これまで、boardで作成した書類をメール・郵送・電子契約サービス連携機能で取引先へ送付する際には、捺印申請の承認状態（書類PDFに社印が表示されているか否か）に関わらず、送付することが可能でした。
今回の機能追加により、捺印申請が未承認の場合は、これらの機能を通した書類送付を不可にすることが可能になりました。
設定方法
この設定はデフォルトでは無効になっているため、有効にする場合は、上メニューの「設定→機能表示設定」画面で「その他→未承認時の送付制限」をONにして保存してください。これにより、ユーザーは未承認状態の書類をメール・郵送・電子契約サービス連携機能で送付できなくなります。
ただし、捺印権限を有しているユーザーは、未承認の書類でも社印付きで送付される仕組みのため、当機能の制限は受けず書類の送付が可能です。ご注意ください。
また、当機能を有効にしても、書類PDFの出力は可能です。この詳細については以下の内容をご参照ください。
機能の目的と背景
従来、boardでは捺印申請が未承認の場合でも、メールや郵送等による書類送付が可能になっていました。その背景には、書類を発行するまでの過程では、承認が下りる前でも、書類の最終的な見栄えを確認するためにPDFを出力したいケースがあるということがあります。
PDFの出力が可能である以上、board内のメール送信機能等を制限しても、board以外の環境から書類を送ることは可能なため、従来は書類の送付を制限するのではなく、未承認の書類にはDRAFT表示設定を行い、書類が未承認であることを対外的に示す方法をご案内していました。
一方で、「意図せず未承認の書類を送付してしまうことを防ぎたい」というニーズもあるため、今回の機能追加で、未承認の書類をメール・郵送・電子契約サービス連携機能で送付不可とすることが可能になりました。ただし、これは業務上のセーフガード（リスクを低減する取り組み）の機能という位置づけであり、「未承認の書類でもPDF出力は可能」という点に変更はありません。
そのため、「未承認の書類であることが対外的にわかるようにしたい」というケースでは、引き続き、「未承認時DRAFT表示」機能のご利用をご検討ください。
なお、今回リリースされた「未承認の書類を送付不可にする機能」と「未承認時DRAFT表示機能」を併用することも可能です。
