事例サマリー
事例のポイント
- 「捺印申請」機能で印刷・押印・PDF化・メール承認という多重の手間を解消
- 見積書・請求書に加え、検収書や領収書もboardで発行
- 会計ソフトや外部ストレージサービスへの連携も取り入れ、さらなる効率化へ
課題
- Excelのテンプレートで見積書・請求書を作成し、印刷・押印・PDF化・メール承認という多重の手間が発生していた
- 代表が出張で不在がちなため、承認フローが滞ることがあった
対策
- 見積書・請求書の作成から「捺印申請」による承認までを一元化できるツールとしてboardを導入
- 1ヶ月の無料トライアルで操作を確認し、経理担当が主導して全社の書類管理フローを整備
効果
- 書類まわりの業務・心理的負荷を体感で80%削減
- 印刷・押印・スキャン・メール承認の工程がなくなり、代表の承認もboard上の操作で完結
- 軽減税率や内税・外税の処理を直感的に行えるようになり、Excelで発生していた煩雑な調整が不要に
そらいいな株式会社新しいタブで開くは、米国Zipline社製の固定翼ドローンを使い、長崎県五島列島で物流配送サービスを手がける企業です。豊田通商株式会社の100%子会社として2021年に設立され、医薬品の卸会社から預かった医療用医薬品を、離島の薬局や医療機関へ届けています。Zipline社のドローンは、アフリカでワクチンや血液製剤の運搬を担っていた実績があります。そらいいなはその技術を生かし、定期船だけでは届けきれない急な医薬品の需要に空から応えてきました。「毎日の暮らしをちょっとだけ便利に」をヴィジョンに掲げ、離島やへき地の医療アクセスを支える事業を展開しています。
boardを本格導入したのは2026年1月。当初は見積書や請求書まわりの手間を解消することが目的でしたが、現在は会計ソフトなどの外部サービスとの連携も視野に入れてご活用いただいています。boardを導入した経緯や現在の使い方について、経理を担当する浦田様にお話を伺いました。
「印刷して、押印して、スキャンして」〜Excelの請求書に追われた日々
まず、そらいいな様の事業について教えてください。
米国Zipline社のドローンを使って、長崎県の五島列島で物流配送を行っています。メインは医療用医薬品の配送で、医薬品の卸会社からお預かりした薬を、各薬局にお届けしています。離島では、急に薬が必要になっても定期船を待つしかないことがあるので、ドローンで必要なときにすぐ届けられるようにしています。
地域の医療を支える事業ですね。そうした事業を支える業務として、boardの導入前は、見積書や請求書をどのように作成していたのでしょうか。
以前は、あらかじめExcelで作成しておいたテンプレートを使って書類を発行していました。ただ、一度紙に印刷してから社印を押して、それをまたPDFに変換するという形だったので、かなりの手間がかかっていました。
とくに弊社の代表は出張が多く、不在になりがちでしたので、担当者が社印を押した後に書類を一度PDFにして、メールで承認をもらうという流れになっていたんです。
Excelで管理していると、書式がバラバラになったり、発行済みのファイルが担当者の手元にしか残らないといったことも起こりがちだと思うのですが、いかがでしたか？
テンプレート自体は共通のクラウドストレージに入れていたので、フォーマットが不統一になるということはありませんでした。ただ、発行済みのExcelが共有されず、担当者の手元にしか残っていないということはありましたね。
連携先から届く請求書で知った「捺印申請」という解決策
boardに切り替えたきっかけを教えてください。
実は、Excelに不満があってboardに切り替えたわけではないんです。弊社は日用品や食品の配送も行っていて、その受発注に利用していたサービスの担当者から、「boardというサービスがあって、これを使うと受発注を請求書の発行と紐付けられますよ」と教えてもらったのがきっかけです。調べてみたら、これはいろいろなことに使えそうだと感じて、本格的に検討を始めました。
実際にboardを見たとき、どのあたりで「これは使えそうだ」と感じたのでしょうか。
もともと、その連携先から届く請求書がboardで作られていて、社印が押された状態でURLで送られてきていたんです。「こういうことが自社でもできたらいいな」と思っていました。
実際にサービスを見てみると、請求書の作成機能も充実していましたが、それとは別に「捺印申請」の機能がありました。申請から承認までの流れも整っていて、「これはいい」と思いましたね。以前は承認の部分で処理が滞ってしまうことが多く、経理担当として課題を感じていたので。
当時の課題だった承認フローを、「捺印申請」で解決できそうだと感じられたのですね。
サービス紹介の説明に「小規模企業をメインに設計しており」とあったのも、弊社にぴったりだと感じました。
