書類作成作業が効率化され、見積もり依頼の急増にもスムーズに対応



シャムロック・レコード 代表取締役 青木秀仁氏にboard導入の経緯や効果を伺いました。


御社の事業内容を教えて下さい。

スマホアプリやWindowsアプリの受託開発をしています。また、自社でもアプリを出しており、事業としては半々くらいの割合になっています。

自社アプリを多数リリースしています。
UDトーク」というアプリは、音声認識を使って、話した内容をリアルタイムに文字に起こしていき、聴覚障害者の方とのコミュニケーションを円滑に取れるようになっています。また、同時に英語に翻訳するなど多言語対応も可能で、外国人とのコミュニケーションにも活用できます。

声シャッター」というアプリは、「はい、チーズ」というとシャッターが切れるカメラアプリで、TVなどでも取り上げられています。

元々、ミュージシャンをやりながらフリーランスでプログラマをやっていて、その頃に、音声認識をやっている会社で仕事をしていました。そういう経緯があって、音声認識が強く、このようなアプリを作っています。

また、「Stagenote」というライブハウス向けのスケジュール管理サービスも開発・運営しています。



boardをどこで知りましたか。また使うことにした理由を教えてください。

Facebookで知り合いがboardのことをシェアしていたのがきっかけで、デザインが好みで興味を持ちました。

弊社は取引先が非常に多く、顧客情報や請求書などの書類を管理できるものを探していたので、ちょうど良いタイミングでした。
boardでは、請求書の作成だけでなく、顧客管理もできますし、現在の状況にはぴったりだったので使ってみることにしました。


boardを使う前は、関連業務はどのように行っていましたか。

NumbersやPagesを使って作成・管理していました。

毎月請求する取引先が多いため、管理する書類が非常に多く、総務・経理の専任スタッフがいれば良いのですが、小さい会社で1人で全部やっているので、非常に厳しい状況でした。

特に今年になってから、音声認識の精度がかなり良くなってきたこともあり、各方面から見積り依頼を頂くことが増えました。見積もりを出した時点で、取引先としては管理していく必要がありますし、その後、案件が受注出来たかどうかのステータス管理も行っていく必要がありますので、今ではそれをboardに登録していっています。


boardを導入して効率化された業務はどのような業務ですか。

やはり見積書や請求書などの書類作成や管理ですね。書類の作成や管理に追われていると、開発時間が削られてしまうので非常に助かっています。

たまたまboardを導入した直後から、急に見積り依頼を頂くことが増えたのですが、boardのおかげで、見積り依頼があったらその場の流れですぐに見積書を作成できるので、導入していなかったらどうなっていたんだろうという感じです。

請求書の作成は、以前は、毎月フォルダごとをコピーして、ファイルの中身を修正してから1つずつ印刷していたのですが、今は、請求書は自動的にできていますので、あとはそれを一括で印刷して捺印するだけなので、ものすごく楽になりました。

今は、印刷したものに捺印しているのですが、電子印でも問題ないのですか?

(田向:取引先次第ですが、基本的には問題ないです。弊社もboardの開発を機に電子印にしましたし、他のユーザさんでも、board導入のタイミングで、電子印にしたというお話をよく聞きます。)

なるほど、そうしたら次回から試してみようと思います。そうしたら、もっと楽になりますね。


あとは、弊社の見積もりは、ある程度パターン化されているのですが、テンプレート機能のようなものはありますか?

(田向:はい、書類テンプレートとして登録しておくと、各書類の登録画面でテンプレートを選択することができます。)

これはいいですね。早速使ってみようと思います。



boardへの要望を教えて下さい。

Safariに全面対応して欲しいです。 今は書類のダウンロード部分がSafariだとうまく動かないですよね。
また、見積書を複数パターン作成して出すことが多いので、それの管理がしやすくなると良いですね。

通常の受託開発だとあまりないのですが、補助金事業だと、見積書・発注書・納品書・請求書を一括で出すことがあります。現在は、「見積書と発注書」「納品書と検収書」などのセットで出力できますが、これらの書類を全て1回で全部ダウンロードできると助かります。

案件ごとに写真などのファイルを登録できるようになるといいなと思います。例えば、もらった書類を写真で撮って上げておくことができると、board上で簡単に確認ができるようになって良いと思います。


その他、boardについて何かあればお願いします。

間違いなく事務作業は減るので、特に、現在、Excelなどで管理している場合は、ぜひ導入したほうが良いと思います。

また、受託にはすごくフィットするようにできているので、そういうビジネスをやっている人には、特にいいと思います。
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