チュートリアル動画 - 請求業務2 (03:01)

今回は、メールで請求書を送る方法について説明します。

このように対象をチェックし、メールボタンから請求書を選択して、メール送信画面を表示します。今回、3つの宛先に対して、同時に送ろうとしています。

メール送信の際、このような差込タグが使えるようになっています。メルマガのように、メール送信時には、この差込タグの部分が相手の方の名前に置き換わります。この機能を使うことで、多くの宛先に対して、1回の操作で送ることができます。

いずれかの方法で請求書を発行したら、次は、請求ステータスの管理になります。請求ステータスは、最初は未請求で、請求書を発行したら請求済にしていきます。board上からメールや郵送で送った場合は、システムが送ったことを把握できますので、自動的に請求済に変わります。

一方、PDFを出力して自分で送った場合は、システム側では、それが最終的に送付されたかどうかはわかりません。そのため、この場合は自動的にはステータスが変わらないので、このように、手動で請求済に変更してください。

また、請求ステータスは、この画面で確認できるだけでなく、請求漏れ防止の機能と連動するようになっています。

2つあって、まず1つ目はダッシュボード。このように、今月未請求・前月未請求の件数が表示されています。たとえば、月の中旬以降に、前月未請求が残っていたら請求漏れの可能性に気づくことができます。

ただし、この表示はboardにログインしないと確認することができません。そのため、別の仕組みとして、通知機能というものがあり、未請求のアラートを飛ばすことができます。

通知設定では、このように、通知を飛ばすタイミングを設定することができます。このサンプルでは、3つのタイミングで通知するように設定されています。請求日の当日、請求日の2営業日前、請求日を1営業日過ぎてから、まだ未請求が残っていたら通知を飛ばすという設定です。なお、この設定はいくつでも追加することができます。また、この通知は、メール・Slack・Chatworkに飛ばすことができます。

このように、boardでは、請求書の発行とステータス管理、それに連動した、請求漏れ防止の仕組みが用意されています。請求業務の説明は以上です。