【業務お悩み相談】発注書や検収書の回収が紙またはPDFになっており、手間がかかる

【課題】現在、受注時にお客様から受領する発注書や、納品時に受領する検収書は、紙またはPDFで回収しています。紙の場合、保管場所の問題もありますし、コロナ禍で在宅勤務が多くなった昨今、紙でのやり取りは不便です。また、PDFの場合は、お客様の方で押印後にスキャンして送ってもらっており、お手間をかけてしまっています。法的に有効なかたちで、オンライン上で完結させたいです。

とくに2020年のコロナ禍以降に、こういったご相談が増えました。一旦コロナが落ち着いた後でも、今後同様の状況になる可能性もありますし、また紙やPDFでの回収は、お客様の手間にもなってしまいますので、電子化していく方が望ましいと考えられます。

 

電子契約サービスを利用する

クラウドサインDocuSignといった電子契約サービスを利用することで、きちんとした法的な証拠力をもって、発注書や検収書を回収することができます。

電子契約サービスは「契約書締結のためのもの」というイメージをお持ちかもしれませんが、電子的な署名を行うための仕組みですので、発注書や検収書に押印してもらうケースでも利用することができます。

boardでは、作成した発注書や検収書をクラウドサイン・DocuSignへ連携し、それら経由で送付することができます。送付された相手は、クラウドサイン・DocuSign上で署名することで、発注書・検収書に押印したのと同じ状態になります。

この連携の仕組みにより、以下のようなことが実現できます。

  • 在宅勤務など、場所に関わらず書類の作成から回収までをオンラインで完結
  • きちんとした法的証拠力を持ったかたちでの回収
  • 紙で回収した場合と比べて保管場所が不要
  • お客様側も、オンライン上での確認と署名の操作のみで手間の軽減

boardのクラウドサイン・DocuSign連携機能は、コロナ禍以降、非常に利用が増え、多くの方にご利用いただいています。自社だけでなく、お客様にもメリットが非常に大きいですので、ぜひご利用ください。

 

請求書作成サービスの「注文」機能を使う

請求書作成サービスによっては、見積書を送付した際、そのダウンロード画面上で「この内容で注文する」といった機能を提供しているケースもあります。
*boardでは、2021年現在、このような機能は提供していません。

このような機能を使って、発注書の回収を代替することで、オンライン上で完結することができるようになります。

この方法は、電子契約サービスを利用するケースとは、どういった点が異なるのでしょうか。

*下記は、弊社で弁護士に確認した内容になりますが、解釈については様々な意見がある可能性がありますので、最終的には、弁護士にご確認の上、ご検討ください。

弁護士に確認したところ、電子署名をする方式でない場合、法的な証拠力という点で、電子契約サービスに比べて非常に弱いため、金額や取引実績等に応じて、使いどころを考える必要があるとのことでした。

電子署名がなく、単に画面上で「注文する」という機能の場合、法的な証拠力としては、メールで「発注します」と返信をもらう方法とあまり変わらないと考えられます。そのため、金額が低い場合や、すでに長く取引をしていて信頼があるケースなど、利用シーンを限定する方が望ましいとのことでした。

 

まとめ

今回紹介した2つの方法は、いずれもオンラインで完結することができ、自社・お客様双方の業務効率化に大きく寄与できるものと考えられますが、「法的な証拠力の強さ」という点で大きく異なります。

電子契約サービスの利用には費用もかかりますので、前述の通り、金額や相手に応じて使い分ける方法も考えられますので、適宜、状況に応じてご検討ください。

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ドッグフーディングされているから洗練されている。重要なのは日々業務を行う担当が運用しやすいかどうか
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