事例サマリー
事例のポイント
- 生成AIで、非エンジニアの担当者が納期管理や請求チェックなどの業務アプリを自作してboard APIと連携
- 案件ベースの管理と発注の紐付けにより、受注生産に合わなかった以前のソフトの課題を解消
- boardが見積書・請求書管理の枠を超え、売上分析や納期管理まで担う社内のデータベースに
課題
- 以前は紙の台帳と各自のExcelで見積書・請求書を管理。最新の金額や過去のデータが見つからないことがあった
- その後に導入した受発注管理ソフトは在庫管理を前提としたシステムだったため、受注生産・メンテナンス主体の自社の事業に合っていなかった
- 請求書発行の業務が属人化していた
対策
- 案件ベースで見積書・請求書の作成から発注管理までを一元化できるツールとしてboardを導入
- 複数のソフトを試用し、料金とUIのわかりやすさで比較して選定
- 自社に合わせた運用ルールを整え、全社に展開
効果
- 月末に丸一日かけて対応していた請求業務が半日以内に短縮
- 請求書・納品書を誰でも発行できるようになり、属人化を解消
- 案件の管理がスムーズになり、見積書の作成にかかる時間も短縮
- FAXで届く注文書の入力を自動化し、10分以上かかることもあった作業が数分に
東亜精工株式会社新しいタブで開くは、福岡県直方市で石油化学プラント向けの工業用製品を手がけるエンジニアリング企業 です。プラスチック製品の原料となる樹脂ペレットの製造で使用する主力製品「ストランドカッター」をはじめ、独自素材を用いた刃物の製造、樹脂を押し出す金型（ダイノズル）のメンテナンス、表面処理、3Dスキャンを用いたリバースエンジニアリングまでを手がけています。1982年の創業以来、「エンジニアリングの町医者」を掲げ、「思いやり つながり 技みがき」を理念に、小回りの利いた提案で顧客の生産ラインを支えてきました。
boardを導入したのは2024年8月。当初は見積書・請求書まわりの効率化が目的でしたが、現在はboard APIを使って業務アプリを内製するなど、基幹業務を支えるデータベースとしてご活用いただいています。導入の経緯から現在の使い方まで、主任の山下等様にお話を伺いました。
紙の台帳と各自のExcelで管理。どれが最新の見積書かわからなかった
御社の事業内容を教えてください。
主に化学プラント向けに、樹脂製の原料を製造するための刃物や押し出し用の金型などの製造とメンテナンスを手がけています。プラスチック製品の原料で、「ペレット」という米粒ほどの大きさの樹脂があるのですが、これを作る工程で使う刃物や金型が中心です。半導体向けなどの一部の例外はありますが、化学プラント向けの樹脂製造の部品製作とメンテナンスが主な仕事です。
boardを導入する前は、見積書や請求書をどのように作成していたのでしょうか？
board導入の直前まで、2年ほど別の受発注管理ソフトを使っていました。ただ、そのソフトはどちらかというと小売り業向けに設計されていたようで、受注生産やメンテナンスが中心の当社には合わないと感じていました。当社では基本的に案件が入った順にこなしていくので、在庫を持つ前提のシステムだとどうしてもかみ合わないんです。
その受発注管理ソフトを導入する前は、どのように管理していたのですか？
それ以前は、もっと大変な状況でした。案件の管理は、全部紙の台帳だったんです。見積書はExcelのフォーマットこそ作っていましたが、各自が自分のPCにデータを保存したまま。印刷し忘れて、台帳に入っていないというミスも起こっていました。探している案件の見積書がどこにあるのかわからず、結局見つからなかったということもありました。
その後に導入した受発注管理ソフトはあまり合わなかったというお話ですが、それでも2年間は使用されていたのですね。
IT導入補助金を活用して入れたソフトだったので、少なくとも2年は使い続ける必要がありました。途中で止めると補助金を返さなければならないので、使いづらさを感じながらも利用していました。
その2年間が過ぎて、どうやってboardを探したのですか？
Googleで検索しました。「見積書 クラウド」といったキーワードで調べて、boardにたどり着きました。他にも2つほど候補があったので、試用して使い心地を比べてみることにしました。
ソフト選びで譲れなかった点と、3社の中からboardに決めた理由を教えてください。
ひとつは料金ですね。受発注管理ソフトは、どうしてもそれなりの料金になります。当社は少人数の企業ですから、ソフトウェアに多額の予算をかけることには抵抗がありました。料金の負担が少ないことは、大きな理由でした。
ユーザーインターフェイスのわかりやすさも決め手になりました。以前のソフトはどこを押せばいいのか迷うことが多く、PCが苦手な人には操作が難しかったんです。その点、boardはやりたいことをするためにどこを押せばいいのかという動線が非常にわかりやすく作られていました。他の2社は、開いた瞬間にとっつきにくさが感じられて、料金もboardの倍近くしました。使いにくいものを社内に展開するのは、それだけで大変です。
案件の管理という面でも、boardは合っていたのでしょうか？
それも大きかったですね。当社は商品を作るときに、協力会社に加工をお願いすることがあるのですが、以前のソフトでは案件と発注を結び付けられませんでした。どの発注がどの案件に紐付いているのか、管理できなかったんです。boardは簡単に結び付けられるので、関連する発注の管理もしやすくなりました。案件ベースで管理できるのが、当社にとてもマッチしていました。
