多層的な受発注をboardで一元管理。領域横断型クリエイティブファームの成長を後押し

株式会社ぬえ（Nue inc.）は、リサーチ、プランニング、クリエイティブを強みとし、領域横断型のコンサルティング・ファームとして多岐にわたる事業を展開しています。企業や行政、市民のパートナーとして、ブランド、プロダクト、サービス、デジタル、イベント、事業戦略など、解決困難な課題に対し、オーダーメイドの戦略と制作チームを構築。新たな挑戦と変化を生み出すことを目指しています。

2022年にboardを導入、2025年現在で約3年間ご利用いただいています。boardを導入した背景や現在の使い方について、代表取締役の松倉早星様にお話を伺いました。

周囲の経営者が軒並みboardを推薦。一日かかっていた作業がわずか1時間に

boardを導入する前はどのような課題を抱えていたのですか？

弊社は現在8期目で、立ち上げから数年間はスプレッドシートで案件を管理していました。しかし、年間100以上のプロジェクトが動き、プロジェクトごとに4〜5件の外注先が発生するようになると、スプレッドシートでの管理には限界を感じるようになりました。

とくに、どの案件にどの外注先が紐付いているかをスプレッドシートで確認するのは大変でした。中には請求書の発行を忘れてしまう外注先の方もいて、誰から請求書が来ていて、誰から来ていないのかなどの請求書の突き合わせだけで一日が終わってしまうこともありました。この問題を改善するために、新たなツールを探し始めました。

boardを導入した決め手を教えてください

周囲の経営者に相談したところ、皆さん一様に「boardが一番良い」と勧めてくれたので、試してみました。他のシステムはどうしても機能が過剰で、学習コストも高いと感じていましたが、boardはシンプルな機能とわかりやすいUIが魅力的で、弊社にフィットしていると思いました。

機能面でも、見積もりの作成から請求書・発注書の発行、数字の一元管理まで、求めていた機能が過不足なくそろっていました。その上コストも抑えられたので、その日のうちに導入を決めました。

boardを導入する際に苦労したことはありましたか？

導入自体に苦労はありませんでした。直感的に操作できるので、画面を見ながら触っていたらやりたいことは大体できました。じつはチュートリアル動画を見たのも最近のことで、「こんな機能があったのか」と後から気付いたりもしたのですが、そのぐらい何も調べなくてもできてしまったんですね。

ただ、そのやり方だと便利な機能を知らないまま、知っている機能だけで使い続けてしまう可能性があるので、チュートリアル動画はなるべく初めのうちに見ておくことをお勧めします。

boardの使い方に慣れるまでに、どのようなステップを踏みましたか？

当初は請求書の発行や外注費の見込み管理といった基本的な機能だけを利用していました。その後、案件数や外注先が増えていく中で、発注管理の重要性をあらためて認識するようになったので、今期からは発注もすべてboardで管理しています。

結果的に、「全部boardでできたね」と話しているのですが、おそらく会社の規模やステージごとに、必要とする機能も変わってくるのかなと思います。

スプレッドシートによる管理と比較して、業務にかかる時間や労力はどのくらい変わりましたか？

体感では、時間と労力が10分の1ぐらいに減りました。以前は日曜日にスプレッドシートで数字の整理や入力を行うこともありましたが、boardを導入してからは月末に1回、1時間チェックする程度になりました。

日常的に発生する書類の発行業務も、boardを使い始めてからかなり効率化が進みました。

現在は主にどのような機能を使用していますか？

営業管理、見積作成、売上見込みの管理、受発注管理、請求管理、経営分析の機能を利用しています。とくに受発注管理では、案件ごとに発生する複数の外注先の管理に役立っています。

boardを活用して自社の「健康状態」を確認

boardを導入して、一番改善されたことは何でしょうか？

案件と外注を紐付けて管理できるようになったことです。以前のスプレッドシートでは、それぞれを別個に管理するしかなかったので、情報が分散して、誰にどの案件に関する発注をしたのかわからなくなることもしばしばでした。

boardを導入してから、受発注の一元管理が可能になり、そのような混乱もなくなりました。期末決算時のずれもなくなって、経営面でも非常に助かっています。

boardでお気に入りの機能はありますか？

いろいろありますが、とくに気に入っているのはダッシュボードです。現在の経営状態や将来の見込みがひと目でわかるシンプルさが素晴らしいと感じています。これ以上の情報は必要なくて、ちょうど求めていたものが全部ここにあると思いました。

スプレッドシートを使っていた頃は、全体の数字を確認するだけでも手間がかかりましたが、このダッシュボードには売上集計・案件管理・発注管理・売上と費用のサマリーまでそろっています。私のように数字管理が苦手な人間でも、データを入力さえしておけば組織の健康状態を可視化できるのでありがたいですね。

あとは売上分析機能、とくに「項目別集計」を重宝しています。複数のプロジェクトを同時に進めているので、全体の売上を大体把握することはできても、「何件の発注でその数字が成り立っているのか」「そのクライアントが総売上の何％を占めているのか」ということになると、体感とずれることが多いんです。

案件ごとに内容が異なるので、漠然とした印象だけで捉えていると、それぞれの案件が持っている売上へのインパクトを正しく把握できません。1件あたりの売上は小さくても、コツコツ貢献してくれている企業もあれば、少ない案件で大きな売上をもたらすクライアントもいます。ロジカルに売上への貢献度を分析できるので、重要な情報として見ています。

経営判断にも活用していただいているんですね

経営状況の把握という意味では、「案件区分」機能もよく使っています。

たとえば、コンサルティング業務と制作業務では原価率が異なります。受注した案件を「案件区分」機能で分類して、利益率を分析することで、今後どの分野を伸ばしていけば良いのか、視覚的にも把握しやすくなりました。受注している案件のタイプごとに、案件数や売上を把握できるのは非常に便利です。

まだboardを使ったことがない方に向けて、boardのお勧めポイントを教えてください

boardはサービス全体に開発者の美学が感じられますね。サイトのレスポンスも早くて、不必要な機能がなく、使いやすさや真に必要な機能だけにフォーカスされているところに好感が持てます。

類似のサービスは他にもたくさんありますが、弊社と同規模、同業態の企業であれば、boardですべて完結できます。我々のような受託ビジネスを手掛けている企業のために作られているのではないかと思ってしまうほど、ぴったりのサービスです。

弊社のように小規模・少数精鋭で事業を展開している企業には、他のサービスはトゥーマッチなんですよね。不要な機能が多すぎる上に、コストもかさんでしまいます。その点、boardは機能が過不足なくそろっていて、コストも安い。とくに、毎回オーダーメイドで多様な案件を扱う弊社にとって、複雑なプロジェクトをシンプルに一元管理できるのは大きなメリットです。もし同じような課題を抱えている方がいたら、board一択でお勧めします。