事例サマリー
事例のポイント
- 従来の請求書発行システムでは見えなかった「契約の全体像」をboardの案件管理で把握できるようになった
- 以前のシステムに課題を感じていたわけではなく、「案件管理」という発想を知ったことが導入のきっかけになった
- 顧客に説得力のある説明ができるように、サービスを自ら契約して使い込むことを重視
- 「一人社長」から「営業と経理が連携する組織」まで、それぞれの顧客にフィットするサービスを提案
課題
- 以前のシステムでは見積書や請求書を書類単位で管理する仕組みだったため、案件ごとにまとめて管理することはできなかった
- 契約がいつ始まっていつ終わるのかを一箇所で確認できず、契約の全体像を把握しづらかった
対策
- 契約情報と見積書・請求書を案件ごとにまとめて管理できるツールとしてboardを導入
- freee会計とAPI連携させ、経理処理を効率化。自社で活用するとともに、支援先にも導入を提案
効果
- 契約の情報から請求書までをboardに集約することで、これらを一元管理できるようになった
- 案件をたどれば過去の書類もすぐ確認できるため、必要な情報を探す手間が減った
- 契約の終了時期を簡単に把握できることにより、次の契約に向けた提案を計画的に進められるようになった
- 間違いや二度手間が減り、月次決算が早期化できた
アカウンティングサポート株式会社新しいタブで開くは、クラウド会計ソフト「freee会計」を軸に、企業の経理や経営管理を効率化する支援を手がけています。freee会計の導入から運用までをサポートするとともに、他のクラウドサービスと組み合わせた設計を行うこともあります。また、仕組みが動き出した後は実務の一部を引き受けるほか、経理担当者向けの研修や個別の育成サポートを行う場合もあります。支援先は上場企業グループの子会社から一人社長までと幅広く、業種も多岐にわたります。
boardを導入したのは、会社を設立した2019年。現在は、自社で利用するだけでなく、freee会計とAPI連携できるツールとして、支援先への提案、運用サポートも行われています。導入の経緯から現在の使い方、顧客への提案の考え方まで、公認会計士・税理士で代表取締役の矢野裕紀様にお話を伺いました。
自信を持って経営判断してもらうため、月次決算の早期化をサポート
御社の事業内容を教えてください
クラウド会計の「freee会計」を軸に、企業の経理や経営管理を効率化する支援をしています。定型的な導入ではなく、お客様の状況を伺った上で、その会社に合った運用方法をオーダーメイドで整えたり、他の経理ツールの選定や導入、運用サポートまでお引き受けしています。
たとえば、売上の管理であれば、お店のレジや決済サービスに記録された売上のデータをどのようにfreee会計に反映させればよいか、ケースバイケースで検討し、運用できるようにサポートします。他にも、経理まわりでは支払いや給与についてもいろいろなサービスがあるので、適切な提案ができるように日ごろから情報をキャッチアップしたり、時には自社で実験的に導入したりするようにしています。
相談に来られる企業は、どのような課題を抱えていることが多いのでしょうか？
まず、月次決算が締まるのが遅く、自信を持った経営判断ができないという課題です。手作業や二度手間が多く、リアルタイムで数字をつかめていない、という企業様が多いです。 また、新設法人で、どのように経理フローを構築して良いかわからない、という企業様からもお声かけいただくことが多いです。
御社でboardを導入される前は、見積書や請求書をどのように作成していたのでしょうか？
freeeの見積書・請求書の機能を使っていました。ただ、freeeで作れる書類は1枚ずつです。ですから、「この案件にはどの見積書とどの請求書が結びついているのか」「契約はいつからいつまでなのか」といった形で全体像を1箇所で確認できる状態にはなっていませんでした。
boardはどのようにして知ったのですか？
boardについて発信されている専門家の方が、SNSに投稿されていたり、セミナーで登壇されていたりするのを見て知りました。
それまでは、見積書や請求書は1枚ずつ作るものだと思っていました。それが当たり前でしたから、不便だとは感じていなかったんです。実際、業務は成り立っていました。
そんなある日、boardについて触れているセミナーを聞き、案件の書類や契約をまとめて管理する発想があるのだと知りました。便利そうだし使ってみようか、という軽い気持ちで使い始めました。
