デザイン性の高い見積書・請求書で自社のブランディング向上！ 創業間もない企業のboard活用法

2024年に創業した株式会社ソニックドライブ新しいタブで開くは、整備工場の課題解決から設備導入までをワンストップで支援する企業です。長年輸入車業界に携わった経験から、現在は輸入車整備のフィールドに注力しています。

従来、この業界では中間卸売業者の影響が強く、整備工場に正しい情報が届きにくい構造がありました。同社はこの「情報の隙間」を埋めるべく、Webサイトで詳細な商品・サービス情報を公開し、工場が自ら最適な選択をできる環境を整えています。とくに輸入車の分野では専門的な情報が不足しがちなため、同社は機器やノウハウの橋渡し役として、ユーザーと整備現場の双方に価値を提供しています。

2024年にboardを導入以来、現在まで約2年間お使いいただいています。boardを選定した背景から現在の活用法まで、同社で導入を主導されたご担当者様にお話を伺いました。

boardの機能・サポート両面の「速いレスポンス」が正式導入を後押し

御社ではboardをいつ導入したのですか？

2024年の創業時からです。起業準備を進めている時点で、見積書や請求書まわりの仕組みも整えておきたいと考えていました。バックオフィスのインフラを、ビジネスが軌道に乗ってから変えるのは大変なので、創業時点で使いやすいシステムを導入しておきたいと考えました。

起業する前にはどのようなシステムを使っていたのですか？

MicrosoftのAccessで顧客管理ソフトを自分で作って運用していました。ただ、専門家ではない自分が複雑な仕組みを作ることは難しかったので、必要最低限の機能を組んで使っていました。

Accessを使っていた時期に抱えていた問題にはどのようなものがありましたか？

当社は整備工場が主なクライアントなので、整備工場まで出向いて商談を行うことが頻繁にあります。ですから、社外でも作業をしたいのですが、この点に課題がありました。

Accessもクラウドサーバーにデータをアップロードして、遠隔から操作するということはできるのですが、そのためには複雑なシステムを組む必要がありました。さらにファイルを操作できる人数にも制限があり、不便だなと感じていました。

boardを見つけて触ってみたときに、これなら問題を解消できると感じました。加えて、リーズナブルな価格で利用できるので導入を決めました。

どのような経緯でboardを見つけたのですか？

良いサービスがないか、インターネットで探していました。さまざまな類似サービスを試す中でboardを見つけて、無料のお試し期間があったので使ってみました。

外部からアクセスできるメリットはもちろんなのですが、使っていて反応がとても速いことに大きなインパクトを受けました。クラウドサービスの場合、操作の反応が遅いとストレスが溜まりますよね。boardではそういったストレスがなかったので驚きました。クラウドなのに、こんなに速いのかと。

導入の際、苦労した点などはありましたか？

最初の設定には多少手間どりましたが、初めて使うサービスでは誰でも戸惑うような部分なので、これは想定の範囲内でした。むしろ、わからないことについてサポートに問い合わせると、こちらも速いレスポンスで、しかも正確な回答が返ってきたので、これも導入を後押ししてくれました。

boardを操作する際のレスポンスの速さ、困ったときのサポートの対応の速さ、どちらも導入の決め手になりました。

顧客に「信頼できる」と思わせる見積書・請求書とは？

Accessを使っていた時期と比較して、業務が改善されたと実感できるのはどのような点ですか？

視認性の高さは段違いですよね。顧客情報など、必要な情報を一覧で見られるのはとても便利です。顧客単位でのデータなど、求めている情報が簡単に表示できますし、月単位で閲覧することもできます。営業の進捗状況や売上について、腰を据えて分析したければCSVでエクスポートして、手元でじっくり考えることもできます。

開発段階で人間工学的な思想を取り入れているのかもしれないのですが、見積書や請求書のデザインが関西で言うところの「シュッとしている（洗練されている）」感じなんですよ。

先ほどお話ししたとおり、当社ではboardを創業と同時に導入しています。創業間もない企業だからこそ、お客様に良い印象を与えたいという思いがありました。洗練されたデザインの見積書や請求書を出せるかどうかで、お客様に与える印象も変わると思います。

