事例のポイント
- 見積もりから請求までをboardで一元管理。属人化した状態を脱却し、業務を標準化
- 営業データがそのまま請求データに。「再入力ゼロ」の仕組みで請求処理の時間を3分の1に短縮
- 上場企業の内部統制にも耐えうる「完全DX」を実現。事業成長を支える強固な基盤へ
課題
- 見積書の管理が属人化し、内容や保存場所が担当者ごとに異なっていた
- 見積もり、売上管理、請求の業務がシステムごとに分断され、手作業による転記や突き合わせが発生していた
- 案件の情報伝達にタイムラグがあり、請求漏れのリスクがあった
対策
- 見積もり→受注→請求の工程をboardに集約し、情報を一元管理する
- 旧システムからのデータ移行に合わせて既存情報を整理し、データの品質を整える
効果
- 「boardを見ておいて」で情報共有が完結。見積書の標準化と進捗状況の可視化が実現
- システム間の転記や突き合わせが不要になり、請求処理全体の作業時間が3分の1に
- 事業の成長に伴って案件数が増加しても、業務の安定稼働を継続
株式会社ディーゼロ新しいタブで開くは、福岡県福岡市に本社を置くWeb制作会社です。Webサイトの企画・制作・運用から周辺サービスまでを一貫して手がけるほか、Webアクセシビリティーの改善を支援するサービスを行っており、現在は金融機関やインフラ各社、大手企業を中心に相談が増えています。
今回は、boardの導入から現在の活用法について、また同社が取り組んでいるWebアクセシビリティーの支援サービスについて、代表取締役CEOの谷口様、執行役員の渡邉様、平尾様、総務の野村様にお話を伺いました。
Excelで管理していた見積もりが「秘伝のタレ」状態に
boardを導入する前は、どのように見積書を作成・管理していたのでしょうか？
以前はExcelで見積書を作っていました。社内のサーバーに見積書のひな形を置いて、それを元に作成していたのですが、担当者が手元にコピーして使っていたので、だんだんフォーマットが属人化するようになっていきました。
たとえば、見積項目が担当者の判断に委ねられていたため、「担当者によって見積もりの内容が異なる」といったことも発生しており、お客様に対する価格提示の根拠を会社全体で一貫させることが課題でした。
ファイルの保存場所も、本来は会社が指定したクラウドストレージのフォルダーで一元管理するという決まりでしたが、実際には案件によってフォルダーが異なっていたり、担当者のPCに保存されていたりという状況でした。そのため、案件の進捗を確認したかったら、まずは見積書がどこにあるかを探さなければいけないということも少なくありませんでした。
また、当時はノーコード系の業務アプリで売上を集計していたのですが、見積もりはExcel、集計は業務アプリというかたちでツールが分かれていたので、その両方に数字を入力する必要がありました。
代表取締役CEO 谷口様
情報が二重に管理されていたんですね。具体的には、どのような問題がありましたか？
総務の方では、月末に案件の担当者から「請求可能な案件の一覧表」が紙で提出されるので、それを業務アプリからエクスポートしたCSVファイルと突き合わせて、確認した数字を手入力で会計ソフトに転記していました。
ただ、担当者から受け取った紙と、業務アプリで登録されている内容は必ずしも一致していません。紙に印刷した後に業務アプリの方が更新されてしまうと、総務側では気付けないので、この突き合わせ作業は大変でした。
また、当時は請求書を紙で郵送するのが当たり前だったので、会計ソフトから印刷して、印鑑を手で押して、封をして切手を貼って投函、という作業も行っていました。
機能とヘルプのわかりやすさが導入の決め手に
boardを知ったきっかけを教えてください。
当時、会計ソフトをクラウド型のものに切り替える取り組みが先行していたのですが、そのときに協力してくれた会計事務所の方から、「クラウド会計ソフトと相性のよい案件管理システム」としてboardを紹介されました。
当社が手がけるWeb制作のような「受託事業」では、労務、受発注、工数の3つを管理する必要があります。そこで、最初はそれらをまとめて管理できるパッケージを検討していました。
