月末業務にかかる時間を70%以上削減。業務をシステム化し効率化するすばらしさを改めて感じました



株式会社ビープラウド 代表取締役社長 佐藤治夫氏にboard導入の経緯を伺いました。

1. ビープラウド様の事業内容について教えてください。


Webシステムの開発・アプリ開発などの受託開発事業がメインです。また、IT系勉強会・イベント支援サイトのconnpassの企画・開発・運営や、BeProud Pythonトレーニングという研修事業を行っています。それ以外に、月1回BPStudyというWeb系の勉強会を2007年の9月から毎月1回開催しています。
弊社は設立3年目の2008年にPythonをメイン言語として使用することを決め、それ以来、Pythonでの開発実績と、人材という面では、日本で一番の企業になってきていると自負しています。


2.『board』以前の月末業務はどのようにしていましたか?


『board』の導入前は、担当者間でムダなやりとりが発生してしまう状況でした。まず見積業務ですが、見積書はGoogleスプレッドシートに入力し、PDFで出力していました。ワークフローは、まずプロジェクトリーダーが事務担当者にメールで作成を依頼。事務担当者がPDFを作成し、プロジェクトリーダーにメールで送信し、プロジェクトリーダーが確認するという流れです。
月末の請求業務については、まずGoogleスプレッドシートで作成した年間案件一覧表に売上と請求日を記入して管理し、月別の請求書一覧に事務担当者が転記します。その請求書一覧をもとに請求可否をプロジェクトリーダーに確認し、確認後、事務方が請求書をPDFで作成し、プロジェクトリーダーにメールで送信し、確認を依頼し、その後郵送するという流れでした。


3.『board』に切り換えた理由を教えてください。


それまで、見積書や請求書の作成業務で担当者間のやりとりも多くムダがあるなと思いつつ、やり方を変えられないままでいました。現時点で開発と保守、見込み案件が40件ほどで、スプレッドシートで管理するのには限界があり、ミスも多くなってしまいます。7月に田向さんから『board』について伺った際、弊社の業務を大幅に効率化できるとおもい、採用を即決しました。
説明を伺った当時はまだβ版だったのですが、サービスとしての基本的な機能だけではなく、保守契約の自動分割請求機能のような、ユーザーの利便性をあげていく機能まで実現させているということは、製品としてかなりのレベルまで来ていると感じました。

また、田向さんが代表をつとめているVELCさんが開発しているということで、開発スピード、品質、サービスの継続性などトータルで信頼できることも採用を決めた理由です。ソフトウェアは誰がつくっているかということも重要な選択要素だと考えています。

その後、社内で、事務担当者とプロジェクトリーダーたち向けに『board』の説明会を開いたのですが、「おお」という感嘆の声が何度も上がりました。
我々の本業なのですが「業務をシステム化し、効率化することはすばらしいことだ」とあらためて実感しました。


4.『board』をどのように利用していますか。


7月に話を伺い、8月末の請求業務から全社導入をしたのですが、私とリーダークラス、事務担当者の約10名で利用しています。
『board』を導入する以前は、見積書の作成業務において、プロジェクトリーダーと事務担当者のやり取りが何回か発生し、地味に時間をとっていました。『board』を使うようになってからは、プロジェクトリーダーが、boardに直接案件情報を入力し、PDFに出力するようワークフローにしたので、やりとりがなくなりムダがなくなりました。


5.『board』の利用メリットを感じるのは何ですか?


これまで毎月20日頃から月末業務に入っていたのですが、『board』を使い始めた8月は月末業務の開始が、末日の3日前からになりました。
月末業務にかかる日数が10営業日から3営業日になったということは、単純に見積もっても、業務時間が70パーセントの削減できたと言えます。それに、案件登録や見積もり作成などの業務の手間もかなり削減されたので、それ以上と言えるでしょうね。業務効率の改善がまず一番、目に見えたメリットです。

それと、実は『board』以前は、私が案件一覧の管理、更新をしていました。そのメンテナンス作業が必要なくなったのが嬉しいです。
これまでは、案件一覧は各案件のプロジェクトリーダーが更新するというルールになってはいたのですが、結局わたしが見積書提出のタイミングでメンテナンスをしていました。「ビジョナリーカンパニー2」という書籍に、”人ではなく、システムを管理する”という言葉があります。人が作業するように人が管理するのではなく、システムを使うことによって、管理の必要がなくなるのは非常にありがたいです。

『board』では、売上分析、顧客別集計、案件区別集計などをグラフでビジュアルに表示してくれるのもよいですね。日頃スプレッドシートで数字をみても、それをグラフに出力するまではなかなかやりません。グラフをいつも見ることができて、それをみてニヤニヤする楽しみもありますね(笑)。


6. 使い勝手や価格についてはいかがでしょうか。


使っていて操作パスが短い点など、ユーザビリティがよく考えられているな、と思います。ユーザビリティを上げるために、裏のデータ構造とは異なる画面構成にするのは開発工数がかかるものですが、この画面で、この操作が出来たら良いなと思った時に、その操作ができることが多いので、良くつくられているなと感じます。

また、こまかい機能でいうと、顧客管理ページで振込手数料負担を先方か当方か選択できますが、例えば先方を選択しておくと請求書の備考欄に自動的に“*お振込手数料はご負担願います。”という文章が出るようになっています。そのような細かいけれども、業務においては重要な機能が揃っているのが、とても良いと思います。


また、価格については、導入に気持ちが傾いた際「でもお高いんでしょ?」と思ったのですが、15名が使えるStandardプランで3,980円と聞いて、驚きました。弊社のように受託開発をしている会社にとって、とてもコストパフォーマンスがよいサービスだと思います。


7.『board』への要望を教えてください。


請求業務のワークフローの中で、最終的に請求書を発行して良いか確認するというタイミングがあるのですが、その確認ステータスを管理できたら良いですね。

また、データを正しく保つためのアラート機能がほしいです。例えば、9月末請求の案件が、10月になっても「未請求」になっていたら、アラートをあげてくれるなどがあれば便利だと思います。


8. ビープラウド様の事業の展望を教えてください。


社内によいエンジニアとデザイナーが揃っているので、その人たちの特性、能力、強みなどが社会に活きる事業をやっていきたいと思っています。
また、毎年、PyConJPというPythonのカンファレンスのスポンサーをしているのですが、IT業界の横のつながりをつくるコミュニティ活動に対し、企業として貢献するような活動ができればよいとおもっています。

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