事例サマリー
事例のポイント
- 以前のツールでは見積書を1つ作るために10分以上かかることもあったが、boardでは約2分にまで短縮
- freee会計との連携で経理の照合・入力作業を自動化し、上場後のJSOX監査にも対応
- 「カスタム権限」機能を活用して全社員にアカウントを付与し、組織拡大にも柔軟に対応
課題
- 従来使用していた見積書作成サービスが使えなくなり、代わりに使い始めたツールも操作が複雑だったため、見積もりの作成に多くの時間を要していた
- 契約に関わる「申込書」は担当者ごとにExcelで作成していたため、書類が属人化していた
- 見積書・申込書・請求書が異なるツールでバラバラに管理されていたため、担当者の業務負荷が増大していた
対策
- 書類作成・案件管理・freee会計連携を一元化できるツールとしてboardを選定・導入
- 見積書・申込書の作成者を2名に集約し、書類作成のオペレーションを整備
効果
- 見積書の作成時間が10分以上→約2分に短縮
- 書類のフォーマットが統一され、書類作成の属人化が解消
- freee会計とのデータ連携により、経理業務の自動化を実現。JSOX監査にも対応
- 月40時間を超えていた担当者の残業がほぼゼロに
GVA TECH株式会社新しいタブで開くは、法務案件管理・契約書レビュー・契約書管理・CLM（契約ライフサイクル管理）を一気通貫で自動化する「OLGA（オルガ）」など、多くのリーガルテック・サービスを開発・運営しています。「法とすべての活動の垣根をなくす」をミッションに掲げ、2024年12月には東京証券取引所グロース市場へ上場を果たしました。
boardを導入したのは2024年5月頃。当初は見積書を作成する目的での導入でしたが、現在は請求書を含む複数の書類管理の他、freee会計との連携機能もご利用いただいています。導入の経緯や現在の使い方について、法務オートメーション事業部 事業部長室の藤崎沙也加様と、管理部 経理グループの川瀬百合子様にお話を伺いました。
「12パターンの見積書を1時間かけて作った」日々を変えたboard
board以前、書類の作成や管理はどのような方法で行っていたのでしょうか。
見積書と請求書は、会計システムに付属している書類作成機能で作っていました。また、弊社では見積書とは別に、最終的に押印していただく「申込書」を発行しているのですが、これはExcelで作成していました。申込書は各担当者が共通のExcelを手元に保存して使うという運用だったのですが、担当者ごとに独自の文言が入ってしまったり、書き方がバラバラになってしまったりという問題がありました。当時はプロダクトが1つだけだったのでまだ何とかなっていたのですが、サービスが増えていくにつれて、過去のExcelを継ぎ接ぎしながら対応するような状態になっていきました。
boardに切り替えることになったきっかけは何でしたか？
会計システムのライセンスの関係で、それまで使用していた書類作成機能が使えなくなってしまったことです。それで急遽、営業管理システムに付属していた書類作成機能を使うことになったのですが、これが本当に大変で……。
見積もりを1つ作るのに10分以上かかることも珍しくなく、コピー機能もなかったので、たとえば「12パターン欲しい」というご依頼のときは見積書だけで1時間以上費やしてしまったこともありました。これは何とかしなければならないと考えて、あらためて別のツールを探すことにしました。
「申込書も作れる」という発見がboard一本化の決め手に
boardはどのようにして見つけられたのですか？
最初はインターネットで「見積書 クラウド」などと検索して見つけました。トライアルで使ってみて、非常に使いやすかったのでそのまま導入を決めました。
ただ、元々は見積書を作ることが目的だったのですが、boardを触っているうちに「案件の発注書」を作れることに気づきました。案件の発注書は、お客様から弊社宛に発行する書類なので、「これは申込書として使えるのではないか」と思いついたんです。調べてみたら、「発注書」という書類名を「申込書」に変更することもできたので、発注書を申込書として使うことにしました。
実はそれまでは、以前のシステムのライセンスを更新して使うという選択肢も残していたのですが、申込書はお客様に最終的に押印いただく書類ですから、そこまで管理できるなら全面的に移行しない理由がないと思い、boardを導入することに決めました。
導入後の社内への定着はスムーズでしたか？
導入にあたって、見積書と申込書の作成窓口を同僚と私の2人に集約することにしました。法律事務所向けと企業向けでフォーマットを分けつつも、依頼はすべて私たちのどちらかに集める形です。営業の社員が使い方を覚える必要がなかったので、とくに問題もなく社内に浸透しました。導入にあたって、使い方で困ったことはほとんどありませんでした。わからないことがあっても充実したヘルプページを見れば解決できましたし、同僚と使いながらお互いに機能を発見し合い、自然と使い方を習得していきました。
月40時間超の残業がゼロに。freee会計との連携でJSOX監査まで対応
