請求業務の時間が1/5に軽減。情報の一元管理で社内コミュニケーションもスムーズに。

 

ビヨンド 執行役員 マーケティングソリューション事業部/本部長 寺島菜緒さんに、board導入の経緯や効果を伺いました。

 

貴社の事業内容について教えてください

インバウンド(外国人が日本へ旅行すること)を目的としたWebマーケティングで、SNSを中心に情報発信しています。ホテルや自治体、ツアー会社などが主なクライアントで、訪日外国人旅行客(以下、訪日客)をターゲットとしたマーケティング調査、企画、プロモーションを行っています。

訪日客が多い台湾・香港、そして最近では欧米豪や、ビザの緩和で日本に訪れやすくなったタイ・フィリピン・マレーシア・インドネシアなどの東南アジア等、様々な国への発信を行っています。訪日客向けのWebマーケティングでは、コンサルティング、プロモーション、言語対応、コンテンツ制作などがありますが、弊社ではそれを一括してワンパッケージで提供できることが特徴です。

マーケティングの対象地域は、首都圏や東北・関西・九州などで、地方地域から引き合いを頂いています。これまで訪日の主目的は買い物が多かったのですが、近年は消費行動が変化し、日本のローカルな物や体験が求められるようになりました。海外から地方空港への直行便が増えたことも、地方地域へのニーズの高まりを促進しています。

じつは、弊社には地方地域出身者も多く、それぞれの自分たちの地元を盛り上げたいという想いも業務のモチベーションに繋がっています。

 

board導入前のやり方と、boardを使って行っている業務を教えてください

導入前はExcelを使い、担当者それぞれが必要書類を作っていましたが、請求業務だけは専任者が一人で担当していました。案件が増えてきた頃に、その一人にかかる作業量の増加を懸念し、時短と作業分担を再検討したことをきっかけに、請求書作成のツールを探し始めました。

boardは2018年の6月頃から使い始めて、現在は主に見積書、申込書(発注書)、請求書の作成に利用しています。

 

検討のきっかけや背景を教えてください

導入の目的は、請求業務の負担軽減でした。案件が多くなり、担当一人で対応することが物理的に難しくなったことと、請求件数が増えるとどうしてもミスが出てくるという問題もありました。

boardを知ったきっかけはLISKULの記事です。

 

boardを導入することが決まった後、どのように社内展開されたのでしょうか?

個別相談会に参加してboardの全体像を把握した上で、スムーズに活用するために社内の運用ルールをまず整備しました。

誰がどのタイミングで登録するのか、顧客や案件の登録の仕方などの最低限の運用ルールです。その後、よく使う書類のテンプレートを整備した上で、基本機能と運用ルールのレクチャーを社内で行いました。

弊社では、インターン以外のメンバーほぼ全員がboardを利用していますが、boardはとても使いやすいので、基本的な機能と使い方さえわかってしまえば、あとはマニュアルがなくてもそれぞれが使いながら慣れることは難しくありませんでした。

また、boardへの問合せのチャットの回答が10分ほどで返ってくるので、それにはすごく助かっています。board上での書類捺印のための社印の画像処理まで、個別に対応してもらえたのも有難かったです。

 

最終的にboardに決めた理由はどういった点でしょうか

boardを使ってみて、非常に使いやすく、弊社の業務にも合っていたところです。必要性を感じなかったので、他のツールとの比較検討はせずに決めました。

 

現在boardを使っているのは、どの部署・ポジションの人ですか

社長を含めた社員6名と、業務委託の1名で、ユーザ数15名までのStandardプランを使っています。

業務は営業と運用に分かれていて、それぞれで使っています。新規案件は営業担当、契約継続案件は運用担当といった分担です。

業務上の管理者は置いていますが、board上の承認プロセスは現状では不要なため、boardのユーザ権限は全員同じものを設定して使っています。

 

導入後、どのような効果・メリット・変化がありましたか

まず導入のきっかけになった請求業務の負担軽減ですが、これまで月末に4〜5時間かかっていた作業が1時間程度に短縮できるようになりました。

また、導入当初の目的としては想定していませんでしたが、案件の一覧化、情報の一元化ができたことで、業務全体が可視化され、管理しやすくなったことは大きな効果でした。

弊社では、新規案件と継続案件で担当が変わるのですが、案件の内容や経緯がすぐに確認できるので、引継ぎがスムーズになりました。また、情報が一元管理できているため、入金のチェック漏れなども少なくなりました。

管理者の立場としても、boardを使うことでメンバーそれぞれの状況を把握しやすくなって、コミュニケーションコストが軽減したと感じています。

 

boardへの要望があればお聞かせください

今のところとくにありません。売上管理の機能をもっと使いたいのですが、まだ使い切れていないのが現状です。Facebookの広告費など、原価を案件と一括で紐づけたいケースがけっこうあるので、今後売上原価のアップロード機能を使ってみようと思っています。

 

boardはどういった会社にお勧めだと思いますか

少人数・手作業でやっている人たちが、初めてツールを導入するケースに向いていると思います。扱いが難しくなく、営業でもバックオフィスでも誰でも使いやすいところが魅力ですね。

 

最後に貴社の今後の事業の展望をお聞かせください

現在はSNSの運用や情報発信に注力していますが、今後は独自の発信メディアやコンテンツを作っていきたいと思っています。

たとえば、言語の壁はやはり大きくて、とくに地方地域ではインバウンドへの需要はあるものの、翻訳の人材不足などの理由で、日本語のWebページしかないような状況も多くあります。そういった時に活用しやすい独自のWebメディアを作ることも考えています。

弊社オフィスの1階に設けているカフェ併設の店舗では、地方地域の特産物をご紹介しています。これも現在、実験段階ではありますが、訪日客に向けて日本各地の良いものをお伝えしようという取り組みの1つです。不定期の開店ですが、今は日本のお茶と和歌山県の特産品、先月は北海道、次は新潟を予定しています。Webだけでなく実際に人を呼び、訪れた人たちの反応を自分たちで研究した上で、Webやその他の展開に活かしていきたいと思っています。将来的には、各地に観光案内所なども作りたいですね。

 

インタビュー後記
請求業務が1/5程度の時間に短縮されたという直接的な効果はもちろん、業務全体が可視化されたことによってコミュニケーションコストが低減されたというお話は、boardをうまく業務にフィットさせて活用されていることを象徴していると感じました。

ビヨンド様の場合、まず個別相談会でboardの概要を把握した後、自社の業務やメンバーに合わせて、簡単な運用ルールを作られたことが、boardを有効に活用できている理由の1つだと思います。

小規模なチームの場合、ガチガチに運用ルールを作る必要はないと思いますが、日々の処理はデータとして蓄積されていくので、ある程度はチーム内の共通認識を持って登録していく必要がありますし、とくに複数人で使う場合は、誰がどこまでやるのかという役割分担が明確でないと、業務の受け渡しがうまくいきません。

最小の運用ルールであっても、それを準備してからスタートしたことで、スムーズな導入と、いわゆる「請求書作成ツール」以上の導入効果を得られたのではないかと思います。

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