boardで請求管理を一元化。蓄積したデータの有効活用と円滑な共同作業を実現

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事例のポイント

  • boardは複数のメンバーでの請求管理に最適
  • 見積書を簡単に作成できるので、スポット対応など見積もりの機会が多いケースにもフィット
  • 過去の請求情報をboardに集約することで、一貫性のある金額提示を実現
 

課題

  • Excelで請求管理をしていたときは「他のメンバーが使っている間は使えない」「情報が溜まると動作が遅くなる」などの問題があった
  • 請求情報が一元化されていなかったため、過去の案件を参照するために手間がかかった
 

対策

  • 情報の集約、複数名での利用が可能な請求管理の専用ツールを導入する
 

効果

  • 複数名でもストレスなく請求管理を行えるようになった
  • 過去の請求情報が一望できて、欲しい情報にすぐアクセスできるようになった
  • 不定期に発生する見積もりにも簡単に対応できるようになった

見積作成・請求管理・入金管理・売上見込・経営分析・MFクラウド会計連携

glue会計事務所は、東京都新宿区の税理士事務所です。社会保険労務士事務所を併設しており、会計から労務まで幅広く相談できる経営者のパートナーとして、中小企業を中心に支援を行っています。

事務所を開業した2020年にboardを導入していただき、現在まで4年間ご利用いただいています。boardを導入した背景や現在の使い方について、代表税理士・社会保険労務士の内藤淳哲様にお話を伺いました。

 

動作が軽く、過去の請求情報に簡単にアクセスできる

貴所の特長を教えてください

税理士には、お客様からさまざまな相談ごとが寄せられるのですが、税理士だけの事務所ですと、どうしてもできることに限りがあります。しかし弊所では、税理士と社会保険労務士という2つの面から支援できますので、この点が強みだと思います。

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boardを導入した背景を教えてください

過去の請求情報を効率的に管理できるツールを探していました。

導入以前は、Excelで請求管理用の共有ファイルを作り、各担当者がそれぞれの顧問先の情報を登録してたのですが、この方法だと誰かがファイルを開いているときは使えなかったり、情報が増えるに従って動作が重くなったりと、操作に伴う細かなストレスを感じていました。

また、過去にどんな仕事をしたか、いくら請求したかといった情報もその都度対象のファイルを探さなければならず、この点にも煩わしさを感じていました。

ですから、複数の担当者が同時に使えて、過去の欲しい情報をいつでも簡単に取り出せるデータベースのようなものがあれば業務を効率化できるのではないかと考え、ツールを探し始めました。

boardのことは、開業後に何人かのお客様が使っていらっしゃったので、その支援をする中で知りました。実際にboardに触れる機会もあり、その時の使い勝手がとても良かったので、あらためて自分でも使ってみたいと思いました。

 

他のツールと比較はされましたか?

一般的な請求書作成ツールや、会計ソフトに付属している機能などと比較して検討しました。

boardを選んだ理由はいろいろありますが、まず他のツールと比べて圧倒的に動作が軽かったこと、過去の情報を一覧形式で直感的に把握できること、そしてさまざまな検索条件で情報を取り出せることなどが希望に合っていました。

会計事務所の場合、使う頻度が多いのはやはり会計ソフトですから、そこに付属する機能を使う方が手軽なのは確かです。ただ、そのような「付属の機能」とboardのような「専用ツール」を比べると、やはりクオリティーの面で専門のツールの方が勝ると感じます。

私は1つのツールですべての業務を網羅するよりも、業務ごとに最適なツールを選び、それらを組み合わせて使っていく方が良いと思っています。boardは標準機能として会計ソフトなどの外部サービスとの連携機能が提供されているので、その点でも自分の方針に合っていると感じています。

 

boardの導入時に苦労された点はありましたか?

とくにありませんでした。弊所の業務では、会計ソフトや給与計算ソフトなどいろいろなツールを使っていますが、boardはとりわけ使いやすいツールだと思います。

たとえば、最初にboardを使い始めたときは「顧客」の一括登録から始めたのですが、ヘルプページに従って操作していけば迷わずに登録できましたし、「案件」の仕組みも操作を重ねる中で自然に理解できました。

ヘルプページだけではわからなかったことも、サポート窓口に問い合わせたらすぐに回答があり、問題なく解決できました。

お客様にboardを紹介して、導入していただくこともあるのですが、1〜2ヶ月も経てばこちらのサポートなしで使いこなせるようになっているので、それだけ使いやすいツールなのだろうなと思っています。

 

請求管理のためにさまざまな機能をフル活用。経営管理や見積書作成の助けにも

boardの現在の使い方やお気に入りの機能について教えてください

弊所では引き落としのサービスを通してお支払いいただくことが多いので、boardの請求書自体は使用していないのですが、請求情報を管理するためにすべての案件をboardに登録しています。そうすることで、他の担当者の請求情報やお客様ごとの請求金額を簡単に確認できます。

また、boardの「案件名」に業務の名前を入れて管理しているので、業務名で検索をすると、その業務の過去の案件を一覧表示できます。

たとえば、年末調整は複数の顧問先で発生する業務なので、毎年いくつもの案件を登録しなければなりません。この場合は、まず「年末調整」というキーワードで検索して去年の年末調整に関する案件を表示して、それらを「案件コピー」機能で一括コピーして、今年分の案件を登録するようにしています。

他にも、顧問料など毎月一定の金額を請求する案件では、「定期請求」機能で「12ヶ月分の請求書を一気に登録する」といったことができるので重宝しています。

弊所は12月が決算月なので、毎年1月に顧問契約の定期請求を更新して、その年の請求金額をboardに登録しています。こうすることで、1年先までの固定的な売上が見通せるので、経営管理の面でも助かっています。

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それから、boardは見積書の作成機能も便利です。新規のお客様からのお問い合わせや、既存のお客様からのスポット対応のご依頼など、場面に応じたテンプレートを作っておくことで、簡単に見積書を作成できます。

他の見積書作成ツールでは、見積書を作るだけで終わりというものも多いですが、boardは受注した見積もりをそのまま請求書に展開できるので、それも便利だなと思っています。

 

蓄積したデータはお客様との信頼関係を築くためのエビデンスにも

会計事務所にとって、boardのどのような点がお勧めですか?

実際に使っていて実感するのは、やはり見積書を簡単に作れること、複数人が同時に使用できること、そして所内のデータベースとして、過去の情報を有効に活用できるということですね。

たとえば、boardでは請求一覧で過去の請求情報をすべて一覧化することができます。そうすると、このお客様には去年いくらで請求したかということもすぐに把握できます。データが1つの場所に集約されているので、当時の担当者が不在だから以前の請求がわからないといったこともありません。

また、税理士の報酬は決算料などの形でまとめて請求することが多いのですが、そのときに何の説明もなく金額が上がっていると、お客様の信頼を失うことにもなりかねません。その意味で、boardに蓄積したデータは、お客様に過去の情報と合わせて金額の背景を説明する根拠としても活用できるものだと思っています。

 

boardは会計事務所だけでなく、私たちのお客様にとっても業務を効率化できるツールだと思います。初めにお話ししたように、税理士は経営者の相談窓口として、会計以外の面も含めてさまざまな相談を受けますので、バックオフィス業務のことで相談を受けたときはboardをよくお勧めしています。

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