boardの導入によって、業務はどのように変わりましたか？
見積書の作成にかかる時間がかなり減りました。以前は1つ作るのに10分以上かかることもありましたが、今は2分ぐらいあれば作れてしまいます。申込書もフォーマットが統一されたので、書類の属人化が解消されました。
また、見積書と申込書は発行時期が異なるので、申込書を作るまでの間に条件が変わって、営業から修正を依頼されることもあるのですが、そのときに見積書を作った方がすぐに対応できなくても、もう一人が案件を検索して、そのまま引き継げるようになりました。
もうひとつ大きな変化で言えば、私の残業時間が減りました。boardの導入前は月に40時間を超えることもありましたが、その後にプロダクト数が増え、案件数もそれに比例して拡大しているにもかかわらず、今ではほぼ残業ゼロです。boardの導入を機に、書類まわりのオペレーションを一気に整理できたのは予想外の大きな効果でした。
boardとfreee会計との連携はどのようなきっかけで始まったのでしょうか。
freee会計との連携が実現したのは、経理担当者からの提案がきっかけでした。見積書と申込書の管理をboardで始めてしばらくした頃、当時の経理担当者から「boardを使っているなら、データをboard側で入力したい」という声が上がったのです。前職でboardを使っていた経験がある担当者で、freee会計との連携機能も把握していたので、2〜3ヶ月かけて検証を重ね、連携を実現しました。
連携前は、各システムのデータをCSVに落として、freee会計と目視で突き合わせをする作業が毎月発生していました。連携後は、boardに入力すれば自動的にfreee会計へ数字が流れるようになったので、その手作業がなくなりました。見積書の効率化のために導入したboardが経理の自動化にまで結びついたので、これも予想外の効果でした。
freee会計との連携の具体的な流れについて伺えますか。
毎月、営業がHubSpotから出力したデータとboardの項目別集計データを突き合わせて確認した上で、freee会計に連携させるという運用をしています。以前はチェックと入力をどちらも手動で行っていたと聞いていますが、今はその手間がなくなっています。
上場企業としてJSOXへの対応も必要なのですが、boardとfreee会計をきちんと連携させて運用していることが、監査においても有利に働いていると感じています。boardを上場前から使っていて、自動化された仕組みがすでに整っていたことで、大きな変更を加えることなくクリアーできました。
書類テンプレートで「標準化」。カスタム権限で全社員が安心して活用
boardのお気に入りの機能を教えてください。
一番使っているのは「書類テンプレート」機能だと思います。当社には複数のプロダクトがあり、お客様の属性によっても書類の内容が変わるので、それぞれのテンプレートを細かく用意しています。法律事務所向けと企業向けで申込書のテンプレートを分けたり、利用規約の文言が変わった際には更新後の文言をテンプレートとして登録して、「このテンプレートを使ってね」と共有しています。書類テンプレートがあることで、私以外のメンバーが書類を作る場合も同じフォーマットで対応できますし、記載ミスの防止にも繋がっています。
その他だと、最近追加された「案件テンプレート」機能も活用しています。毎回手動で行っていた「定期請求に設定する」「請求間隔を毎年にする」などの定型的な設定を、案件テンプレートとして登録しておくことで即座に呼び出せるようになりました。以前は毎回手作業で行っていたので、かなり助かっています。
「カスタム権限」も欠かせません。今は全社員にアカウントを付与しているのですが、検収書しか触ってほしくないメンバーには検収書だけの権限を設定するといったことができます。「カスタム権限」があるからこそ、安心して全員にアカウントを付与できています。
私は売上分析の「項目別集計」をよく使っています。案件区分で会計科目を設定して管理していて、毎月の照合作業でその集計データをHubSpotのデータと突き合わせています。入社してすぐに使い始めましたが、直感的に操作できて特に戸惑うことはありませんでした。経理目線で欲しい機能がきちんとそろっているなと感じています。
最後に、boardの導入を検討されている方へメッセージをいただけますか？
新しいツールを導入するときは、オンボーディングにコストがかかることがネックになりがちだと思います。実際、パソコンがあまり得意でない新入社員にboardを触ってもらったのですが、「わからなかったら聞いてね」という程度の声掛けで十分に使えていました。人の入れ替わりが起こりやすいスタートアップや、オンボーディングに工数をかけたくない組織には特にお勧めできると思います。
経理の目線では、freee会計と連携できることが最大のお勧めポイントです。boardで書類を作成してfreee会計に流せるようになれば、二重入力の手間がなくなり、その分ミスのリスクも減ります。操作に対するストレスもまったくないので、ぜひ一度試してみてください。