事例のポイント
- 見積もり作成から請求・入金確認まで一元的に管理
- 見積書と請求書を正確に管理することで現場の混乱を解消
- 現場感覚に即した入力画面で入力時のストレス減
課題
- 入力者によって社名もバラバラ。案件管理で混乱が生じていた
- 入金された金額と請求書の金額にズレが発生
- 受注の動きや請求の予定を正確に把握できない
対策
- 変更履歴がわかりやすいシステムの導入
- 社内における入力ルールの徹底
効果
- 請求書の特定作業に要する時間を大幅に削減
- 見積書、請求書を紐付けて管理することが可能に
- 経理担当者の精神的負担が軽減
株式会社JBN新しいタブで開くは、国内でもいち早くHubSpotの可能性に着目し、HubSpotの導入・活用に特化した支援を提供しています。HubSpotの上位パートナーである「プラチナパートナー」として、クライアントのCRM導入を軸に、マーケティング、SFA、サービス提供などの領域でさまざまなDXを成功へ導いています。
2020年にboardを導入以来、2025年時点で約5年間ご利用いただいています。boardを導入した背景や現在の使い方について、総務・経理ユニットの木村美保様にお話を伺いました。
ヒューマンエラーをシステムで防止するためにboardを導入
board導入前、御社ではどのような点に課題を感じていらっしゃったのですか？
boardは2020年8月から活用しています。導入前は見積書を作成できる無料ソフトを使っていたのですが、今振り返ってみて、当時きちんと管理できていたかというと心許ないというのが正直なところです。
たとえば、クライアントの社名を名寄せしていなかったので、検索すると同じ会社なのに違った表記の社名がズラッと出てきてしまっていました。ある社員は社名にスペースを入れているけど、ある社員は入れていないとか、略称と正式名称が混在しているとか、混乱した状況でした。
また、受注後、見積書を元に請求書を作成するわけですが、同じ内容で微妙に金額の違う見積書が複数存在していて、どの見積書が確定版なのか担当者に聞かないとわからないといったトラブルも起こっていました。
他にも、当時は販売管理と会計でツールが分断していたので、必要な情報を人力でコピー＆ペーストしなければなりませんでした。当然、その際にもミスが起こります。
ですから、見積書や請求書を適切に管理したいということはもちろんなのですが、そういった手作業によるヒューマンエラーを減らしたいという思いがあったと思います。
そんな中、コロナ禍が起こって自宅勤務となったのですが、出社せずにどうやって請求書を送れば良いのか、どうやって担当者とコミュニケーションを取っていくかといった課題が新たに生まれました。加えて、電子帳簿保存法への対応も迫られていました。
このような問題を解決するために、見積書作成ソフトや会計ソフトなど、バックヤードの体制を一新しようということになりました。
体制の変更はどなたが主導されたのですか？
役員です。私自身は日々の業務に追われていたので、ツールを変えるといったことはあまり考えていなかったのですが、ある役員が「いっそのこと、この辺りの仕組みを全部変えよう」と動いてくれて、私も「あ、変えるんだ」と。「じゃあ、良い方に変わればいいな」と思ったことを覚えています。
おそらく、その役員もそれまでのシステムでは受注の動きや請求予定を把握しづらいという思いがあったんだと思います。
弊社の仕事柄、HubSpotと連携できるサービスの情報が集まりやすいですので、「boardというサービスがHubSpotと連携できるらしいよ」ということで、boardが候補に挙がりました。
boardを導入する決め手となったポイントはどこですか？
じつは当初の予定では、まず会計ソフトを刷新して、見積書や請求書も会計ソフトが提供している機能を使って作成する方向で考えていました。
そこで、いくつか候補に挙がった会計ソフトを検討したのですが、いずれも会計ソフト内の機能で弊社が求めていた「案件管理」を実現するのは難しいことがわかりました。
それで、これは困ったと悩んでいた頃にboardの存在を知りまして、boardなら会計ソフトとも連携ができて、弊社が求めていた「案件管理」も行えると。それなら尚のことboardが良いんじゃないかという話になりました。
具体的にどの部分に惹かれましたか？
ひとつは「ブランチ機能」（「書類のバージョン管理機能」）です。見積書を作成する際、複数のパターンで作ることがありますが、boardの導入前はそれらが別々の案件であるかのように管理されていました。boardの「ブランチ機能」を使えば、複数パターンの見積書を1つの案件の中で作成できるので、これは便利だと思いました。
また、弊社では見積書を作ってから請求書が発行されるまでに長期間を要することが珍しくないのですが、以前はそのせいで、どの請求書がどの見積書に紐付いているのかわからなくなってしまうことがよくありました。
