業・個人事業主が抱えがちな請求業務の課題と解決策
1. 請求書の作成や送付に時間と労力がかかる
よくある悩み
- 毎回エクセルをコピーして手入力している
- メール送付や郵送が面倒
- 送付状況を管理しているシートの更新を忘れてしまう
クラウド請求書サービスによる解決策
- テンプレートでスピーディーに請求書を作成可能
- メール送付や郵送も一括送信
- 送付後は自動で「請求済み」ステータスに更新され、管理もラクに
boardでは、一覧からの一括送付や自動ステータス変更機能などにより、請求業務を大幅に削減できたというお声を多くいただいています。
とくに請求書の一括送付機能は請求業務の効率化には絶大な効果があり、請求書の送付に時間を取られている方には特にお勧めです。
顧問先や案件ごとに異なる請求上の要件を一元的に管理できるようになり、従来の請求業務にかかっていた時間を45%短縮
2. ミスや記入漏れが起きやすい
よくある悩み
- エクセルの計算式ミスで請求額がズレる
- フォーマットが統一されておらず、必要項目が抜ける
- ファイルの取り違いで別の請求書を送ってしまう
クラウド請求書サービスによる解決策
- 自動計算・テンプレート機能により、計算ミスやフォーマットの不統一を回避
- テンプレートに沿って入力するため、項目の漏れを防止
- 顧客情報を事前登録しておけば、誤送信のリスクも大幅に低減
boardでは、「書類テンプレート」機能を用意しており、よくあるパターンをあらかじめテンプレートとして登録しておき、それを呼び出して請求書を作成することができます。これにより、毎回の手入力を防ぎ、ミスを大幅に減らすことが可能です。
また、柔軟なコピー機能も好評で、過去の案件を簡単に再利用できるため、請求書の作成時間を大幅に短縮できます。
型が決まっている業務は書類テンプレートを使用。お客様によって内容が多様な業務の場合は、過去の類似案件から情報をコピーして作れるのがとても便利
3. インボイス制度や電子帳簿保存法への対応が不安
よくある悩み
- 登録番号の記載を忘れてしまう
- インボイス制度の要件を満たしているか不安
クラウド請求書サービスによる解決策
- 現行の法令に対応済み
- 今後の法改正や税率変更にも自動対応
boardでは、共通の設定として登録番号の入力や表示の設定を行うことができ、請求書作成時に自動的に登録番号が記載されるようになっています。そのため、記載漏れのリスクを大幅に減らすことができます。
また、インボイス制度の要件を満たすための計算ロジックになっているため、とくに気にせず請求書を作成することが可能です。
boardでは、インボイス制度対応に伴い税理士監修のもと実装いたしました。以下は監修者（武内税理士）のコメントです。
インボイス制度については、非常に細かい要件が多いことに加えて、端数処理が「税率ごとに1回」と定められたことなど、請求書の仕様が大きく変わることになりました。今回、開発元のヴェルクさんと一緒に国税庁の各種資料を読み込み、board上で問題なく対応ができるように改修を進めてきました。法的要件に沿った適格請求書が発行できるようになっていますので、安心してお使いいただければと思います。
4. 請求状況の「見える化」ができていない
よくある悩み
- 誰に送ったか、入金があったか分かりづらい
- 担当者任せで、共有が遅れ、漏れや二重請求が発生
- 会社全体での請求状況が把握できていない
クラウド請求書サービスによる解決策
- ステータス管理が自動で行われ、状況が一目で分かる
- 「未請求」「請求済」「入金済」などを一元管理、未対応案件には自動リマインドも可能
- 請求書は現場で作成し、経理担当がシステム上で確認・管理できるため、社内連携もスムーズに
boardでは、請求書を送付するとを自動的に「請求済」ステータスになります。さらに、請求書の一覧画面では、各請求書のステータス（未請求、請求済、入金済など）を一目で確認できるため、状況を把握しやすくなっています。
また、未請求・未入金などがある場合には通知する機能があるため、これにより、請求漏れや未入金に気づくことができます。
見積もりの情報を一元管理できたことで、コミュニケーションの手間が大幅に削減され、請求書を作成する際の管理本部の負担が格段に減りました
請求書業務と会計ソフトの連携による更なる効率化
請求業務は、単に請求書を作成・発行するだけではなく、その後続の業務も存在します。請求書の作成・発行に加え、後続業務を含めた全体を効率化するには、請求書作成ツールと会計ソフトを連携させることは非常に効果的です。
これにより、次のようなメリットが得られます。
- 請求書の転記・手入力によるミスを防止
- 経理作業の自動化で、業務負荷を大幅に削減
- 税理士とのやり取りもスムーズに
請求業務とセットで経理業務まで含めて見直すことで、バックオフィス全体の生産性が一段と高まります。
boardでは、中小企業向けの主要な会計ソフト（freee会計・マネーフォワード クラウド会計・弥生会計・勘定奉行）と連携が可能です。請求の情報を元に売掛金として連携されるため、請求書の作成から会計処理までを一貫して効率化できます。
支払い期限の設定・管理と、売掛金回収トラブルの防止
請求書を発行したあと、「きちんと支払われるかどうか」も重要なポイントです。
よくあるトラブル
- 支払期日を過ぎても入金がない
- 取引先に送ったが「請求書を見ていない」と言われる
- 支払いスケジュールの認識違いでトラブルに
トラブルを防ぐために有効な対策
- 請求書には支払期限を明記する
- 支払期限は明記するだけでなく、事前に契約書などで合意を取っておく
- 未入金のリマインド機能がある請求書サービスを使う
