事例のポイント
- 毎月数十件の請求書の郵送業務をすべてオンラインで完結
- 書類作成だけでなく、案件に関わる書類や情報を一元管理して、事業部内で情報共有
- 売上情報をboardに集約することで、事業の全体像を可視化
課題
- 毎月の請求処理、とくに郵送対応に時間がかかっていた
- 事業部の売上情報を一部のスタッフしか知らず、社内共有ができていなかった
対策
- 請求書作成・発行ツールではなく、案件ごとに請求管理・売上管理をできるシステムの導入
効果
- 業務プロセスをほとんど変えることなく、請求業務の脱Excel化を実現
- 丸一日かかっていた請求処理が30分で完了
- 請求書の郵送もメール送付もboardで完結
株式会社ソシオコーポレーションは、文房具やクラシックバレエ用品の企画・販売をネットで行うEC事業と、ロケットニュース24・Pouch・SoraNews24などのメディア事業を展開している会社です。
2016年にメディア事業部でboardを導入していただき、現在まで9年間ご利用いただいています。board導入の背景や現在の使い方について、代表取締役の上田義人様、メディア事業部マネージャーの瓦野晋治様にお話を伺いました。
受託案件の管理と請求業務の効率化を1つのシステムで行えることが決め手に
boardを導入した背景を教えてください
boardを導入するまで（2016年頃）は、Excelで請求書を作成して、印刷したものを郵送していました。しかしこれは郵送の手間が大きい上に、請求書の修正が発生した場合にもかなり時間を取られるので、負担を感じていました。あとは請求書を送付した後に、税理士に情報を共有する作業があるのですが、これも同様の負担を感じていました。
当社のメディア事業では、広告代理店様やスポンサー企業様から記事広告やタイアップ広告をご依頼いただくことが多いのですが、どのお客様からご依頼が多いのか、どの広告商品が売れているのか、そういった情報がなかなか他のメンバーに伝わらないという問題がありました。
そこで、請求業務の手間を減らして、案件に関する情報も一元管理して、事業部内で売上の情報を共有できるようにしようと考えて、何か良いサービスがないか調べてほしいと瓦野に頼んだんです。
boardをどのように知りましたか？
上田から相談を受けて、まずは請求書を作成・発行できるツールをいくつか試用しました。実際に試してみると、当社に必要なのは書類を発行するツールではなく、案件ごとに見積もりから請求まで管理できるシステムではないかと思えてきました。
それでいろいろ探していく中で、boardにたどり着きました。
boardを導入する決め手になったのはどのような点でしたか？
他の請求書作成ツールと違って、boardはまず案件を登録して、その案件に紐付く見積書や請求書を作成・管理をするという仕組みになっていますね。この考え方は当社の理想にフィットしていました。他のツールでも、見積書や請求書を個別に作ることはできるのですが、私たちはこれを一気通貫に作成して、1つの案件として管理したかったのです。
また、boardはUIがシンプルでわかりやすく、上田や営業メンバーにも無理なく使ってもらえると感じました。この点も導入を決めた大きな理由の1つです。
boardの導入時に苦労した点はありましたか？
今回は過去の案件をすべて移行するのはやめて、売上の前年比を見るために直近1期分のデータのみをboardに移行したのですが、仕組みが理解しやすかったので、とくに困ったことはありませんでした。
瓦野が最初のセットアップをしてくれて、私と営業に向けて使い方のレクチャーもしてくれたので、導入で苦労したことはありませんでした。
営業のメンバーも使い方で迷うことはとくになかったようです。念のために、1ヶ月ぐらいboardと従来のExcelを併用しましたが、問題はなかったのですぐにboardに切り替えられました。
月末の請求処理がたった30分で完了。事業部の売上情報もリアルタイムで見える化
boardの導入によって課題は解決しましたか？
はい、期待していた以上に請求業務が楽になりました。請求書の郵送手配がboardのみで完結して、メール送付もboardから一斉送信できるので、これまで月末の請求処理に丸一日かかっていたのが20〜30分ぐらいで完了しています。
税理士にもboardのユーザーアカウントを発行して、boardから請求情報を直接入手してもらっているので、以前のような情報共有にかかる手間もなくなりました。
時々、顧客から請求書の書式についてイレギュラーな指示が入ることもありますが、大抵はboardで設定すれば対応できるので、いつも助かっています。
案件の情報をboardに一元化したことで、当初実現したいと考えていた「顧客別・広告サービス別の売上のリアルタイムな可視化」が可能になり、社内の情報共有が大きく進みました。
また、Googleのネットワーク広告など請求書を発行しないタイプの広告収入についても、売上を一元管理するためにboardに登録しています。これによって、それまで一部のメンバーしか把握していなかったネットワーク広告の売上もboardを通じて他のメンバーが把握できるようになりました。
売上の状況が共有できないと何が問題なのかというと、社内で意見やアイデアを求めても、「現状がわからないので何とも言えない」ということになってしまうんですね。あるいは、自分が関わっていないところでどんな案件が走っているかわからないとか。このような状況が改善されたのは良かったと思います。
boardのお気に入りの機能があれば教えてください
「請求書を紙で送ってほしい」という顧客はまだ一定数います。boardは請求書のPDFをメールで送るのと同じような感覚で郵送手配ができるので、シンプルに便利です。
また、顧客には定期的に広告レポートを提出しているのですが、レポートのファイルをboardの案件に紐付けておけるのが良いですね。たまにレポートの再提出を求められたりしても、以前ならファイルを探し回っていたところですが、今はboardの案件を見にいけばそこにファイルがあるので、すぐに対応できます。
顧客に請求書を送る際、郵送やメール添付、URLダウンロードなどを選べるのも嬉しいですね。あとは請求書受取サービスを使っている顧客から、「請求書はPDFをメールに添付してほしい」と言われることもありますが、これもboardなら問題なく対応できます。さっきのイレギュラーな書式もそうですが、多様な方式を用意してくれるスタンスがありがたいです。
あと、boardの「開発ロードマップ」をたまに見ています。サポートに送った要望がロードマップに載ると嬉しいですし、何より将来の開発計画が公開されているということは、boardというサービスが今後も継続していく証左でもあるので、ユーザーとして安心して使い続けられます。
boardのお勧めポイントを教えてください
「これがお勧め」が多すぎて、何に絞って話せばいいか困りますね。
以前の請求業務の大変さがほとんどすべて解消しているのに、月額数千円で収まっているので驚きます。以前の延長線上で使えて、現状の可視化もできて、税理士との共有、郵送もできて全部入りですね。気軽に使える金額で、業務が楽になるのでお勧めします。
昨今のDXは、「業務をツールに合わせましょう、従来の管理方法は変えましょう」という文脈で語られることも多いのですが、業務プロセスを変えるのは大変な作業です。boardは、業務プロセスをほとんど変える必要がないまま当社にフィットしました。
当社のように、お客様からご依頼を受けてサービスを提供する業態の場合は、boardが合う会社は多いと思います。