販売管理のためのシステム（ソフト）はお使いでしょうか。
販売管理は多くのビジネスにおいて幅広く必要とされる業務のため、以前からインストール型のソフトが数多くあり、最近ではクラウド型の販売管理サービスも増えてきました。
一方で、「エクセルで管理している」「自社でアクセスやファイルメーカーを使って作成したソフトを使っている」というケースも多いようです。
販売管理とは
「販売管理」と一言で言ってもソフト・サービスによってカバーしている範囲は様々ですが、一般的には以下の業務をカバーしているものが多いようです。
- 受注管理・予算（目標）管理
- 出荷・納品管理
- 請求・入金管理
- 発注・仕入・支払管理
- 在庫管理
業種によって要否が分かれる機能もありますが、基本的には「受注→納品→請求」といった一連の流れを管理するものを指します。
受注管理については、その手前の業務として営業管理（主にリードなど初期段階の管理）があり、SFA・CRMなどのシステムと連携・併用することもあります。
入金・支払管理については、経理ソフト（会計システム）側で管理することもあります。
販売管理業務は、業種・業態によって必要となる要件が大きく異なります。そのため、たとえば、仕入・在庫を伴うかどうかによって、販売に関わる業務フローは変わってきます。また、物理的な「モノ」の納品があるか、役務提供のみかによっても変わってきます。そのため、一言で「販売管理」と言っても、それが指すものは様々ですので注意が必要です。
販売管理システムのメリット
販売管理システム導入のメリットは以下のようなものがあります。
案件や売上の情報が個人に閉じない
紙やエクセルなどで管理している場合、情報の共有が課題になります。
個人ごとのタスクという観点では、エクセルで管理していても成立するするかもしれません。しかし会社で仕事をしていると、多くの場合は完全に個人で閉じている仕事は少なく、チームで動いていたり、何かしら後続の業務があることが一般的です。
そのため、紙やエクセルで管理していると、別途他のメンバーや上司への共有が必要となり、その頻度・手間・正確性が課題になります。
販売管理システムを導入していると、リアルタイムに情報を共有できるようになっていますので、わざわざ「共有」という行為が必要なくなり、よりスムーズで正確な共有が可能になります。
人為的ミス・連携ミスの軽減
受注から請求までの流れの中で、業務に関わる担当者が変わることが一般的です。
よくあるケースですと、以下のような分担になっていることがあります。
- 営業段階から受注までは主に営業が担当
- 受注から納品・検収までは現場の担当者が担当
- 納品・検収後、請求・入金確認までは経理が担当
このように、それぞれのフェーズで担当する人が変わる場合、そこのバトンタッチや共有がうまくできていないと、漏れに繋がってしまいます。
たとえば、
- 営業が受注したことを伝え忘れていて納品が遅れた
- 納品が完了したことが経理に伝わっておらず請求書を発行していなかった
などはよくある連携ミスです。
販売管理を紙やエクセルなどで行っている場合、正となる情報がどこにあるのかわからず、まだ情報の一元管理もできないことから、抜け漏れ・連携ミスが発生しがちです。
販売管理システムを導入することで情報は一元管理されるようになりますので、例え各担当者がミスをしていても他の人が気づくことができたり、横断してチェックもしやすくなります。
売上見込みの把握
とくに経営者・管理者にとって嬉しいのはこの点でしょう。
紙やエクセルで管理している場合、それらを集めて集計する必要がありますが、販売管理システムを導入していると、いつでもリアルタイムに売上の見込みを把握することができます。
また、システムによっては、営業中案件の見込み確度に応じた売上集計などもできるため、営業戦略・経営判断の材料にもなります。
早くリスクを察知することができれば、早い段階でリスクの芽を摘むことができます。
「わざわざ集計しなくてもいつでも数字を確認できる」ということは、管理者・経営者にとっては、より適切な判断をする上で非常に大事なポイントになります。
販売管理業務の基本的な流れ
業務の流れは業種・業態によって異なるため、あくまで一例として紹介します。
受注管理
営業担当者がメインとなる領域で、見積もり作成、営業見込みの管理、受注・失注などの管理を行います。また、受注となった場合は、発注書・発注請書の作成・発行なども行います。そのため、システム的な機能としては、見積書・発注書・発注請書の作成・発行、受注ステータスの管理などが必要になります。
なお、在庫ベースのビジネスモデルの場合は、受注業務の中で、在庫の有無・引き当てなどの概念が入ってきます。
納品・検収管理
商品の納品や役務提供など、なにかしら受注した内容に対する対価の提供が完了したかどうかの管理を行います。必要に応じて、納品書・検収書を作成・発行します。
納品管理は、在庫管理を伴うかどうか、モノの納品か役務提供のみかによって大きく変わってきますので、システム選定にあたっては、この業務の要件がシステムと合致するかというのは大事なポイントになります。
請求・入金（回収）管理
納品が完了したものは請求という流れになることが一般的です。なお、最初に入金があってから商品や役務を提供するケースもあるので、納品管理と順番が入れ替わる場合もあります。
