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見積書・請求書作成と自動連動した案件ごとの原価管理・損益管理(採算管理)

 

「売上ばかり気にしていたら、実はほとんど利益が出ていなかった」という経験はないでしょうか。

売上は「請求の金額」ですので非常にわかりやすいですが、その売上に紐づく原価をきちんと管理しておかないと、実際どのくらい原価がかかっていくら利益が出たのかを把握することができません。

事業としての健全性や会社の利益への貢献を見るにあたっては、「案件ごと」の利益を把握することは非常に重要です。

boardでは、見積書や請求書の作成・管理の過程で案件ごとの原価を管理し、常に粗利を把握することができるようになっていますので、その機能を活用した案件ごとの損益管理の方法を紹介致します。

 

案件に関連する原価の種類

受注した案件に対して、仕入れや外注などのキャッシュアウトが伴う原価と、内部人件費のようにキャッシュアウトが伴わない原価があります。

一般的に、仕入れ・外注などの費用は意識されていることが多いですが、内部人件費までは管理できていないといったケースが多いようでです。また、これらの原価は業務的に担当が異なるケースも多く、連携がスムーズにできていないケースもあるようです。

さらに、業務管理という視点でもそれぞれに求められるものが異なります。

そこでboardでは、
発注管理:支払い管理まで行いたい仕入れ・外注などの管理
案件原価:支払い管理は不要で原価に金額だけ加算
の2種類の方法で登録できるようになっています。

 

案件に紐付けた発注を登録

boardの「発注管理」機能は、仕入れ・外注などの情報を登録し、支払い管理や源泉徴収の納付管理までができるようになっています。

その際、「発注を案件に紐付けて登録」することができるようになっており、これにより「ある案件に対する発注」として管理でき、またその案件の原価に加算されるようになります。

 

上図は「案件一覧」のスクリーンショットですが、このように、案件ごとに見積額・請求額・原価・粗利・粗利率を表示することができます。「案件一覧」は日々の業務で一番よく使う基本となる画面ですので、これにより簡単に案件ごとの原価・粗利が把握できるようになります。

また、案件と発注を紐付けて管理することによって、案件ごとの外注・仕入れ内容もすぐに確認することができるため、抜け漏れ・原価率の高さなどの異常に気づきやすくなります。

 

内部人件費などの管理

外注・仕入れのように、支払いが伴うものだけでなく、内部人件費も当然コストになります。

業態によっては、内部人件費の方がメインの場合もありますので、支払いが伴うものしか原価に含まれていないと正確な利益を把握できません。

このような業態の場合、内部人件費を踏まえた損益管理ができていないと、予定よりも多く社員が稼働していて、終わってみれば利益が全然出ていなかった・赤字だったということも発生してしまいます。

そこでboardでは、支払いが伴う「発注」だけでなく、「案件原価」として直接原価に加算する金額を入力することができる汎用的な原価管理の機能があります。

そこに内部人件費を入れておくことで、よりリアルな損益管理ができるようになります。

なお、この「案件原価」は、前述の「発注」で紐付けたものと合わせて案件の原価として加算されます。そのため、外注・仕入れ・内部原価の全てをまとめて、案件ごとに紐付けることができるようになっています。

 

担当者別・部署別・事業別・顧客別など様々な軸での損益管理

前述の通りboardでは「案件ごと」に損益管理ができますが、それを集計して他の様々な軸での損益管理も可能です。

例えば、
・営業担当者別
・グループ(部署)別
・事業別
・顧客別
などの軸で集計し、それぞれの売上・粗利をいつでも見ることができるようになっています。

 

売上・利益がすぐに確認できることの重要性

日々の業務の中で、見積書や請求書を作成したり、発注・仕入れを登録するなどの業務を行います。

例えばExcelでこれらの管理・作成を行っていた場合、売上や利益を把握するために別途集計作業が必要になってしまいます。

しかしboardでは、日々の業務で発生した数字はリアルタイムに分析機能に反映されるため、いつでも売上や利益を確認することができます。

「わざわざ数字を集計するのではなく、日々使う画面でいつでも確認できる」ことによって、問題に気づきやすくなり、その結果リスクに対して早めのアクションが可能になります。

一般的に、リスクは早い段階で手を打つ方が簡単に対応できるものです。

「いつでも数字を確認できる」ということは将来の問題の予防にも繋がりますので、ぜひboardを活用して、売上・利益の数字を追ってみてください。

 

boardは30日間無料で全ての機能をお試し頂けます。

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board事例インタビュー

UIがシンプルで非常に使いやすく、ダッシュボードが便利
フロンティアビジョン 代表取締役社長 渡邉氏

UIがシンプルで非常に使いやすく、ダッシュボードが便利です。また請求処理業務にかかる時間が1/3程度になりました。小さな会社にとって、見積書や請求書作成のためのベストチョイスなサービスだと思います。

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