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今回は、メールで請求書を送る方法について説明します。

このように対象をチェックし、メールボタンから請求書を選択して、メール送信画面を表示します。今回、3つの宛先に対して、同時に送ろうとしています。

boardのメール送信機能は、このような、差込タグが使えるようになっています。メルマガのように、メール送信時には、この差込タグの部分が相手の方の名前に置き換わります。この機能を使うことで、多くの宛先に対して、1回の操作で送ることができます。

いずれかの方法で請求書を発行したら、次は、請求ステータスの管理になります。請求ステータスは、最初は未請求で、請求書を発行したら請求済にしていきます。board上からメールや郵送代行で送った場合は、システムの方で送ったことを把握できますので、自動的に請求済に変わります。

一方、PDFを出力して自分で送った場合は、システムの方では、それが最終的に送付されたかどうかはわかりません。そのため、この場合は、自動的にはステータスが変わらないので、このように、手動で請求済に変更してください。

また、請求ステータスは、この画面で確認できるだけでなく、請求漏れ防止の機能と連動するようになっています。

2つあって、まず1つ目はダッシュボード。このように、今月未請求・前月未請求の件数が表示されています。たとえば、月の中旬以降に、前月未請求が残っていたら、請求漏れの可能性に気づくことができます。

ただし、この表示はboardにログインしないと確認することができません。そのため、別の仕組みとして、通知機能というものがあり、未請求のアラートを飛ばすことができます。

通知設定では、このように、通知を飛ばすタイミングを設定することができます。このサンプルでは、3つのタイミングで通知するように設定されています。請求日の当日・請求日の2営業日前・請求日を1営業日過ぎてから、まだ未請求が残っていたら通知を飛ばすという設定です。なお、この設定はいくつでも追加することができます。また、この通知は、メール・Slack・Chatworkに飛ばすことができます。

このように、boardでは、請求書の発行とステータス管理、それに連動した、請求漏れ防止の仕組みが用意されています。請求業務の説明は以上です。