矢野先生ご自身が、実際にツールを契約して使ってみることの意義について教えてください
自分で使っていると、お客様に提案する際の説得力が増します。「こういうサービスがあるらしいですよ」と伝聞で紹介するのと、「私も使っていて、とても便利ですよ」と言うのとでは、天と地ほどの差がありますから。
boardに限らず、気になったサービスは自社で契約してみたり、お客様に代わってトライアルしてみたりしています。
過去や未来も含め、売上に関する情報を一元管理できる
案件ごとにまとめて管理できることの利点は、どのあたりで感じられましたか？
ひとつは、必要な情報が探しやすいことです。案件のページを開けば、その案件に結びついた見積書や請求書が並んでいます。先月はいくら請求したか、その前の月はどうだったか、この契約はいつまでか、そういった欲しい情報を同じ案件の中でたどれます。導入以前に比べて、必要な情報がどこにあるのか探し回る時間を減らすことができました。
もうひとつは、契約の期間が見えることです。「この契約はいつまでなのか」が一覧でわかるので、あと半年で終わる案件があれば、そろそろ来期のご提案をしようかと動けます。請求書発行時に、自然と契約期間が目に入るので、早め早めに次の提案へのスイッチを入れることができるようになりました。
boardを導入して、業務はどのように変わりましたか？
過去と未来の両方が、boardで見られるようになりました。過去の実績はもちろんですが、すでに受注している案件についても、これから先どの程度の売上が立つのか見通すことができます。確定している分の売上の見込みを、わざわざ手作業で集計せずに確認できるのは助かります。
「boardさえ見ておけば良い」というのもありがたいですね。以前は、契約の内容を確かめるためにはファイルの階層を深くたどって契約書を探し出さなければいけませんでした。
お気に入りの機能として「売上分析」を挙げていただいていますね。
売上がそのままグラフになって出てくるので、今どうなっているのかが直感的にわかります。経営者にとって重要な情報である売上の数字を、boardを開けばすぐに確認できます。ここはお客様にとっても嬉しいところではないかと思います。
部署をまたいで使っているお客様では、どのような使われ方をしていますか？
たとえば、入金の管理ですね。あるお客様は、経理の担当者が入金を確認したら、board上で請求ステータスを「入金済」にします。すると、営業の担当者はboardを見るだけで、自分が担当した案件の代金が入金されたことがわかります。わざわざ経理に「あの件、もうお金は入りましたか」と聞きにいかなくて済みます。
こういったことは、スプレッドシートでもやろうと思えばできます。ただ、スプレッドシートは自由度が高いので、うっかり式を壊してしまうとか、集計に不都合なデータの入れ方をしてしまう、ということがよく起こります。boardを使っていれば、そういった事故も防ぎやすいと感じています。
シンプルだから、使いやすくて教えやすい
導入のときに、つまずかれた点はありましたか？
freee会計との連携の設定で、わからなかった部分がありました。その辺りはサポートに問い合わせながら進めました。
問い合わせたときの対応はいかがでしたか？
非常に良かったです。もちろん、機能的にできないこともあります。ただ、できないことはできないとはっきり伝えてくれた上で、「こういう方法ならある」とか、「この機能は今後のロードマップに入っている」ということまで教えてくれました。
サポートというと、聞いたことに対してイエスかノーしか返ってこない無機質なものを想像しがちですが、boardのサポートはイエス・ノーを超えた対応をしてくれます。
いわゆるカスタマーサポートの印象とは少し違いますね。
「カスタマーサポート」と「カスタマーサクセス」の中間ぐらいかなと感じています。
実は最近も、サポートの対応に感動したことがありました。以前、freee会計の「セグメント」との連携について問い合わせたのですが、そのときは非対応だったんです。でも、それから3年以上経って、当時のやり取りに続ける形でその機能が追加されたと連絡をいただきました。そんなに前の問い合わせまでフォローしてくれるのかと驚きました。
画面の見やすさやレスポンスの面はいかがでしょうか？
良いと思います。機能が多すぎず、画面がすっきりしています。感覚的な話になってしまいますが、文字の大きさや色の使い方も含めて、見やすいです。
