ユナイテッドリバーズ 代表取締役 沢辺氏・取締役兼CMO 岡崎氏にboard導入の経緯や効果を伺いました。
御社の事業内容を教えて下さい。
SEO対策とコンテンツマーケティングの事業をメインでやらせていただいていて、特徴としては、実際に手を動かす点です。SEO対策については、「こうやればある程度上がる」というのはどこの会社もノウハウを持っていると思うのですが、それを提案しても、お客さま側にそれを継続的に実行できる人がいないというケースや、サイトの構築・運営を外注しているためプラスで費用がかかってしまうというケースが多くありました。
当初は弊社も既存のサイトの修正や新規のページの作成などはできなかったのですが、徐々に提携先のエンジニア・デザイナ・ライターを揃え、現在では、お客さまの代わりにサイトの改修を行ったり、コンテンツを書いたりし、一緒にサイトを伸ばしていくという形でやっています。
boardをどこで知りましたか。また使うことにした理由を教えてください。
boardは知り合いの人に紹介してもらい、サイトを拝見したのがきっかけでした。 元々他社のサービスを利用していたのですが、見積作成から請求までの流れが良くなく、使い勝手がいまいちだったため、実際の業務には定着していませんでした。
そこでboardを試してみたところ、非常に使い勝手がよく、まさに求めているものでした。
以前は、見積書を作るのも手間だったので、必要な時にぱっと見積書を出せず、見積もりの提出を依頼されているのに、夜遅い時間になったり次の日になってしまうこともあり、取引にも良くなかったと思うのですが、boardを導入した後は、数クリックで作成できるようになり、業務も軽くなりましたし、営業面でもレスポンスが良くなり、プラスになったと思います。
boardを使う前は、関連業務はどのように行っていましたか。
見積書・請求書の作成はExcelでやっていました。また、どこに請求書を発行しなければいけないかというのは記憶に頼っており、毎月1日に、過去のメールや提出した見積書を見返して、今月はどこと取引したかを思い返しながら請求書を作成していました。
以前は請求書を紙で郵送しなければならないケースも多かったため、1つずつExcelを開き、請求書を印刷し、送付状に手書きでコメントを書いて送っていました。また、当時は窓付き封筒も使っていなかったため、宛名を手書きで書いていました。
取引先が増えるまでは数時間で済んでいましたが、増えてくると1日がかりになってしまうこともあり、なんとかしたいと思っていました。
boardは、どういうメンバーでどのように活用していますか。
役員の2名と税理士さんの3名で使っています。基本的には役員の2名がそれぞれ自分の担当案件の見積書を作成しますが、たとえば、1名が出先でPCを使えない場合に、もう1名が代わりに見積書を作成することもあります。
請求書は月末に一括で発行しています。
請求書を発行すると売上が確定するので、請求書のPDFを税理士さんに共有し、それを元に、売上計上の処理をしてもらっていますが、税理士さんにもboardに直接入れるようにして、必要な時に、細かい情報を確認してもらっています。
boardを導入して効率化された業務はどのような業務ですか。
直近だと、郵送機能によって自分で郵送する必要がなくなったのは大きかったです。 また、boardを使うようになってから、請求漏れのチェックが非常に楽になりました。見積書を出したところはすべてboard上にデータが残っているので、新規に取引が始まったところへの請求が漏れてしまうこともないですし、毎月請求するケースでも、前月と見比べて、漏れのチェックも簡単にできます。
見積書・請求書の作成も大幅に効率化されました。Excelで作成していた時は、毎月シートをコピーして、必要な箇所を修正していたのですが、その手間がなくなり、時間短縮に繋がりました。
また、「契約の自動更新」機能によって、毎月請求するケースはほとんど気にしなくて良くなりました。
boardの機能で気に入っている機能・便利だった機能はどの機能ですか？
やはり請求一覧を一番使っています。また、「顧客情報最新化」は、過去の案件に紐づく情報はそのままで、特定のものだけ最新化することができるのですごくいいと思います。
支払条件の設定が柔軟なのも非常にいいと思います。締め日・支払日を柔軟に設定出来るだけでなく、表示する名称も自由に入力できるので、運用上、柔軟に対応することができます。
発注管理はまだ使えていないのですが、ライターさんへの発注管理に良さそうなので使おうと思っています。
弊社の場合、ライターさんへの発注が多いのですが、ランサーズを使っていたり、フリーランスの方に直接発注していたり、様々な経路で発注するため、記事の締め切り管理が非常に大変です。そういった管理に発注管理がフィットしそうです。
boardへの要望を教えて下さい。
一番は郵送機能だったのですが、最近追加されたので、非常に満足しています。あとは、現状だと、顧客を登録した後に、案件登録の画面に行かないといけませんが、顧客登録から案件登録の流れがもっとスムーズになるといいと思います。