そこから導入までは、浦田様が主導されたのでしょうか。
はい。1ヶ月の無料期間があったので、試用期間のような形でいろいろと触ってみました。「これならいける」と思い、代表に提案しました。料金も全く割高ではなかったので、申請もスムーズに通りました。
体感の手間は「100」が「20」に。業務と心理の負荷が8割軽くなった
1ヶ月試してみて、使い勝手はいかがでしたか。
触りながら覚えていくことができました。懸案だった「捺印申請」の設定も簡単にできましたし、画面のUIもわかりやすく整っているので、誰でもすぐに使えるようになるだろうと思いました。途中からパート社員にも入ってもらい、いろいろな作業を任せていますが、覚えにくいところもなかったようで、ほとんど質問をされることもありませんでした。
導入のときに、何か苦労したことはありましたか。
社印の画像データですね。当時は社印をデータにしたものがなかったので、実際に社印を押したものを画像にして、アップロードする作業で少し手こずりました。逆に言うと、苦労したのはそれくらいで、あとはすんなり導入できました。わからないことはサポートに聞けば回答してもらえますし、最初の頃はチュートリアル動画にも助けられた記憶があります。
実際に使ってみて、便利だと感じる点はどこでしたか。
Excelのテンプレートだと、項目を一つ増やしたり少しずらしたりするだけで、その変更に連動して社名や他の部分までずれてしまうことがありました。一箇所直すたびに、全体のレイアウトが崩れていないかを確認しなければならず、地味に神経を使う作業だったんです。boardではそうした心配がなくなったので、安心感が大きいですね。
金額も消費税の8%と10%を明細ごとに設定できますし、内税・外税もチェック式で選択できるので、計算し直す必要がありません。お客様によって税率が変わっても、安心して作成できます。
Excelの頃の手間を「100」とすると、boardを導入してからは体感でどれぐらい楽になりましたか。
以前は、Excelで見積書を作って、プリンターで印刷して、社印を押して、代表に確認してもらうためにスキャンしてPDFにして、メールで送って了承をもらうという業務フローでした。boardを導入して、これらの作業が一気に簡略化されました。
また、請求書のテンプレートは以前もあったのですが、検収書や領収書はテンプレートがなかったので、必要になるたびに作っていました。それも今は、boardで簡単に作れます。board導入前の負担が「100」だとしたら、今は「20」くらいだと思います。
およそ5分の1ですね。業務の負荷だけでなく、心理的な負荷も含めて、軽くなったということでしょうか。
印刷も不要で、押印もスキャンも不要になりました。こういう実際に手を動かす作業が減っているので、とても助かっています。代表も、これまでは毎回メールを開いてPDFファイルを確認して、メールで「OK」と返信していたのですが、board上で直接承認できるようになりました。心理的な負荷を合わせて、8割くらいは軽くなった感覚ですね。
今後、さらに活用していきたい機能はありますか。
弊社では、会計ソフトとしてTKCのFX2クラウドを使用しているのですが、そのFX2クラウドとの連携も最近始めたところです。当初はCSVで取り込む方法を考えていたのですが、税理士に相談したところ、boardならAPIで連携できるとわかりました。boardに入力した請求や発注のデータがそのまま会計側に計上されるようになれば、現在は外部に委託している仕訳作業も社内で行えるようになります。
また、発行した書類を外部ストレージ連携機能で、クラウドストレージに保存することも検討しています。導入したときの期待以上に業務が改善されていて、しかもまだ余力を残していると感じています。
親会社との連携も視野に入っているそうですね。
はい。親会社で弊社を管轄している部署の担当者にもアカウントを作ってもらい、一緒に経営状況を管理できるようにすることを検討しています。そうなると、boardのユーザー数を増やす必要が出てくるので、近々、上位プランへの変更も考えています。
最後に、boardの導入を検討されている方へメッセージをいただけますか。
迷われている方は、おそらく請求書を発行するような経理業務だけでなく、さまざまな業務を並行して行っている方が多いと思います。社内の人数が少ないと、見積書や請求書などの書類管理や、承認フローが積もり積もって大きな業務負荷になりがちです。boardを導入すれば、それらの作業が簡略化されるはずです。
バックオフィスの業務は、それ自体がお金を生むわけではありません。ですが、コストや時間を削減できれば、その分の生産性を高付加価値の業務に回せます。社内の人数が少ない会社はもちろん、お一人で事業をされている方にも、自信を持ってお勧めしたいですね。まずは一度、無料のトライアルから始めて、その効果を実感してみてほしいです。