boardでは、支払条件に基づき、請求書に自動的に支払期限が記載されます。未入金を通知する機能がありますので、回収漏れがある場合に気づくことができます。
また、顧客ごとに「デフォルト支払条件」を設定しておくことができるため、新規の案件登録ごとに支払条件を選択する手間を省くことができます。
万が一支払いが遅れた場合の対応例
- 丁寧にメールや電話で状況確認
- 支払い日程の再確認・再合意
- 必要に応じて請求書を再送
売上をしっかり回収するためにも、請求書発行だけでなく、支払いの「回収管理」まで含めた仕組みを整えることが重要です。
ツール選びのポイント｜中小企業・個人事業主が確認すべき点
1. 操作が簡単で誰でも使えるか
ITが苦手な人でも直感的に使える設計かをチェックしましょう。
boardはITが得意ではない人でも使いやすく、すぐに慣れて業務を任せることができた
2. 無料トライアルや低価格での導入が可能か
自社に合うかどうかは機能の説明だけではわかりませんので、気軽にトライアルできることは重要です。
また、中小企業・個人事業主にとっては、コストも重要な要素です。低価格で自社にフィットするツールを探しましょう。
boardでは、30日間無料でトライアル可能です。また、個人事業主は月額980円（税抜）、法人は月額1,980円（税抜）から利用可能です。
「金額が一桁多くてもいいくらいの完成度」と評されていますが、中小企業・個人事業主向けに特化した価格設定を行っています。
価格が安いシステムは挙動が不安定な印象もありますが、boardは手頃な価格なのにとても安定していて、これまでにシステムがダウンして使えなくなったり、不具合が発生したりしたことは一度も経験していません。
3. 見積書・納品書などとの連携ができるか
見積書・発注書・納品書・請求書などの各書類は同じような内容を入力することが多いため、書類間の整合性を保つことで、ミスを低減できます。
boardでは、見積書の内容を自動的に他の書類に反映することができるようになっており、とくに意識することなく、一貫した内容の書類を作成することができます。
なお、状況によっては見積書と請求書の内容が異なるケースもあると思いますが、そのようなケースにも対応できるようになっています。
4. ヘルプ・動画・サポートが充実しているか
仕組みを理解する上で、ヘルプや動画が充実していることは重要です。また、何かトラブルがあった際に、すぐに問い合わせできるサポート体制も大切です。
サポートが別料金でないか、どの程度の時間で返信があるかも確認しましょう。
boardでは、500記事以上のヘルプ・FAQを用意しており、多くの方が「ヘルプを見ればほとんどのことが解決できる」とおっしゃっていただくなど高い評価をいただいています。また、チュートリアル動画も用意しており、とくに検討中の方・使い始めの方には非常に役立つ内容となっています。
サポートについても、質が高い回答がすばやく得られると評判です。回答時間の中央値も公開しているので、安心してご利用いただけます。
boardのヘルプページは充実しているので、困ったときにすぐに自己解決できますし、サポートに問い合わせても返信が早く、内容も丁寧かつ的確です。
請求書業務の効率化ステップ
「クラウド請求書サービスを使ってみたいけど、何から始めればいいの？」という方のために、請求書業務の効率化ステップをまとめました。
- 現在の業務フロー（作成→送付→管理）を整理する
- 手間・ミス・遅延といった課題を洗い出す
- クラウド請求書サービスを無料で試してみる
- 1か月ほどテスト運用し、課題が解決できるかを検証する
- テスト運用を踏まえて社内の運用ルールを整備する
- 社内に展開・定着させ、さらに効率化を進める
社内では営業と営業事務のメンバーがメインで使っていますが、彼らに対してもできるだけ丁寧に伝えるようにしました。まずは以前のシステムからそれほど手間が増えるわけではないこと、クラウドだからどこにいても書類を作れるという大まかなイメージを伝えて、顧客登録や案件登録、見積書作成といった最低限の操作については独自のマニュアルを作って、個別に伝えていきました。
よくある質問（FAQ）
Q1. 請求書の送付は、メールと郵送のどちらが一般的ですか？
近年では、メール送付が主流になりつつあります。コスト削減・スピードアップがメリットです。ただし、取引先によっては「紙での郵送」を求められるケースもあるため、相手先の希望に合わせて対応することが望ましいです。
クラウド請求書サービスなら、メール・郵送どちらにも対応可能なものが多くあります。
Q2. 請求書に押印は必要ですか？
法的には請求書への押印は必須ではありません。ただし、商習慣として押印を求められることが一般的です。
Q3. 請求書はメールで送付しても問題ないですか？
はい、請求書はメールで送付しても問題ありません。
現在、多くの企業では業務の効率化やペーパーレス化の観点から、請求書をPDFなどでメールなどで送付する方法が一般的になっています。
もし現在郵送で送付している場合は、取引先に確認してからメール送付に切り替えると良いでしょう。
まとめ｜小さな請求書業務の改善が、大きな経営インパクトに
請求書業務は、1件ごとの金額が小さくても、積み重なると資金繰りに直結する重要な業務です。ミスや属人化を防ぎ、正確かつスピーディに請求できる体制を整えることは、健全なキャッシュフローを守るうえで欠かせません。
クラウド請求書サービスは、今や特別な存在ではなく、すべての中小企業・個人事業主にとって、すぐに活用できる実用的なツールです。 「請求業務の手間・ミスを減らしたい」と考える方は、ぜひ一度試してみてはいかがでしょうか。
