営業としても経理としても業務効率化。見積書や請求書を一元管理でき、業務に合わせた柔軟性も持ち合わせたシステム。

Visso株式会社 代表取締役CEO 木島氏、マーケティング部長 小室氏にboard導入の経緯や効果を伺いました。

 

御社の事業内容を教えてください

<木島さん>
Webシステムの開発・デザイン・マーケティングを主軸にしていますが、スマホアプリ開発だけでなくWindowsアプリの開発、コンサルティング、R&D支援なども行っています。

つまりインターネットに関わること全般に関して、要件定義・設計・開発・運用・マーケティングを一貫して対応することができます。

お客様からすると、システムを作るだけでは売り上げになりませんので、マーケティング・集客面でもサポートすることができるのが弊社の特長です。

分野も幅広く対応していますが、最近は特にヘルスケアに注力しています。

 

boardを使う前は、どのように業務を行っていましたか。またその時はどのような課題がありましたか。

<木島さん>
boardを使う前は、Excelで見積書や請求書を作成していました。

小室が入社するまでは、営業やバックオフィス業務は私一人で行っていましたので、Excelでなんとかやっていけました。

しかし、小室が入社してからは、これらの業務を2人で行うようになり、情報の共有や同時に更新したいケースなど色々と問題が出てきました。特に今年に入ってから案件が増え、管理や請求漏れのチェックなど、そろそろExcelを使った人手での管理では限界になってきました。 

 

<小室さん>
木島と同様で、やはりExcelでの管理は煩雑で、漏れが怖いですし、board導入後に振り返ってみると心理的な障壁が大きかったです。

 

boardを導入して、どのように改善しましたか

<木島さん>
見逃しや記入ミスを見つけるのが楽になったのが一番大きいです。

以前は小室と口頭で確認していたようなものが、boardを見れば確認できるので、2人の間の情報共有のベースになっています。

また、経理面で、振込や入金チェックの担当者から見ても、Excelの頃よりもずっと管理が楽になったと言っています。

 

<小室さん>
明らかに業務効率が良くなりました。

Excelの頃は、以前のファイルをコピーし、ファイル名・日付・内容を変えて、別途送付状を作って、それぞれの誤字脱字を確認した後PDF化してから送付、という作業でしたが、そういったことが簡単にできます。

boardの非常に細かく地味な点ですが、例えば送付状がセットで出せることや、社判を自動で挿入されるとか、細かい効率化がたくさんあり、それの積み重ねが全体としてバックオフィス業務の大幅な効率化に貢献しています。また、心理的な障壁も下がったことから、見積もりや請求業務をかなりスムースに行えるようになりました。

 

boardを使ってどのような業務を行っていますか。

<木島さん>
見積作成から請求・入金確認、外注への発注と支払管理、売上の確認など、ほとんどの機能は活用して一連の業務を行っています。

キャッシュフロー予測はまだ使っていませんが、先日質問させて頂いたように、社内の人件費の登録をルール化できれば活用できそうです。

 

それぞれの立場(役割)にとって、boardのメリットを教えてください

<木島さん>
私の場合は、営業よりも支払いや入金の管理など経理面のメリットが一番大きいです。

Excelに比べて、一覧で全体を把握しやすくわかりやすいので漏れが起きにくく、またステータス管理も細かくできるので、それが一番良いと思っています。

もちろん営業面でも、見積書を作成するのがかなり楽になりました。以前は、Excelで見積書を作成し、それをPDFで保存し、大元の台帳に追記するという作業が必要で、地味に大変でした。

 

<小室さん>
一元化と柔軟性です。一元化は、見積書・発注書・請求書・送付状が案件ごとに一箇所にまとまっているので、管理がそうとう楽になりました。

柔軟性は、さすが同業の方が開発されたサービスで、受託業務を深く理解されていて、色々なケースに対応できるようになっています。例えば、請求書を送るということに関しても、board上からメール・郵送で送る、自分でメールで送る、自分で印刷して郵送するなど、既存顧客との関係に合わせて自分で選べるようになっているなど、かゆいところに手が届きます。

 

boardのお気に入りの機能は何ですか?

<木島さん>
非常に地味な機能ですが、案件コピーがお気に入りです。

開発の仕事は、途中で追加の見積もり依頼が細かく入ることがあり、そういうケースで、一から入力するのではなく、元の案件をコピーして少し変えるということができるので、非常に楽です。

 

<小室さん>
毎月請求の案件で、後から月単位で個別に請求金額を変更できるのがとても便利です。

コンサル案件など、毎月固定ではなく、月ごとに多少変わったりすることがあります。そういうものに標準機能でかんたんに対応しつつ、1つの案件としてまとめて管理できるというのは、非常に使い勝手が良いです。

 

boardへの要望

<木島さん>
システムとしてバックアップを取っているのはわかっていますが、リスク管理や営業分析用途のため、自分自身でも、全てのデータをバックアップできるようにしてほしいです。

今は、案件一覧・請求一覧など画面ごとにCSV出力はできますが、それを1回で全てダウンロードできる機能があると良いです。

 

<小室さん>
分析用に、案件区分・タグを一括で変更できるようにして欲しいです。

また、1つの案件の中で、複数の区分・タグが混在するケースがあるため、明細ごとに指定できるようになると、業務分析の使い勝手がさらに良くなると思います。

 

どういった会社さんにboardをお勧めしますか?

<木島さん>
会社の規模や売上金額よりも、案件の件数が一定数以上ある場合は、明確に効果があると思うのでお勧めです。

業種については、我々はヴェルクさんと同業なのでもちろんフィットしますが、他の業界でも、件数が多いところには合うと思います。

また、インターネットさえ繋がっていればどこからでもアクセスできるので、拠点が分かれている場合や、営業が別々に行動することが多い場合に非常に良いと思います。

弊社の場合、私と小室以外に、税理士さんにも使ってもらっていますが、特に問題なく、スムーズに活用できていますので、そういう点でもお勧めです。

 

<小室さん>
木島と同じく、1ヶ月で請求書の枚数が1〜2枚であればExcelでも業務効率に大きな差はないですが、7~8枚を超えてくる場合は、間違いなくお勧めです。

また業種的には、受託だけでなくWeb系のサービス事業者にも合っていると思います。サービス事業者の場合、ほとんどが定型の請求内容だと思いますが、定型のまま「2016年10月請求」といったものが自動的に入りますからね。請求業務の効率化は大きいと思います。

弊社の場合、導入前にまずは私がトライアルで使ってみたのですが、1人で半日程度で検証できるのは、優れたUI/UXの証拠です。手軽に試せるのも、お勧めできる理由の1つです。

また、セキュリティ面もかなり強固にされていらっしゃるので、弊社としてはそれも導入決定において大きな判断ポイントでした。

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