boardの概要デモ (05:10)

この動画では、実際の画面を用いて、見積もりから受注、請求書を発送するまでの流れを紹介します。boardは、請求書などの書類をベースに、受発注の管理を行うための仕組みで、案件ごとに管理をしていくというのが大きな特長です。boardにおける案件とは、1つの受注・契約を示し、案件の中に、それに紐づく見積書や請求書などをまとめて管理していきます。では、見積もりから受注、そして請求書を発送するまでの流れを、実際の画面で見ていきましょう。

見積もりの引き合いがあったり、受注が決まったら、まずは案件を登録します。案件登録画面では、各書類共通に使用する顧客などの情報、受注ステータス、集計の軸になる項目などを選択します。案件を登録すると、このように、各書類が作成されます。必要ない書類もあると思いますので、必要な書類のみお使いください。

今回は、見積書から作成する流れでデモをしていきます。まずは、見積書を入力します。各書類は、見積書と同じような内容を入力することが多いと思いますので、ほかの書類にも同じ内容が反映されるようになっています。これにより、たとえば、見積書と同じ内容のまま請求書を発行する場合、請求書を作成する、という工程を省略でき、あとは必要なタイミングで発行するだけの状態になっています。もちろん、見積書と請求書で異なる内容にすることや、請求書のみを作成することも可能です。作成した書類は、ここから、PDFの出力、メール、郵送で送ることができます。

登録した案件は、すべて案件一覧で確認できます。各行は、受注ステータスによって色分けされています。見積中の案件の受注が決まったら、このように受注済みに変更して、受注状況を管理していきます。

まずは請求一覧に行きます。請求一覧では、このように、請求ステータスごとに色分けされています。boardでは、複数の請求書を一括でメールまたは郵送で送付できます。まずはメールで送る方法です。このように対象をチェックし、「メール」ボタンから請求書を選びます。メール送信画面では、メールのテンプレートを呼び出したり、board外で作成したファイルを添付して送ることもできます。

次に郵送で送る方法です。対象をチェックし、「郵便」ボタンから請求書を選びます。このように宛先の確認が出て、郵送依頼を出せます。郵送依頼したものは、営業日19時締めで翌営業日に郵便局に引き渡されます。

最後に自分で印刷して郵送する方法です。対象を選択し、送付状にチェックを付けて請求書を選びます。このように、宛先ごとに送付状が挟まる順番で出力されますので、印刷後、送付状ごとに振り分けがしやすいようになっています。

いずれかの方法で請求書を発行したら、次に請求ステータスを管理します。board上からメール・郵送した場合は、自動的に請求済みに変わります。一方、自分でPDFを出力して送付した場合は自動的にはステータスは変わりませんので、このように手動で請求済みに変更してください。以上が、請求業務の基本的な流れです。

最後に簡単に集計機能を紹介します。登録した案件や金額の情報は、随時集計機能に反映されています。ステータス別集計では、見積中の3段階の確度を踏まえた売上の見込みを確認できます。項目別集計では、顧客別や、案件区分という案件をカテゴリー分けする項目ごと、担当者ごとなどの集計を確認できます。今回のデモ動画は以上です。詳しい説明は、チュートリアル動画をご覧ください。