社内スタートアップ事業で採用。導入時に業務フローも改善し、売上3倍成長にも既存体制で対応できた。

 

オルトプラス 事業推進本部 ゲームアセットマネジメント部 部長 宮田大介さん、アシスタント 富田未祐紀さんにboard導入の経緯や効果を伺いました。

 

貴社の事業内容について教えてください

<宮田さん>
株式会社オルトプラスの新規事業として「ゲームコミューン」というゲーム業界に特化したオープンコミュニティを運営しています。

ゲーム業界は、誰もが名前を知っている大手企業をはじめとして、突き詰めた技術力や企画力を持って独立されている会社も数多く存在します。ただ一方で、会社同士の繋がりが分散してしまっていて、より有力な協力相手として存在している会社があるのに、お互いを知るチャンスが少ないという現状もあります。

そこで「ゲームコミューン」では、ゲーム業界の様々な会社にご参加頂くコミュニティづくりのようなイメージで、技術力や人材、そして事業面などでそれぞれの強みを活かしたコラボレーションを推進すべく、会社さん同士をお繋ぎしています。他のエンターテイメントと比べて、ゲームをもっと面白く楽しめる質の高いコンテンツとして国内外に送り出していけるように、ゲーム業界一丸となって、業界全体が盛り上がる仕組みに繋げたいと思っています。

 

board導入前のやり方と、boardを使って行っている業務を教えてください

<宮田さん>
見積書、請求書、発注書、検収書、送付状などの文書作成は、これまではすべてExcelかWordを使っていました。

オルトプラスのメインとなるゲーム開発事業は、ひとつの案件に対する売り上げ規模が大きい反面、案件数自体は少ないのでExcelで事足りていて、私たちもそれに倣っていたんです。

一方、企業同士のコラボレーションを多く生む私たちの事業は、その特性上、受発注の頻度が高く、量も多いのですが、これだけの案件数を扱うのは私たちの事業部が初めてで、事業立ち上げ当初の規模で、案件数は月に30件、受発注両方で60件程度でした。

 

検討のきっかけや背景を教えてください

<宮田さん>
新規事業は、いわば社内スタートアップなので、チームのバックオフィス業務はアシスタントの富田一人が担当しており、案件が増えていくにつれてExcelでの作業量に限界を感じていました。そこで、業務をより効率化できるツールの導入を検討したことがきっかけです。

 

最終的にboardに決めた理由はどういった点でしょうか

<宮田さん> 
検討の段階では、自社で使っていた勘定奉行や、ワークフローとして使っていたrakumoのサービス、サイボウズのクラウドサービスなど、幅広く選択肢を用意して、いろいろと試しました。ですが、どれも機能は充実していても、何かが足りなかったり、自由が利かなかったりとフィットしない印象で、Excelよりも作業が楽になるとは感じられませんでした。

<富田さん>
選択肢の一つとして、口コミで紹介されたboardをまず無料で使ってみて、一番使いやすかったんです。重要な書類をひと通り揃えることができ、実際の業務の中で使っていて効率が上がるのを感じ、受発注の作業を楽にしたいという私たちの目的に最もフィットしていたことが大きな理由です。

 

boardを導入することが決まった後、どのように社内業務へ展開していったか、また現在の使い方を教えてくだい

<宮田さん>
導入当初から富田一人がメインで使用しています。

<富田さん>
導入以前は、見積書の作成は営業担当が行っており、書式が統一されていなかったり、受注先と発注先で条件のずれなどが発生したりという課題がありました。

board導入をきっかけに業務フローを変え、営業では見積書などの取引先に提出する書類作成は行わず、営業が入力したスプレッドシートの情報を元に、事務が見積書を作成し、見積書と発注書のダブルチェックを行うようにしました。営業からの情報には計算ミスやコピペミスなどの間違いがあることがあるので、そのダブルチェックの機会にもなりますし、board上のNDAと基本契約の締結ステータス確認の仕組みにも、すごく助かっています。

 

導入後、どのような効果・メリット・変化がありましたか

<富田さん>
ミスや手戻りが減ったことで作業が大分楽になり、すごく効率化できました。また、事務処理が苦手な人も多い営業が発注管理まわりの書類作成を行うのではなく、事務担当に業務を集約できたことで、結果的に書体やレイアウトの崩れや数字の不一致などの書類作成上のミスが減り、効率が上がるとともに、営業の作業負担も大幅に減りました。

導入とともに業務フローや稟議フローの見直しなど、普段は軽視されがちなバックオフィス業務の効率化を図る体制が作れたこともboard導入による大きな変化でした。

<宮田さん>
今、自社の中で一番バックオフィスの合理化が進んでいる部署という自負があります。じつは、現在事業で取り扱う案件数は導入前から3倍以上なったのですが、体制はそのままで事業の急成長に対応できているのはboardのおかげです。これは絶対にExcelのままではできなかったと思います。

 

boardへの要望をお聞かせください

<富田さん>
受注側の機能にはとても満足しているのですが、発注側の機能が充実するともっとありがたいと思っています。たとえば、現在クライアント側への検収書作成機能はあるのですが、パートナー側への検収書作成ができるようになると嬉しいです。

 

boardはどういった会社におすすめでしょうか

<お二人>
お勧めできない会社のイメージが、あまり湧かないですね(笑)。

<富田さん>
ただ、どちらかというと受注側の機能の方が充実しているので、発注を多く出す事業や会社にとっては、まだ痒いところに手が届かないと思われてしまうかもしれません。

<宮田さん>
一方で、そもそもこのコスト感でここまでソリッドな機能が揃っていて、楽をさせてくれるサービスはこれまでになかったので、今いろいろ検討しながらもExcelを使っている事業部や会社にお勧めできるサービスではないでしょうか。

 

最後に、貴社事業の今後の展望をお聞かせください

<宮田さん>
ゲーム業界全体を盛り上げていくために、会社だけでなく、そこに所属しているクリエイターの一人ひとりが正しい評価を得ながら、望むキャリアをまっとうできるようにしたいと考えています。その思いから、ゲーム業界向けのオープンコミュニティであるゲームコミューンから派生した、ゲームクリエイターの成長をサポートする新事業を構想中です。

とくに、日本のゲーム業界でクリエイター個人それぞれに自らの市場価値を高めていく意識を持ってもらい、そうしたモチベーションや向上心を高く保ち、実現できる機会を創出できるよう、経験や知の交流ができるコミュニティを作りたい。クリエイターと企業の双方の価値が向上し、業界全体がよりサステナブルに成長し続ける環境づくりに邁進していきます。

 

インタビュー後記
案件数が3倍になっても、増員せずに同じ体制で運用できた背景にboardがあるというのは嬉しいかぎりです。

board導入のタイミングで、業務フローを見直して、boardを軸に業務を整理されたことが、うまく活用できている一番のポイントだと思います。

一般的に、業務システムの導入に際しては「業務をシステムに合わせる」か、「システムを業務に合わせるか」を選択することになりますが、boardのようなSaaSを使う場合、システムを変更することはできないので、自社に合いそうなシステムを見つけた上で「業務をシステムに合わせる」ことを軸に考えていくことになります。

オルトプラス様は、単にboardを導入するというだけでなく、自部署の体制にあった業務方法を発見することで、スムーズな導入・業務効率化・ミスの低減を実現されました。

とくに新規事業の場合、従来の業務と異なることが多いため、これまでのやり方を踏襲しようとすると、うまくいかないこともよくあります。今回のように、新規事業を行う部署が単体でboardを導入し、それを機に業務フローを整理するというのは、業務改善の好例だと思います。

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