ここでは、主に請求書の発行・請求ステータス（請求済・入金済など）の管理を行います。請求漏れがないかの確認や、後続の会計システムとの連携などもあります。
発注・仕入・支払管理
外部への発注や仕入などがある場合は、受注の管理とセットで、発注・支払の管理業務があります。
販売管理のフローの中でどこに入るかというのは業種・業態によって変わってきますが、前述の「受注管理」の中で一緒に行うことが多いようです。
販売管理システム導入時の課題
販売管理システムに限りませんが、システムの導入には必ず課題があります。販売管理システムの場合、関連する人が多いため、全員の足並みを揃えることの難しさが一番の課題となることが多いように思います。
たとえば、管理部主導で販売管理システムの導入を進めたものの、営業が使ってくれず、結局、管理部のメンバーが営業からもらった情報を元に入力しているというケースをよく聞きます。
営業の立場からすると、SFA・CRMなどの営業に特化したシステムを使っているケースや、システムを使うことが苦手なケースがあり、積極的に販売管理システムを使ってくれないということのようです。
こういった状況に対しては、以下のようなアプローチが良いのではないかと思います。
- 会社として、業務ごとの個別最適ではなく、業務全体の最適化を目指していることを説明する
- システムの利用に抵抗がないメンバーを選抜して、検証を兼ねてスモールスタートする
- ある程度運用が固まってきたら、徐々に利用する人を増やしていく
いきなり全社に導入するよりも、最初は少人数で始めて自社に合った運用方法を検証し、その後、全体に対して展開していくという進め方がうまくいくことが多いようです。
もしうまく導入が進まないようでしたら、ぜひ試してみてください。
販売管理システムの選び方・ポイント
販売管理システムは、業務そのものを管理することから、業種・業態によって必要となる機能・重要な機能が異なることが多いです。ここが営業管理（SFA・CRM）や会計システム（経理ソフト）と大きく異なる点です。
そのため、まずは、自社で必要な要件を整理した上で、フィット＆ギャップ（自社の業務とシステムの乖離部分の整理）から始めると良いでしょう。
販売管理システムの場合、よく論点になるのは以下のような点です。
- 在庫管理
- 製造原価や内部人件費の管理
- 入金・支払管理
在庫管理の有無は、販売管理システムの基本的な設計に大きく影響するため、在庫管理が不要なビジネスモデルにとて、在庫管理がある販売管理システムはフィットしないことが多いです。
また、原価の構造が、製造原価だったり内部人件費だったり仕入れだったりと様々ですので、自社がどの原価がメインで、検討している販売管理システムがどの原価管理が軸なのか、という点をよく比較すると良いでしょう。
boardを使った販売管理
一般的には在庫管理を持つ販売管理システムが多いですが、クラウド型業務・経営管理システム「board」では、「在庫を持たないビジネスモデル」をターゲットとした販売管理ができるようになっています。
そのため、在庫管理が必須の場合には適さないですが、逆に在庫管理が不要な場合、他の販売管理システムと比べて、より業務に合っていて効率的に管理することが多いです。
boardでは、以下のことが可能です。
■受注に関連する業務
- 営業段階から受注までの管理
- 受注から納品・検収までの管理
- 請求から入金までの管理
■発注に関連する業務
- 発注・仕入れの管理
- 支払い、源泉徴収の納付管理
■集計・分析
- 案件ごとの売上・原価・損益の管理
- 顧客別・担当者別・事業別などでの分析
- キャッシュフロー予測、営業利益のシミュレーションなどの経営管理
boardは、販売管理の業務を自身でも行っているベンチャー経営者が設計・開発しています。
そのため、日々の販売管理業務の最適化・効率化はもちろん、経営側の視点で、最終的に経営判断に必要な数字を見ることができることをゴールとしていますので、各業務で発生するデータを活かせるような設計になっています。
「エクセルで販売管理をしている」「従来の販売管理システムを導入してみたければうまくいかなかった」という場合、ぜひboardをお試しください。
boardは30日間無料ですべての機能をお試しいただけます。
こういう販売管理を探していた〜ユーザーの声
これまで様々な販売管理ソフトを試してみたのですが、在庫をベースにしているものが多く、在庫を伴わないビジネスモデルの企業にとっては使いにくいものが多く困っていました。
もちろんそれらは在庫管理機能を使わずにも利用できるのですが、やはり元々の設計と異なるため、無駄な手間がかかってしまったり、わかりにくくなったりと、快適に使えるというものではありませんでした。
しかしboardは、最初から在庫管理を除いたものになっているようで、業務にとてもフィットし、また無駄な手間もかからず非常に快適です。まさに、「こういう販売管理を探していた！」という感じです。
業務システムは、自社の業務にフィットすることが効率化のための条件だと思います。もちろん100%フィットするというのはなかなか難しいですが、在庫管理を必要としない会社の場合、boardはとてもフィットするのではないかと思います。
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