ただ、統合管理ができるソフトウェアは大企業向けのものが多く、当社の規模では価格も機能もトゥーマッチでした。そこで、既存のシステムで代用できるものはそれを利用して、あらためて受発注管理のシステムに絞って探していたときに、boardを知りました。
boardを選んだ決め手は何でしたか？
1つは、ヘルプの質が高かったことです。私はもともとSIerの出身で、それまでのシステム導入も担当していました。初めにboardを試したときに、ヘルプに書いてある情報のわかりやすさ、探しやすさがとても良いと思いました。
もう1つは、操作画面や機能がシンプルだったことです。受発注の機能に絞って探していたので、必要十分な機能を、使い慣れているExcelに近い操作感で使えることに魅力を感じました。
また、それまで使っていた業務アプリは私が構築していたのですが、最低限の項目に確実に入力してもらうために、なるべくシンプルに作るという方針を取っていました。boardの設計思想にも共通するものがあると感じたので、その点も導入の決め手になりました。
boardの導入時に苦労したことはありましたか？
以前の業務アプリから過去のデータを移行する際に、9割程度はboardの一括登録機能で移行できたのですが、残りの1割は細かい確認が必要だったので、各案件の担当者に依頼して一つひとつ移行を進めていきました。
ただ、このときに取引先の表記揺れや情報の過不足なども解消できたので、結果的には情報の基盤を整理する良い機会になったと思います。
boardによりフロントとバックオフィスの「業務のつなぎ目」が滑らかに
現在のboardの利用状況を教えてください。
パート・アルバイトを除く全社員にユーザーアカウントを付与して、それぞれの権限を細かく分けています。 日常的に使っているのは各案件の担当ディレクターと、クライアントとの窓口を担うメンバーですが、役員も経営判断のためにboardの内容を確認しています。
執行役員・Webディレクター 渡邉様
弊社は2021年に上場企業のグループ会社になったので、内部統制を整備する必要がありました。この対応のために、boardではユーザーごとにさまざまな権限を設定しています。たとえば、取引先を登録する際には、まず社内で申請を行います。それを受けて、総務が与信チェックを行って、役員の承認を得てからboardに登録するという流れです。
boardを導入して、見積書の運用にどのような変化がありましたか？
先ほどの話にもありましたが、以前はまず見積書のファイルを探すところから始める必要がありました。また、再見積もりが発生しているのか、案件が今どんな状況なのかといったことも、その都度担当者へ聞かなければわかりませんでした。
しかし今では、boardで見積書を一括管理しているので、誰かに聞かなくても自分で確認できるようになりました。それまでに比べて、案件の状況を格段に把握しやすくなったと思います。
boardを社内で定着させるために、どのような工夫をされたのでしょうか？
定着の鍵は、「いかに入力の工数を減らせるか」だと思っています。弊社では、Googleスプレッドシートで「見積書のひな形」を用意しているので、まずはそのファイルを元に見積書の下書きを作ります。それがboardにインポートできるフォーマットになっているので、boardで「Excelからペースト」機能を使って編集画面に貼り付ければ見積書ができます。今はもう、board上で一から作成するということはほとんどありません。
バックオフィス側では、どのような効果がありましたか？
請求業務の「完全DX」ですね。boardに営業データを入力すると、そのまま請求データになります。その数字がクラウド会計ソフトに連携されるので、総務での「再入力」がゼロになりました。紙とCSVファイルの突き合わせ作業もなくなり、請求処理全体の作業時間を3分の1に減らすことができました。
また、請求書をboardからメールで送るようにしたので、郵送コストも大幅に削減できました。以前は差し出しがぎりぎりになってしまい、郵便局の深夜窓口に自転車で駆け込むようなこともありましたが、そうしたこともなくなって、精神的にも体力的にも楽になりましたね。
月末になると、「これは急ぎだから速達で出して」というやり取りをよくしていましたが、速達もほとんどなくなりました。
発注書の回収でも、boardを活用しています。内部統制上、お客様からは発注書を必ずいただいているのですが、以前はお客様の事情で発注書の発行が遅れることも少なくありませんでした。
