開発元ヴェルクでのboardを使った業務を紹介!〜見積書・請求書の作成から営業管理・経営管理のフロー


boardをご利用頂いている方々にインタビューをさせて頂いていますが、そもそも開発元のヴェルクではどういう使い方をしているのか、参考までに紹介したいと思います。

すでにうちよりも使いこなしている会社さんがありますが、こうやって使って頂くと、boardの良さを最大限に引き出すことができると思います。


開発元のヴェルクという会社について

基本的に受託開発の会社ですが、受託のみではなく、受託開発と自社サービス開発の両立を目指しています。

社長を含め6人で、総務・経理スタッフはいないため、基本的に社長自身が経理・総務業務を行っています。board自体も、その実際の業務の中から生まれてきました。


boardを使っているメンバー

ヴェルク社内では、社長・取締役・プロマネの3名が使っています。


案件登録・見積書発行の流れ

基本的にこの3名のいずれかが案件の責任者になっているので、それぞれが自分の担当案件の見積もりを登録します。

捺印権限は社長のみ持っているので、他の2名が案件を登録した場合は、捺印申請を出し、社長はそれを確認し承認します。承認された書類は社印付きで出力できるため、それぞれの担当がお客さまに送ります。

新しい案件が登録されると売上の数字が変わっているので、捺印申請のタイミングで軽くダッシュボードや売上分析で売上を確認しています。


確度が低くても見積もりを登録

まだ概算レベルでざっくり出しただけの場合でも、必ず案件登録するようにしています。その際、「見積中(低)」で登録し、見積書は細かく入力せず、概算の数字だけ入力しておきます。

こうすることで、個別に営業状況を聞かなくても、どういう見込み案件がどのくらいあるのか、ということが把握できるようになっています。

ちなみにヴェルクでは、以下のような受注ステータスの使い方をしています。
受注済:発注書を受領済み
受注確定:発注の旨の連絡をもらったが、まだ発注書を受領していないもの
見積中(高):ほぼ確定しており、売上の見込みとしてカウントして問題ないもの
見積中(中):具体的な見積もりを提出しているが、受注は五分五分。
見積中(低):概算レベルで見積もりを出したもので、進むかどうか不透明。

各メンバが上記のルールで登録することで、経営側として、売上の見込みを把握し、足りない場合は、「いつどの程度の規模の案件を取りにいく必要があるのか」ということを検討しています。


共有事項は社内メモへ

「見積金額や納期はまだ前後しそう」など、担当者の感覚を書くようにしています。

社内メモが登録されていると、案件一覧で吹き出してで確認できるため、特に見積もり段階において社内共有に使っています。


請求業務

請求書は、お客さまによってメール送付の場合と郵送の場合があります。

メール送付の場合は、各メンバが捺印申請機能で申請し、社長が確認・承認後、各メンバがそれぞれ送っています。
これまではPDFで請求書をダウンロードして送っていましたが、2015年1月にメール送信機能がリリースされましたので、今後はそこから直接送ることになります。

郵送の場合は、月末に社長が一括して出力・送付しています。

およそ月内最終営業日の3日前くらいまでに、各担当者は、納品が完了した自分の案件のステータスを「請求OK」に変えておき、「請求OK」ステータスの案件を対象に、送付状付きで一括で出力し、封筒に入れて郵送します。

当然、いくつかの案件の請求確認が遅れて、全ての請求書の発行を1回で完了しないケースもあります。
請求書の発行が分散すると請求漏れの原因になってしまいますが、月末は毎日ダッシュボードの「未請求件数」を確認するようにしています。

この業務はboard導入前は2〜3時間ほどかかってましたが、30分以内で終わるようになって、業務が大きく改善した部分の一つです。


発注管理の使い方

発注管理には、基本的に支払管理が必要なものを登録するようにしています。
案件に紐づくものが多いですが、例えばboardのような自社サービスに関連した支払なども登録しています。

逆に、口座引き落としで毎月自動的に引き落とされるようなものは、発注管理には登録していません。

登録した方が全ての費用が登録できて「数字を見る」という点では良いのですが、
件数も多く、毎月ほぼ固定のため数字の把握もできているので、現状では支払管理が必要なもののみ登録する運用にしています。


源泉徴収の納付管理

個人のデザイナさんに依頼した時など、源泉徴収を引いて振り込み、支払月の翌月10日までに納付しなければなりません。これが意外と忘れがちです。

そこで、発注管理機能の中にある源泉徴収の納付管理機能を活用しています。ここでは、支払月単位に検索することができるので、源泉徴収対象の発注がすぐに検索できます。また、合計も表示されているため、納付書に記入する内容もすぐに確認できるので便利です。


週一で数字チェック

board開発前はExcelで運用していたため、手動で集計する必要があり月1回程度しか集計をしていませんでしたが、boardでは様々な数字がリアルタイムに確認できるので、社長が週1回、主に売上分析画面で数字を確認しています。

特に確度別に売上の予測をこまめに確認することで、リスクに対して早めに手が打てるようになりました。

また、「案件区分別集計」は、ヴェルクでは非常に重要な指標になっています。
業績を振り返る際、全体の売上だけでなく、どういう内容の業務がどのくらいの割合なのか、ということを大事にしており、それの元になっているのが、案件区分別集計です。


打ち合わせ時の営業数値確認

プロマネのメンバーとは週1回程度、案件の状況をまとめて共有していますが、この時、boardを見ながら話しています。

基本的に数字面はboardを見ればすぐにわかるので事前に確認しておき、1つ1つの細かい報告は省略し、打ち合わせでは、案件一覧でその担当者で絞り込んで、この後の見込み案件やその原価などをざっと確認してアサインの調整などを行ったりしています。


経営会議はboardを見ながら


経営会議もboardで数字を見ながら話しています。売上分析で、現在の数字とこの後の見込を、予算や損益分岐点と見比べながら話して、この後の営業戦略やアサイン予定を検討します。

boardで見ることができる数字は、起業して3年の間で経営数値として見てきたものを見られるようにしているので、これだけ見られれば、経営判断としては大半はカバーできます。



今回は、概要を紹介しましたが、具体的に「こういう業務はどうやっているのか?」などご質問があればご質問ください。


board事例インタビュー

プロジェクト単位での管理が業務にフィット。書類発行にかかる時間が半分以下に
ギルドワークス 代表 市谷氏、スクラムマスター 中村氏

使い勝手だけでなく、boardのコンセプトも好きです。ドッグフーディングを実施している事もいいな、と思っていました。私たちも新しいサービスを自社で開発していることもあって、boardの開発姿勢にも共感が持てたんです。

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