誰でも請求書を出せる体制に。属人化と月末の残業が解消
実際に導入して、以前の課題は解決しましたか？
これはもう、本当に解決したと思います。以前のソフトは、「在庫数」のように当社には関係のない項目まで設定しないと入力したい数値を入れられない仕様でした。再見積もりのために見積書を変更したいと思っても、必要な部分だけを変更できなかったんです。
boardは必要な機能が適切に揃っているので、無駄な作業をする手間が大幅に削減されました。案件の登録もスムーズになり、見積書の作成に要する時間も短くなりました。もし内容が変わっても、その箇所だけを直せば済みます。当たり前にやりたかったことが、当たり前にできるようになりました。
見積書の作成では「書類テンプレート」機能も便利だと思いますが、使われていますか？
はい、デフォルトで用意されているものを使っています。あとは、案件の入力項目をセットしておける「案件テンプレート」も使っています。お客様ごとにフォーマットを用意して、誰でも同じように作れるようにしています。リピート案件は毎回最初から作るより、あらかじめフォーマットを用意しておいたほうが早いですからね。
属人化についても、変化があったそうですね。
恥ずかしながら、紙や以前のソフトの時代は、請求書発行の仕組みそのものが担当者に依存する構造でした。担当者の不在時には発行ができないという業務上のリスクを抱えていました。 boardを導入して、使い方も浸透してきた今では、誰でも請求書や納品書を発行できるようになりました。
月末の請求業務も楽になったと伺いました。
紙の時代は、月末に納品書を全部集めて、納品書に書かれた金額を手でExcelに打ち込んで請求書を作っていました。残業が発生するほど時間がかかっていて、丸一日を要する大仕事でした。boardでは、納品済みになっているかというチェックや、納品書と請求書の突き合わせが簡単にできるので、半日もかからずに終えられるようになりました。以前は納品書を集める段階で漏れが発生することもあったのですが、こうした問題も根本的に解決できました。
APIと生成AIで業務アプリを自作。boardが社内のデータベースに
現在は、boardが提供しているAPIを使って独自の活用をされているそうですね。
これは当社の特徴かもしれません。自社で使うためのアプリをClaude Codeで作って、boardとAPIで連携させて活用しています。以前から、boardのデータをより便利に活用できないかと考えていたのですが、当社にはシステムエンジニアがいないので棚上げにしていたんです。でも最近、生成AIでコーディングができるようになったと聞いて試しにClaude Codeを触ってみたら、納期を一覧で見られるアプリが30分ほどでできてしまいました。
それはすごいですね。これまでに、どのくらいのアプリを作られたのですか？
私が作ったものだけでも、20種以上あります。
具体的には、どんなアプリを作られたのですか？
たとえば、納期管理です。案件が一覧で並ぶだけではなく、部署ごとに納期を見える化したいという課題があったのですが、Claude Codeで作ったアプリとboardをAPIで連携させることで解決しました。また、どの案件Noのどの商品が出荷できる状態になったか、自動で連絡が来る仕組みも作りました。これはChatworkに連携させています。
他にも、FAXで届く注文書をOCRで読み取って、boardに自動入力するというアプリもあります。以前は、桁数が多いと入力に10分以上かかっていたのですが、今は間違いがないかのチェックだけで済むようになりました。
基幹業務に食い込んでいますね。
そうですね。boardに登録されているデータを元に、私は納期管理や受発注まわりの効率化を進め、代表を務める兄は業績分析をするというように、それぞれ活用しています。
細かいところでは、どの材料がどの案件のものか一目でわかるようにラベルを発行するアプリや、お客様に請求書を送る際の宛名シールをboardの顧客データから印刷するアプリも自作して使っています。ただし、これらのアプリを活用するためには、boardに正しくデータを入力しておく必要があります。あくまでも、業務のベースとなるのはboardです。入力するデータは確実に、正確に管理するというルールが根本にあります。
自社で作るからこそ、使う人に合わせられるのも良いところです。たとえば、会長である母は77歳でPCが得意ではないのですが、見てほしい数字を大きく見やすくしたり、「合っていればこのボタンを押して」とアイコンを大きくするなど、高齢の母でもチェックしやすい画面にして、月次の確認を任せられるようにしています。いずれも、boardのAPIがなければ動作しませんので、APIの提供は今後も続けていただきたいと思っています。
書類が散らばって悩む会社にこそ、使ってほしい
boardのお気に入りの機能を挙げるとすれば、どこでしょうか？
今お話ししたAPIですね。アイデア次第で、より自社に合った形で活用できます。今では何よりも欠かせない機能と言っても過言ではありません。
最後に、boardの導入を検討されている方へメッセージをいただけますか。
受発注管理ソフトを何にしようかと悩んでいるのであれば、boardはとても魅力的です。以前の当社のように、書類がうまく管理できていない、見積書が散らばっている、属人化しているといった悩みが少しでもあるなら、一度試してみてほしいですね。当社のような小規模な会社には特に向いていると思います。無理なく続けられるソフトです。