中小企業・小規模事業者向け受注管理ツールとして効果を発揮するboard

受注管理とは、受注に関連する一連の業務管理のことを指します。

一般的に、受注管理をシステム・ソフトで管理する場合は、「受注管理システム」単体よりも「販売管理システム」の1機能として提供されていることが多いようです。

関連記事：在庫を持たない中小企業に最適なboardを使った販売管理

 

販売管理としての全体像としては上記の記事をご覧ください。今回は、受注管理に焦点を当てたいと思います。

 

業種・業態による受注業務の違い

受注業務は、業種・業態によって大きく異なります。

たとえば、

• ECサイトから受注が入る
• 電話・FAXで受注を受ける
• 営業が提案・見積もりを提出して受注する

などがあります。

 

また、受注後の業務も業務・業態によって大きく異なります。たとえば、以下のようなケースがあります。

• 在庫を抱えている商品を販売する
• 受注後に仕入れて販売する
• 受注後に生産・製造する
• モノではなく役務を提供する

 

そのため、「受注管理」と一言で言っても、そのビジネスモデルによってまったく異なるものになりますので、受注管理の業務改善やシステム導入を検討する際は、まずは、自分たちの業務内容との相違から整理していく必要があります。

 

受注管理の範囲

受注管理の範囲は、一般的には見積もりの提出から受注までを指すことが多く、具体的な業務をリストアップすると以下のようなものがあります。

• 見積書の作成・承認・発行
• 受注見込みの確度の管理
• 売上見込みの管理
• 受注に関する書類（発注書・発注請書・注文書・注文請書・契約書など）の管理

見込み客の管理から見積もりまでは、営業管理（SFA・CRM）と重なる部分で、営業管理システムと併用したり、逆に受注管理の中で営業管理まで行ったりもします。どちらで行うかは、SFA・CRMの機能がどこまで必要か、営業チームがどのくらいの規模かによって変わってきます。

また、在庫管理を伴うような業種・業態の場合、在庫有無と受注可否が連動してきますので、在庫管理とセットで考える必要があります。

 

エクセルで受注管理する場合の課題

とくに件数が少ない段階だと、ひとまずエクセルで管理するというケースは多いのではないでしょうか。

エクセルで受注管理を行う場合、件数が少ない場合はある程度問題なく管理することができますが、件数が増えてくるに従って、ミスが増えてくる傾向にあります。

たとえば、以下のような課題が発生しがちです。

見積書・発注書・発注請書の作成

受注管理で必要になる書類は、見積書・発注書・発注請書などがあるかと思いますが、これらをエクセルで作成すると、書式の統一や数式・レイアウト崩れなど、様々な問題が発生してしまいます。

それらについては「エクセルテンプレートを使った請求書作成・売上管理から卒業しよう！〜エクセル請求書の課題」をご覧ください。

一覧の管理と情報共有

エクセルで管理する場合、リアルタイムにそれらの情報を社内で共有しにくく、タイムラグや共有漏れが発生してしまったり、データの不整合などのリスクがあります。エクセルは、もともと複数人数で情報を一元的に管理する仕組みではなく、それぞれの手元でファイルが分かれていまいますので、こういった管理コストが高くなってしまいます。

売上の見込み

エクセルで管理している営業・受注状況から、売上の見込みを把握するためには別途集計作業が必要になります。集計のために手間がかかってしまいますし、人手による作業ですのでミスも起こりやすいです。とくに件数の増加とともに、それらの課題も大きくなる傾向にあります。

 

受注管理をシステム化するメリット

このような課題があるので、受注管理はシステム化するメリットが大きい業務の1つです。受注管理システムの導入のメリットは以下のようなものがあります。

見積書フォーマットの共通化

エクセルで見積書を作成していると、操作ミスなどによって計算式がおかしくなっていたり、レイアウトが崩れるといったことが発生しがちです。

また、最初は会社で統一しても、使っていくうちに個人ごとによってフォーマットにバラツキが出てきてしまい、会社として共通の見積書フォーマットにすることが難しくなってしまいます。

見積書の作成をシステム化することで、個人によるクオリティーのバラツキや必要事項の抜け漏れを抑えることができます。

営業中案件の一元管理・共有

現在どういった案件を提案中なのか、どういった引き合いがあるのかなど、営業個人の手元にしか情報がないと、会社としてチームとして、最新の状況を把握することができません。また、管理状況が個人に依存してしまうため、うまく管理ができておらず受注を逃してしまうというケースも考えられます。

見積中の案件は会社全体の大事な見込み客ですので、会社として一元管理し、いつでも共有されている状況にすることで、個人に依存しすぎない受注管理が可能となります。

リアルタイムな受注見込みの把握

受注の見込みを把握することは、営業戦略や経営判断において非常に重要な要素になります。

受注管理がシステム化されておらず、週一の営業会議の場でしか共有されないという場合、適切なタイミングで判断・フォローができない恐れがあります。

受注管理をシステム化することで、登録されている見積書を元に、いつでも受注の見込みを把握することができ、「気づいた時には手遅れだった」というリスクを低減することができます。

 

boardを使った受注管理の効果

クラウド型業務・経営管理システム「board」は、「販売管理」全般をカバーするシステムですが、「受注管理」はとくに好評な機能の1つです。

boardは在庫管理機能は持たないため、在庫連動の受注管理が必要な業態にはフィットしませんが、主に見積書を作成する流れがあるビジネスモデルにおいては非常に効果的です。

いくつか実際の事例を紹介します。

boardの画面を見ながら営業会議

boardでは、案件を「見積中（高）」「見積中（中）」「見積中（低）」といった確度ごとのステータスで管理できるようになっています。 

 

これは、営業中案件を社内で共有することができるのはもちろん、「確度別」の売上予測の集計にも活用することができます。

そのため、あるユーザーさんの会社では、案件一覧で見積中ステータスの案件を表示し、営業メンバーでそれを見ながら、営業状況を共有したり作戦を考えるなどをしています。
また、各自が事前に案件一覧を確認しておくことで、営業会議の時点では全体像は把握済みで、営業会議の場が「共有」ではなく「アクションを考える」場となり、より効果的な営業会議ができるようになったそうです。

見積書の内容・クオリティーの底上げ

元々エクセルで見積書を作成していた会社さんがboardを導入した結果、見積書のクオリティーの向上や、ミスの大幅な低減に繋がったという事例があります。

エクセルは完全に自由に作成できる分、個人の能力差によってクオリティーが大きく異なってしまうことがあります。
一方、見積書をシステム化すると、エクセルに比べて制約が増えますが、できることが制限される分、ミスが減り、また個人による差が小さくなります。

これにより、営業チーム全体のクオリティーとして向上したようです。

また、登録した内容は他のメンバーにも共有されるため、ミスに気づきやすかったり、他の人の目が入るため丁寧になったりすることで、全体としてミスが減るという効果があったようです。

受注管理から経営数値への自動的な反映

経営者の視点で、いついくら売上が上がり、いついくら入金があるのかという点が気になります。

 

boardでは、登録した案件（見積書等）を元に、分析機能にリアルタイムに反映されますので、営業チームが日々の営業活動の中で見積書等を作成していると、それが分析機能の見込み部分に反映されていき、経営者・管理者はいつでもその最新の数字を確認することができます。

これにより、わざわざ報告を待つ必要がなく、より早い段階でアクションを起こせるようになったため、経営者・管理者の方々から非常に好評です。

 

boardは30日無料でお試しいただけますのでぜひお試しください。

 

見積書から受注見込みへのスムーズな連携〜ユーザーの声

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