動作の速さについても、不便を感じたことはありません。boardがつながらないな、動作が遅いなと思ったことは一度もありません。
お客様に使い方を教える立場から見て、boardはいかがでしょうか。教えやすいと感じる部分はありますか？
私はツールの使い方を教える場面も多いのですが、boardは教えやすいですね。
扱う情報が多いサービスは、どうしても画面上の項目が多くなるので、覚えなければいけないことが増えがちです。でも、boardは項目が絞られているので、ひととおり説明すれば伝わります。書類もデザインやレイアウトが整っていますし、ある程度は自分たちの書式に合わせて変えられる自由度もあります。会社によっては、部署ごとに書類の書式が違っていて、異なる書式の請求書がそのまま経理に回ってくることもありますが、そういう場合もboardを導入すれば統一できますよね。
boardは、さまざまなケースにフィットするツール
boardをお客様に提案する際、他のサービスと比較されることもあるのでしょうか？
お客様は企業規模も業種もさまざまなので、すべての方にboardをお勧めしているわけではありません。ご要望を実現するためにboardが最適だと判断したときに、boardを提案しています。
分かれ目は、会社の規模です。従業員が少ないスモールビジネスであれば、boardをお勧めします。一方、請求のたびに上司の承認を取る必要があるような規模になると、請求書発行に関する稟議が電子化できて、ワークフローが組みやすいサービスを選ぶことになります。
boardは価格面でもお得なので、最終的にはboardになる可能性が高いかなと思うケースもあります。ですが、お客様の納得感を得るためにも、他のサービスと比較してもらうことは大事です。ですから、なるべく比較できる候補をお出しして、お客様自身に選んでいただくようにしています。
実際にboardが選ばれた具体例はありますか？
あるお客様は、案件管理をするために、大掛かりな営業支援システムを検討されていました。これは私がサポートしている経理部が主導したわけではなく、別の部署の方が主導していたのですが、結局どの業務をどこまでそのシステムで行うのか固まらないまま導入されたため、必要な業務フローが整えられず、使われなくなってしまいました。
ただ、その会社では、並行して経理部がboardを使って請求業務を行っていたんです。営業部門が案件情報をまとめているスプレッドシートを見ながら、経理部がboardに案件情報を転記していました。それだったらスプレッドシートをやめて、営業部門が直接boardに案件情報を入れてはどうかという話になりました。その結果、提案から受注、請求までをboardの案件管理でまかなうことになりました。最初は経理だけで使っていたものが、後から営業にも広がったわけです。その結果、間違いや二度手間が減り、月次決算を早期化できました。
まさに現場に立ち会っている方でなければ知り得ない、貴重なエピソードですね。では最後に、boardの導入を検討されている方へメッセージをいただけますか？
私がboardをお勧めしたい方は、2つのタイプに分かれます。
まず、小規模事業者の方です。フリーランスの方や一人社長の方でも、boardは無理なく使えます。とくに、顧問契約のコンサルタントのように、数ヶ月から1年といった長い契約を結び、その代金を分割して請求しているという方にはお勧めです。原価が発生せず、損益の管理を行わないとしても、売上管理を効率化したいなら導入する価値があると思います。
もうひとつは、売上管理のフローに複数の部署が関わっているような企業様です。わかりやすいのは、営業と経理の関係ですね。営業の担当者はboardの中で案件を管理し、提案中なのか、受注したのか、失注したのかという状況を「ステータス管理」で他の部署に共有できます。
受注した案件の請求データは、freee会計に連携されます。経理の担当者は、案件の状況をboardで確認しながら、正しい数字で会計処理ができます。案件を管理しながら、会計処理まで情報の流れを滞らせたくないという企業様にお勧めです。
boardは、大事なことを淡々と守り続けているサービスだと思います。サービスが軌道に乗っても、別の領域に手を広げるのではなく、受発注と請求管理の使いやすさを磨き続けているところが素晴らしいですよね。料金もかなりお得だと思います。ぜひ、多くの方々に使っていただきたいサービスです。