エクセルで営業管理・見積書作成する場合の課題とクラウドでの効果的な管理方法

エクセルを使って営業状況の管理や見積書を作成されている方も多いのではないでしょうか。

エクセルは身近で使い慣れているツールですので、手軽に始めることができますが、件数が増えてくると、抜け漏れ・ミスなどが増えてきて、手間がかかるようになってきてしまいます。

今回は、エクセルを使った営業管理・見積書作成の課題と対策を整理しました。

 

エクセルで営業管理・見積書作成する場合の課題

エクセルで営業管理・見積書を作成する場合、毎月数枚程度であればそれほど問題にはなりませんが、見積書を作成する数が増えてくると、徐々に管理が大変になってきてしまいます。

営業管理の一覧と見積書の二重管理

一般的に、営業状況をエクセルで管理する場合、「案件一覧」「営業一覧」のような、営業中のものを俯瞰できるような一覧を作成することが多いです。その一覧上で、顧客名・見積金額・受注ステータス・受注見込みの確度などを管理し、営業会議などで使用します。

一方、顧客に見積書を提出するにあたっては、別のエクセルファイルで、見積書を作成することが多いかと思います。

要するに、「営業管理のためのエクセル」と「見積書作成のためのエクセル」が別々に分かれてしまいます。そのため、金額等が変更になった場合は双方の変更が必要になり、二重管理になってしまい、抜け漏れなどのミスが発生しがちです。

また、運用上、常に両方を更新するのが難しくなり、「週1の営業会議の前に一覧を更新する」といったような運用がになることが多いです。

 

見積書の共有ができない

エクセルで見積書を作成した場合、通常、営業担当者のPCの中にファイルが保存され、明示的に共有しない限り、他の人には共有されません。そのため、共有が遅れたり、そもそも共有されずに営業担当の中に閉じてしまうことがしばしば発生します。

これにより、上長が営業状況の把握が遅れたり、経理担当者への情報共有にスムーズにいかなかったりと、コミュニケーション・情報共有で問題が発生しがちです。

 

過去の見積書の管理・確認

一度見積書を提出し、その後話が進まず、数ヶ月後・数年後に再度話がくる場合もあります。その際、以前どのような見積もりを出したか確認したい場合があります。

しかし、それがエクセルファイルだと、それらしいものを見つけ1つ1つファイルを開いて確認していく必要があるため、効率的ではありません。

 

社名変更や住所変更などが大変

取引先や自社の社名・住所変更などがあった場合、エクセル内の情報を変更する必要があります。

とくに自社の情報が変わった場合、多くのファイルを変更する必要があり、非常に手間がかかってしまいます。また、変更し忘れに気づかず提出してしまう可能性もあり、時間的にも精神的にもあまり良くありません。

 

数式ミス・レイアウト崩れ

エクセルは、簡単に数式やフォーマットを作ることができる反面、ちょっとした操作で簡単に数式やレイアウトが崩れてしまうことがあります。

1人でやっている分にはまだ管理しやすいですが、会社内で複数の人が使っている場合、メンバーによって微妙にレイアウトが異なるという状況も発生してしまいがちです。

また、数式の間違いは、金額の間違いに繋がりかねませんので、あまり簡単に変更出来てしまうようでは事故の元です。

 

見積書作成サービスを使う

見積書作成サービスを使うと、これらの課題の多くを解決することができます。

たとえば、数式ミス・レイアウト崩れなどは発生しませんし、社名・住所変更なども簡単に行うことができます。

過去の見積書も簡単に検索ができるので、エクセルから1つ1つ探すのに比べて素早く見つけることができます。登録した見積書は、リアルタイムに他のメンバーに共有できますので、情報共有もスムーズです。

また、その見積書の受注の確度が管理できたり、受注したものは「受注済」にするなどのステータス管理も可能です。そして多くの場合、それを元に請求書を作成するなど、後続の経理処理へもスムーズに連携することができます。

 

営業管理までできるboard

一般的な見積書作成サービスは、見積もり中案件の管理などの「営業管理」に関しては、あまり十分な機能を備えていないケースが多いです。

クラウド型業務・経営管理システム「board」では、見積書作成はもちろん、一連の業務の流れを効率化するために設計・開発されているため、営業段階のステータス管理や売上見込の把握など、営業としても嬉しい機能が備わっています。

確度ごとにステータス管理

boardでは、見積中ステータスが3段階(高・中・低)に分かれており、受注確度ごとにステータスを設定することができ、またそれが自分自身だけでなく、上長や他のメンバーへの共有にもなります。

たとえば、最初に見積もりを提出した時点では、確度「中」で登録し、その後、確度が高くなってきたら「高」に変える、という形で状況の管理と共有が可能です。

 

確度ごとに売上見込みの把握

「現在の営業状況だと、いつどのくらいの売上が上がりそうか」を把握することは、営業としては非常に重要なポイントとなります。

boardでは、下図のように、確度ごとに売上集計をリアルタイムに確認することができます。

 

たとえば、「受注確定」しているものは確実に売上が上がるものとし、それに「見積中(高)」を加えた金額を把握することができます。この金額が目標に届いていない場合は「見積中(中)」の案件を頑張って取りに行く必要がある、といった判断に使うことできます。また、売上だけでなく、売上目標・粗利目標も一緒にグラフ表示することもできます。

 

このような形で、確度ごとの売上見込みをみることができるので、営業判断・戦略に役立てることができます。

 

boardは、営業管理(SFA)専用のツールではありませんが、上記のように簡易的な営業管理ができる仕組みになっているため、SFAがオーバースペックな中小企業には、ちょうどいい営業管理の仕組みになっています。

参考:営業管理・案件管理ツール(SFA・CRM)だとオーバースペックな場合にちょうどいいboardを使った営業管理(中小企業向け)

 

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