その点、boardはクラウドサインと連携できるので、board上で発注書を作成してクラウドサインで送付すれば、お客様は確認して同意ボタンを押すだけで済みます。業務のスケジュールを乱さずに、必要な証跡を確保できるのでとても助かっています。
経営の視点でも、以前と比べて売上を管理しやすくなりました。boardはAPIが充実していて、CSVファイルも出力できるので、分析に必要なデータを手軽に加工して使えます。
boardを導入した当初は、請求の件数はひと月に150件ほどでしたが、現在は月に250件ほどに増えています。もし当時のやり方のままだったら、この増加に対応するのは難しかったと思います。
また、boardを導入した当時は、まだ上場企業のグループに入ることは決まっていませんでしたが、boardを導入していたことで、グループ入りした後でも通用する土台を整えておくことができました。
boardはWeb制作会社の業務と親和性が高い
boardを他の会社に紹介するとしたら、どのような点をお勧めしますか？
boardの基本的なメニューに「案件管理」「顧客管理」「発注管理」がありますが、これはWeb制作会社やデジタル業界でも日常的に使う概念です。ですから、弊社と同じような業種であれば違和感なく使えると思います。
また、案件ごとの粗利や発注先への支払いなどの数字を把握しやすいのも、Web制作会社の基本的なニーズと一致しています。
システムによっては、権限や稟議の設定を細かく行う必要があって、その分運用のハードルが上がってしまうこともありますが、boardは「とりあえず、ざっくり登録しておく」ということができますよね。そういう日々の運用のハードルが低いのも良いところだと思います。
Webアクセシビリティーの役割
ところで、御社ではWebアクセシビリティーの支援サービスを提供されていますが、boardのアクセシビリティー改善にも携わっていらっしゃいますね。
普段、アクセシビリティーの支援事業はこちらからお客様にお声がけすることが多いのですが、boardに関しては運営会社のヴェルクさんの方からご相談をいただきました。boardはその時点で、すでにカラーユニバーサルデザインに対応していましたから、スピーディーに話を進めていける期待もありましたが、同時に「生半可なサポートでは済まされない」という緊張感もありました。
他の会社でも、現場の熱意ある方からご相談をいただくことがあるのですが、やはり経営層の説得が必要なケースも少なくありません。boardはそのような過程を経ずに、「どういうアクションを取るべきか」という話からスタートできたので、非常に貴重なケースだと思います。
執行役員・フロントエンドエンジニア 平尾様
実際、アクセシビリティーの改善に取り組むことでどのような効果があるのでしょうか。
アクセシビリティーの改善は、「わかりやすさ」の向上につながります。アクセシビリティーのチェックを通じて、通常なら見過ごしてしまう改善点にも気づけるので、製品やサービスの使いやすさを底上げできます。サービスが使いやすくなれば、ユーザーの期待も高まり、「もっとこうしてほしい」といった建設的なフィードバックも出やすくなります。
逆に、使いづらい状態だと、「とりあえず我慢して使って、早く終わらせよう」という消化試合のようなユーザー体験を生み出しかねません。
一人のユーザーとしてboardを見ても思うのですが、やはりアクセシビリティーの改善に早めに取り組んでおくほどサービスは良くなりますし、それがサービスの差別化にもつながってくると思います。
boardは信頼と品質を支える「縁の下の力持ち」
最後に、御社の今後の展望を教えてください。
現在、弊社では「日本一信頼されて、高品質なクリエイティブパートナーになる」という目標を掲げています。信頼や品質は、納品物のみによって決まるのではなく、取引先とのコミュニケーション全体によって決まるものだと思っています。
たとえば、見積もりを迅速に出す、請求書をきちんと発行する、パートナーと良い関係を築く。こうした一つひとつのコミュニケーションの積み重ねが、信頼や品質を高めていくと思います。
その意味で、boardは弊社の信頼を支えてくれる「縁の下の力持ち」のような存在です。今後もboardを活用しながら、事業を成長させていきたいと思っています。