事例のポイント
- 約50名のスタッフ全員にユーザーアカウントを発行しても月額1万円でお釣りがくる低コスト
- 直感的で使いやすいUIのおかげで、管理部へ届く社内の問い合わせが減少
- 見積もりの情報をboardに一元化したことで、管理部の請求業務の負担を削減
課題
- 従来のシステムでは、予算の都合上一部のスタッフしか見積書・請求書を作れず、業務にボトルネックが発生していた
- 見積もりの情報が分散していたので、管理部が請求書を作成する際の手間が大きな負担になっていた
対策
- スタッフ全員が使用しても賄える価格で、見積もり・請求を一元管理できるシステムを導入
効果
- スタッフ全員が同一システムで見積書を作れるようになり、ボトルネックが解消
- 案件の情報が一元化され、見積書を作成した時点で請求書が準備できている状態に
- 管理部にかかっていた請求作業の負担が大幅に減少し、請求作業に要していた時間が半分に
イジゲングループ株式会社 は西日本フィナンシャルホールディングスグループの一員として、中小企業の採用や人事制度など「人」に関する課題解決を支援している会社です。
boardは2024年に導入していただきました。board導入の背景や現在の使い方について、管理本部・総務の赤峯様、井上様、尾藤様にお話を伺いました。
全スタッフがboardを使うことで見積もり情報を一元化し、請求業務の確認作業を大幅に削減
boardを導入した背景を教えてください
井上様:
boardを導入する前は、会計ソフト付属の書類作成機能を使って見積書や請求書を作成していました。ただ、予算の都合上、会計ソフトをスタッフ全員では使えず、一部のスタッフしか見積書・請求書を作れませんでした。
そのため、見積もりを作るプロセスがバラバラで、案件によって管理本部が作成したり、担当者が作成したり、あるいは提案書に見積金額を記載して取引先へ提示したりと、一元的に管理できていない状態でした。
また、請求書は案件の担当者がスプレッドシートに必要項目を記入の上、管理本部へ依頼して作成するルールだったのですが、この際にも記入漏れや内容の間違い、あるいは記入済みであるにもかかわらず作成依頼がないケースなど、確認しなければいけないことがいくつもありました。
他にも、その会計ソフトには一時保存機能がなかったので請求書の作成を中断できなかったり、検収書や送付状は別のツールで作る必要があったりと、書類の作成業務は管理本部にとって負担が大きい作業でした。
boardをどのように知りましたか?
赤峯様:
社内で業務改善の機運が高まり、各部署で既存システムの入れ替えや新たなシステムの導入の検討が行われていました。そこで管理本部も請求業務の効率化を検討していたのですが、この時に井上さんからboardのことを聞きました。
井上様:
前職でboardを6年ぐらい使っていたので、入社して見積もりや請求の状態を知って、「boardなら改善できるのでは?」と思い、部内で共有しました。
boardを導入する決め手になったのはどのような点でしたか?
赤峯様:
boardのユーザーアカウントを全社員に配布しても月あたり1万円未満に収まる費用感と、見積もりや請求の情報を一元管理できることです。
一部の人しか見積もり・請求業務を行えないという問題を低コストで解決できて、しかもboardで見積もりを作成すればそのまま請求書も準備できるので、管理本部の負担をかなり減らせると考えました。
尾藤様:
boardの使い勝手の良さも高評価でした。画面が見やすくスムーズに操作ができて、わからないことがあってもヘルプページを見ればすぐに解決できたので、boardならば全社員で使っても問題なさそうだと思いました。
boardの導入時に苦労した点はありましたか?
井上様:
大きな苦労はとくにありませんでした。
顧客情報の移行は、会計ソフトからデータをエクスポートして、管理表と照合してからboardへ一括登録したので、すぐに完了しました。案件情報の移行は、契約内容や請求書明細を確認しながらboardに1案件ずつ登録したのですが、1日ぐらいで終わりました。
全社員にboardのユーザーアカウントを配布した時も、手順書を作成して案内したので混乱は起きませんでした。まれにboardの使い方について管理本部へ問い合わせが来ても、画面を実際に見せながら操作を説明すると「いいね、簡単だね」と好反応ばかりで、トラブルはほとんどありませんでした。
請求書作成の時間が半分に。社内外のコミュニケーションコストも大幅に軽減
boardの導入によって課題は解決しましたか?
井上様:
見積もりの情報を一元管理できたことで、請求書を作成する際の管理本部の負担が格段に減りました。
以前は請求書を発行するのに2日ぐらいかかっていましたが、boardを使い始めてからは1日もかからなくなりました。検収書や送付状も作れるので、boardのみで請求業務をほぼ完結できて、業務効率がとても上がりました。
赤峯様:
コミュニケーションの手間が大幅に削減されました。
boardをSlackと連携しておけば、案件の受注ステータスが変更されたタイミングで自動的にSlackへ通知が送られるので、その通知を確認して請求書を発行する判断ができるようになりました。
以前は案件の担当者に「この案件、請求しても大丈夫ですか?」と確認する必要がありましたが、その手間がなくなったので非常に助かっています。
boardのお気に入りの機能があれば教えてください
赤峯様:
boardは使う人や現場での業務を深く考えて作られているように感じます。
細かい機能も使いやすく、「欲しいボタンがすべてある」と思っています。他のツールでは2~3回クリックする必要がありそうなところもboardでは1クリックで済みます。
一覧画面もとても便利です。案件のステータスに応じて色が変わるので、対応が必要な案件がどれかすぐわかりますし、検索条件が維持されるので、別の画面から一覧画面に戻ったときに再び検索する必要がありません。地味な部分かもしれませんが、作業効率が大きく変わります。
井上様:
クラウドサインとの連携も便利ですね。検収書を取り交わす際、boardから直接クラウドサインを通じて相手に送付できて、検収が完了すると自動的に「進捗状況」のステータスが変わるので、相手とのやり取りの手間が減りました。
今後は発注書の取り交わしにもクラウドサインを使い、手間をさらに減らしたいと考えています。
boardのお勧めポイントを教えてください
赤峯様:
世の中にはたくさんの販売管理システムがありますが、boardを選んで正解でした。見積書・請求書・検収書などの帳票作成や管理に困っている全世界の方にboardをご紹介したいです。
井上様:
boardはユーザーのことを考え抜いて作られたサービスだと思います。boardの良さは一度トライアルすればわかると思います。
尾藤様:
boardはサポートがとにかく秀逸です。どんな質問でも要点をしっかりまとめて簡潔に回答してくれるので、安心して使い続けられます。