事例のポイント
- 会社の拡大を見据えて、見積・請求の業務プロセスを見直し
- boardとHubSpot・会計ソフトを連携し、商談管理からバックオフィス業務まで一連の業務をシンプルに
- 請求書の作成時、HubSpotを見れば担当者に確認しなくてもすぐに着手できる
課題
- 見積もりはExcel、請求は会計ソフト付属の機能を利用して業務が分断
- 会社の将来的な成長を考え、見積・請求の業務プロセスの改善が必要
対策
- HubSpotや会計ソフトとの連携ができて、見積書・請求書を作れるシステムを導入
効果
- 見積・請求業務が1つのシステムで完結し、業務の分断が解消
- 商談管理から見積・請求管理、会計処理までの流れを円滑に管理
- HubSpotに顧客とのコミュニケーションログを残せるので、見積・請求時にHubSpotを見れば良い状態に
株式会社ハレフルは、SalesforceやHubSpotといったSFA（営業支援システム）の導入・運用支援およびシステム開発・Web制作等の受託事業を、企業規模を問わず多くの企業に向けて提供している会社です。
2024年にboardを導入していただき、現在まで約半年間ご利用いただいています。boardを導入した背景や現在の使い方について、代表取締役の永井友人様にお話を伺いました。
会社の成長を見据えて、見積・請求の業務プロセスを見直し
boardを導入するまでの経緯を教えてください
弊社では、会社の設立当初からSalesforceの導入を支援しているのですが、その後の事業拡大に伴って、HubSpotの導入支援サービスも行うようになりました。その際、弊社自身がHubSpotを使い込んでおいた方が良いと考えて、HubSpotを導入しました。
一方で、弊社の見積・請求業務は、見積書はExcelで作成し、請求書は会計ソフト付属の請求書ツールに見積書に転記して作成するというもので、業務が分断していました。
会社設立からしばらくの間は、私と共同代表の2人だけで見積・請求を行っていたので、とくに支障はありませんでした。ですが、メンバーも増えて、今後の会社の成長を考えると、見積・請求の業務プロセスを見直す必要があると考えました。
HubSpotにも見積もり機能はありますが、私たちのような日本人ユーザーには少し馴染みづらいもので、直感的に使えなかったので、HubSpotで見積書を作成することは難しいと思っていました。
では見積・請求業務はどうすれば良いかと考えながら、HubSpotに関する情報収集を行っていたところ、たまたまboardとHubSpotの連携に関する記事を見かけて、これは試してみたいと思いました。
boardを導入する決め手になったのはどのような点でしたか？
HubSpotと連携できて、見積書・請求書を作れて、会計ソフトとも連携できる。私たちが欲しい機能をすべて満たしているシステムはboardだけでした。もしかすると、機能面に限れば他にも条件を満たす製品はあったかもしれないのですが、費用面でboard以上に手頃なものはないと思いましたので、board一択で導入を決めました。
boardの導入時に苦労した点はありましたか？
導入に関しては、苦労と言うほどのことはなかったと思います。ちょうどboardを導入したタイミングが弊社の決算期に重なっていたので、すでに進行中の案件は無理に移行せず、boardには新たに契約した案件から登録し始めました。大半の操作はチュートリアル動画を見るだけで理解できましたし、HubSpot連携もヘルプのとおりに進めたら問題なくセットアップできたので、とくにサポートに問い合わせることもありませんでした。
ただ、使い始めの時期は時々boardの挙動と私の直感が異なることがあり、操作に戸惑ったこともありました。たとえば、請求一覧で個別の請求をクリックすると、案件編集画面（案件情報を扱う画面）に遷移しますが、私の中では請求書の編集画面に移動すると思っていたとか、そういった違いです。
しかしこのようなずれも、案件や書類を登録していくうちに徐々に気にならなくなりました。
boardとHubSpotを連携して、コミュニケーションコストを低減
boardの導入によって課題は解決しましたか？
見積・請求業務が1つのシステムで完結するようになったので、それまでの業務の分断が解消されました。また、HubSpotや会計ソフトと連携したことで、商談管理から見積もり、請求、会計処理までをひと続きの業務として、シンプルに管理できるようになりました。
自社で実際に活用しているので、お客様からHubSpotの導入支援のご相談をいただいたときも、boardをセットで導入することをご提案しています。
boardとHubSpotを連携して使うメリットを教えてください
弊社はHubSpotで商談を管理し、boardで見積・請求を行い、会計はクラウド会計ソフトを使用し、それらを連携しています。HubSpot連携を設定すると、boardで作成した見積書の金額がHubSpotにリアルタイムに反映されるので、HubSpot上の見積情報の正確性が高まります。
また、HubSpotでは顧客とのコミュニケーションログを残せるので、見積・請求をする際にHubSpotを見れば、それまでの案件の経緯をいつでも見られます。
たとえば、ある案件の納品が部分的に完了して、顧客から請求を分割してほしいというご要望があった場合、HubSpotのアクティビティーには弊社の担当者と顧客のやりとりのログが残ります。その後、私がboardで請求書を作成する際には、HubSpotのログを見れば経緯がわかりますので、わざわざ担当者に確認を取る必要がなくなり、社内でのコミュニケーションコストを減らせます。
boardのお勧めポイントを教えてください
SFAを活用できるかどうかは、企業規模の大きさに比例すると考えています。ですから、5〜10名規模の企業様からSFAのご相談をいただく際は、「Excelで十分です」と正直にお伝えしています。
ですが、見積・請求管理に関しては、企業規模の大小に関わらず、Excelではいずれ運用が回らなくなる時が来ます。会社が小さくても、見積・請求・会計業務に支障が出ていないうちに、boardを使ってシステム化を進めておくことで、成長の土台を整備できると思います。