また、boardから見積書や請求書を出力する際、パスワードも一緒に生成してお客様に送れますよね。ただPDFを送るだけではなく、パスワードと合わせて送付することで「この会社はセキュリティーについての考え方もしっかりしている」と感じてもらえると思うんです。

こういった印象は数値で測れるものではありませんが、一社一社、一件一件着実に積み重なって信頼に繋がっていくと思っています。そのようなことも考えながら、boardを活用しています。

見積書や請求書の体裁によって、企業の印象も変わりますね。

とくに新規のお客様に与える印象は変わると思います。もちろんExcelで作った見積書でも、お客様が不安や不満を感じることはないと思います。でも、洗練されたデザインの、自社のブランディングどおりの帳票をお送りできれば、より良い印象を与えることができます。

私はboardを一種のブランディングツールとしても活用していると言えるかもしれません。

Excelで作った見積書でもマイナスの印象を与えることはありませんが、かといってプラスの印象を与えるわけでもありませんね。

そう思います。ですから、boardを使い始めた頃から、見え方に関する部分は入念に確認しました。

たとえば、導入の初期にどんな設定があるのか詳しく調べていたら、見積書や請求書に会社のロゴを入れられることがわかりました。じつは起業した当初は、当社のロゴを作る気はありませんでした。でも、boardで帳票にロゴを入れられるとわかったので、すぐに作ることを決めました。

現在使っている御社の企業ロゴは、boardを使うことにしてから制作を決めたのですね？

トライアルで使っているときに、一つひとつ機能や設定を見ていて「見積書にロゴを入れられるぞ」と気付いたんです。当然、ロゴが入っていた方が見栄えも良くなりますし、ロゴがあればホームページにも名刺にも入れられます。それなら、すぐに作ろうということになりました。

創業間もない企業にロゴなんかいらないと言う方もいらっしゃるかもしれませんが、私は作って良かったと思っています。

細かい項目設定が正しい経営数値の把握につながる

見積書や請求書の作成だけではなく、経営数値の分析やブランディングにも活用されていますね。とくに気に入っている機能はありますか？

いろいろあるのですが、帳票作成のための機能が細かい部分まで行き届いているところが気に入っています。

たとえば、当社ではお客様から月会費をいただいています。当月で締めて、翌月末に銀行からの引き落としでお支払いいただいているのですが、その際の引き落とし手数料も頂戴しています。経営指標を正しく把握するためには、会費がいくら、レンタル費がいくら、部品代がいくらと、項目ごとに正確に見ておく必要があるのですが、この引き落とし手数料のように、見落としがちな項目も細かく設定することができます。

使いはじめた頃は、ここまで設定できるとは思っていませんでした。導入後に調べている内にできることに気が付いて、過去のデータもすべて修正しました。

1件あたりはわずかでも、塵も積もれば山となりますからね。

経営の健全化のためにも必要だと考えました。手間でも設定しておけば、以後は正しいデータをずっと蓄積できます。

会計ソフトには同じような発想で設計されているサービスがあると思うのですが、見積書・請求書作成サービスでここまで細かく区分できるというのは聞いたことがありません。

ちなみに、その手数料は売上の集計から除外することもできます。「集計から除外」というチェックボックスにチェックを入れれば売上集計から外せます。かゆいところに手が届く設計だと思います。

最後に、boardの導入を検討されている読者の方に、boardのお勧めポイントをお願いします。

これから起業しようという人や創業間もない企業の方に迷わずお勧めします。

現在の会社を創業する前に、勤務先ですでに使われているバックヤードのシステムを入れ替えたことがありましたが、とても大変なんです（笑）。合うか合わないかの相性はあるかもしれませんが、無料のお試し期間がありますので、まずは触ってみて、自社にフィットするか試してみると良いと思います。インストール型のサービスではないので、登録すればブラウザー経由で簡単に試せます。

事業が大きくなって、身動きが取りにくくなる前に、導入することをお勧めします。