でもboardは見積書も請求書も同じ案件に紐付いているので、そんなふうに書類が迷子になることもなく、請求書の元になった見積書はこれだとすぐにたどり着けるのが魅力でした。機能・UIともにシンプルで見やすいのは大きかったですね。
充実したFAQと自作マニュアルでスムーズに社内に浸透
導入後のファーストインプレッションはいかがでしたか？
案件一覧も請求一覧も、作成された案件が今どのようなステータスなのか、とてもわかりやすいのがboardだなと実感しています。情報を入力するにしても、どこに何を入力すればいいのか、初めて使う人でもスムーズに使えるように設計されているなと感じます。
案件の登録画面も、上から順番に情報を登録していけば正しい見積書が作れるようになっていますよね。必須項目に漏れがあるとアラートが出て、「受注済」のステータスにできないなど、誰でもとくに意識しなくても正しく情報を入力できるなと感じています。
導入した際、苦労した点や大変だった点はありましたか？
社内の入力ルールを統一しました。いくらboardが素晴らしいツールでも、使う側がいい加減な入力をしていたら、不確かなデータの集合体になってしまいます。
入力時の注意点やチェックするポイントを策定し、現在でもアップデートしています。この点は大変ですが、重要だと思っています。
導入初期、入力ルールやマニュアルを社内に周知するのにどれくらいの時間がかかりましたか？
弊社は10月から新しい期が始まるのですが、2020年8月にboardを導入して、新しい期の始まる10月からは新しいルールで進めていこうと決めました。10月からは新ルールで運用していましたので、準備期間はおよそ2ヶ月です。
短期間で社内に浸透させることができたのは、boardのFAQが充実していたのも大きかったと思います。何かわからないことがあっても、FAQを見ればほとんど解決できました。それでもわからない場合はサポートに問い合わせましたが、それも1〜2回ほどです。
導入後、社員の皆さんの反応はいかがでしたか？
「木村さんを探偵業から解放できて良かった」と言われました（笑）。board以前は、「入金されたけど、どの請求書に対する入金なのかわからない」とか、「おそらくこれだと思うけど、金額が20円合わない」といったトラブルが起こっていました。
多くの場合、情報が少ない上に担当者も昔のことなど忘れていますので、いつも小さな手掛かりから推理して、「正しいのはこの請求書ではないか」と特定していく必要がありました。
boardを導入してからはそのようなトラブルがなくなったので、「探偵業から解放できた」と言っているんですね。今となっては当たり前の話ですが、同じ案件の書類なら同じ案件Noが引き継がれているので、それがあるだけでもすごく大きな違いです。
他には、「管理ソフトに正しい情報を入力することで無駄な特定作業が省かれて、社内のパフォーマンスも上がる」といった声もありました。
私個人としても、今はboardのメール経由で請求書を発行しているのですが、月末に郵送で送っていたときと比べて格段に作業時間が減りましたし、心に余裕を持って作業に臨めるようになりました。
「送信予約機能」もあるので、パソコンにずっとしがみついていなくていいという点でも精神的な負担が軽減されています。
現在、活用されている中でよく使う機能やお気に入りの機能はありますか？
今でもたまに探偵のような作業が発生します。でも、boardは何がどこで変わったのかをすぐに見つけられる点が本当に便利です。
困ったときに見るのは、書類の変更履歴ですね。ここを見れば、いつ誰が何を変えたのかがわかるので、「ほら、ここで変わっていますよ」という証拠とともに担当者に伝えてあげられます。
弊社の事業の特性でもあるのですが、提案時に見積もりを作った人と受注後に案件の担当になったディレクターが違うことが少なくありません。そのような場合でも、変更履歴を見れば誰が操作したかわかるので便利です。
他にも、未入金の状態が続いたときに、メール送信履歴にいつ請求書を送ったのか、書類がダウンロード済みなのかといった情報が残っていますので、アクションを起こしやすいですよね。郵送の頃は、書類がちゃんと届いているのかわかりませんでしたが、boardならメール送信履歴でわかります。
この情報があれば、「迷惑メールに入ってしまっているのかもしれませんが……」などとお伝えできるので、これもありがたい機能だと思っています。
最後に、まだboardを使ったことがない方に向けて、boardのお勧めポイントを教えてください
自分の身内や親しい友達には「boardっていいよ」「boardにしなよ」と事あるごとに話しています。
先ほどお話したことと重複してしまうのですが、操作についてはまったく心配がいらないくらい自然に使えて、とにかく便利です。感動するレベルの便利な仕様になっているので、みんな使えばいいのにと思います。
費用もこちらが申し訳なく思ってしまうような、この値段で本当にいいの？ と心配になるぐらいの安価で使わせていただいています。価格設定も長く使いたいと思えるポイントのひとつだと思います。