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エクセルで見積書を作成する場合の課題とクラウドでの効果的な管理方法

エクセルで見積書を作成されている方も多いのではないでしょうか。

エクセルは身近ですし、見積書のエクセルテンプレートも多く公開されていますので、手軽に見積書を作成するには非常に簡単に作成することができます。

単発で見積書を作成するだけであればエクセルでも良いですが、エクセル見積書は様々な課題がありますので、課題と対策を整理しました。

エクセルテンプレートで見積書を作成する場合の課題

エクセルで見積書を作成する場合、毎月数枚程度であればそれほど問題にはなりませんが、見積書を作成する数が増えてくると、徐々に管理が大変になってきてしまいます。

受注状況のステータス管理ができない

見積書をエクセルで作成する場合、書類の作成自体はそれでも問題ありませんが、見積書を作成したものが全て受注できるわけではありませんので、どの仕事を受注できたのか、どの提案が確度が高いのかなど、見積書提出後のステータスの管理が必要になります。

しかし、エクセルで見積書を作成すると、それだけではステータス管理はできませんので、別途エクセルで案件一覧を作成し、そこで受注状況や見積もり中案件の確度の管理などを行う必要があり、二重管理となってしまい非常に手間です。

また、エクセル見積書と案件一覧で二重管理になると、修正が入り、再見積もりを提出する際などに、案件一覧の方の金額を変更し忘れるなど、ミスの要因にもなってしまいます。

過去の見積書の管理・確認

一度見積書を提出し、その後話が進まず、数ヶ月後・数年後に再度話がくる場合もあります。その際、以前どのような見積もりを出したか確認したい場合があります。

しかし、それがエクセルファイルだと、それらしいものを見つけ1つ1つファイルを開いて確認していく必要があるため、効率的ではありません。

社名変更や住所変更などが大変

取引先や自社の社名・住所変更などがあった場合、エクセル内の情報を変更する必要があります。

特に自社の情報が変わった場合、多くのファイルを変更する必要があり、非常に手間がかかってしまいます。また、変更し忘れに気づかず提出してしまう可能性もあり、時間的にも精神的にもあまり良くありません。

数式ミス・レイアウト崩れ

エクセルは、簡単に数式やフォーマットを作ることができる反面、ちょっとした操作で簡単に数式やレイアウトが崩れてしまうことがあります。

1人でやっている分にはまだ管理しやすいですが、会社内で複数の人が使っている場合、メンバーによって微妙にレイアウトが異なるという状況も発生してしまいがちです。
また、数式の間違いは、金額の間違いに繋がりかねませんので、あまり簡単に変更出来てしまうようでは事故の元です。

見積書作成サービスを使う

見積書作成サービスを使うと、これらの課題の多くを解決することができます。

例えば、数式ミス・レイアウト崩れなどは発生しませんし、社名・住所変更なども簡単に行うことができます。
また、過去の見積書も簡単に検索ができ、エクセルから1つ1つ探すのに比べて素早く見つけることができるでしょう。

営業管理までできるboard

一般的な見積書作成サービスは、見積もり中案件の管理などの「営業管理」に関しては、あまり十分な機能を備えていないケースが多いです。

クラウド型業務・経営管理システム「board」では、見積書作成はもちろん、一連の業務の流れを効率化するために設計・開発されているため、営業段階のステータス管理や売上見込の把握など、営業としても嬉しい機能が備わっています。

確度ごとにステータス管理

boardでは、見積中ステータスが3段階(高・中・低)に分かれており、受注確度ごとにステータスを設定することができ、またそれが自分自身だけでなく、上長や他のメンバーへの共有にもなります。

例えば、最初に見積もりを提出した時点では、確度「中」で登録し、その後、確度が高くなってきたら「高」に変える、という形で状況の管理と共有が可能です。

確度ごとに売上見込みの把握

「現在の営業状況だと、いつどのくらいの売上が上がりそうか」を把握することは、営業としては非常に重要なポイントとなります。

boardでは、下図のように、確度ごとに売上集計をリアルタイムに確認することができます。



例えば、「受注確定」しているものは確実に売上が上がるものとし、それに「見積中(高)」を加えた金額を把握することができます。この金額が目標に届いていない場合、「見積中(中)」の案件を頑張って取りに行く必要があります。
また、売上だけでなく、売上目標・粗利目標も一緒にグラフ表示できるのも嬉しい点です。

このような形で、確度ごとの売上見込みをみることができるので、営業判断・戦略に役立てることができます。
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board事例インタビュー

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メディアプローブ 代表取締役 渡辺泰氏

使うことにした決め手は、「UIが使いやすい」という点と、「見積書や請求書のフォーマットが美しい、かつカスタマイズできる」という点。本当に求めていたサービスが出てきたと思っていて、スタートアップやSOHOはみんな使うべし、という感じです。

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