【業務お悩み相談】請求書の印刷・封入封緘・発送に時間がかかっている

【課題】現在、請求書は自分たちで印刷・押印して郵送しています。毎月の請求書発行枚数も多いため、数日がかりになってしまっています。また、コロナ禍においても出社が必要になってしまい、社員の安全を考えると、出社せずに請求業務を行える環境にしていきたいです。

とくにコロナ禍においては、出社が必要になる業務が大きな問題となりましたが、コロナ禍でなくても、請求書の発行業務は効率化しておきたい業務の1つです。

 

請求書を郵送で送る際の課題と心理的負担

請求書の発行枚数が多ければ、単純にそれだけ印刷・封入封緘する量が増えますので、その分時間もかかります。

また、郵送する際、一般的には送付状も一緒に同封することが多いかと思います。窓付き封筒を使っていない場合は、封筒の宛名(手書き・宛名ラベルなど)も必要になります。これらの組み合わせが間違っていないか慎重に確認しながら、封筒に入れていきます。間違えていたら大問題ですので、ストレスフルな作業です。

これが毎月繰り返されるわけですから、なるべく安全に、短時間に済むようにしていきたいところです。

 

対応策

郵送代行サービスを利用する

boardでは、作成した請求書(およびその他書類)を画面上からの操作だけで郵送することができます。これをお使い頂くことで、出社せずとも、どこからでも請求書を郵送することができます。

コロナ禍になった2020年以降、郵送代行サービスの利用は非常に増えました。

また、boardでは1回の操作で複数の請求書を一気に郵送依頼できますので、たとえば「今月請求分の30件をまとめて郵送依頼する」ということを1回の操作で完了することができます。

もちろん事前に請求書の内容確認は必要ですが、すべてを印刷・封入封緘するのに比べて、圧倒的な業務効率化になります。

 

郵送をやめてメールでのPDF送付に変える

前述の郵送代行は、ご自身はどこからでも送ることができるようになりますが、受け取り側はオフィスでないと受け取ることができません。

先方から「郵送で送ってほしい」と希望されているようでしたらそれで良いと思いますが、そうでない場合、郵送で送ると、相手には出社を強いることになってしまいます。

boardのユーザー様の声を聞いていると、「今までは郵送で送っていたが、board導入をきっかけに、お客様にメールでも良いか確認したところ、問題なかったどころか、実はメールで送ってほしいと思っていたと言われたケースがいくつもあった」というお話を伺いました。

長く取引しているような場合、以前からのやり方がそのまま続いているだけだったということもよく聞きますので、一度、メールでPDFを送付するよう変更しても問題ないか、ご確認頂くのが良いのではないかと思います。

 

よくあるご質問

請求書の発行を、郵送代行やメールに変更する際によく聞くご質問をまとめました。

郵送代行やメールだと実際に押印するのではなく電子印になってしまうが、法的に問題ないのでしょうか

まず前提として、請求書において、押印がなくても請求する権利があれば(契約が成立していれば)、その請求自体は有効になり、あくまで商習慣として押印しているものになります。

そのため、「法的」という点においては、押印がなくても問題はありません。

一方、商習慣として、「押印がないものは、お客様側の経理処理として受け付けてくれない」というケースはありえます。

しかし、昨今、請求書の電子化が一般的になってきていますので、実際に押印していないと受け付けないというケースは非常に少なくなってきており、ほとんどの場合は電子印で問題ないと考えられます。ただ、お客様の社内ルールでもあるため、念のため、事前にご確認頂くのが良いかと思います。

 

郵送代行だと、作業ミスや中身を見られるのが心配です

boardの郵送代行は、印刷から封筒への封入封緘まで、機械で自動化されています。

また、機械での処理の際にも、宛名と封入する内容に不一致がないかのチェックも行われており、人手で作業するのに比べて、格段に精度が高い仕組みになっています。

また、弊社および郵送代行業務を行っているアイシーエクスプレス社で人手で作業しているわけではありませんので、運営側が中身を見るといったこともありませんのでご安心ください。

 

請求書と一緒に報告書など他の書類も同封して送っています

boardの郵送代行では、任意の書類を同封することはできませんので、この場合は、残念ながら郵送代行でお送りすることはできません。

しかし、boardのメール送信機能では、board外で作成したファイルも添付して一緒に送ることができますので、メールで送ることをご検討ください。

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