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分割請求時の請求漏れ・金額間違い・二重請求防止のための管理・工夫



一般的に、1つの案件で1回だけ請求するケースが多いですが、中には、案件開始時に着手金をもらったり、納品までの期間が長い場合などは、途中で中間納品・請求をするようなケースもあります。

このように分割請求する場合、
・いつ、いくらいの請求書を発行するのか
・どこまで請求したのか
をしっかり管理していく必要があります。

請求回数と金額の合意

分割請求の場合の請求回数と金額は、通常は、見積もり段階で顧客と相談し、合意をした上で、その内容を明記した発注書(契約書)を受領するようにします。

見積書・発注書の備考などに、例えば以下のような内容を入れておくと良いでしょうか。

<分割請求時の備考例>
以下の2回に分けて請求させて頂きます。
1回目(2016年9月末):30万円
2回目(2016年11月末):70万円

上記のように、いついくら請求するか、という点を見積書に明記することで、顧客側の社内稟議時も確認できます。また、発注書にそれを踏まえた発注という形を残すことができ、後々のトラブル防止にも繋がります。

分割請求であることをわかりやすくする

常に着手金をもらうというスタイルの場合は忘れにくいですが、案件によって分割請求するような場合、普段と異なるため、どうしても忘れがちで、「この案件、分割請求だっけ?」という状況になってしまい、お客さまとのやり取り遡って確認するということがあります。

そこで、案件ごとに分割請求であることがすぐにわかり、いついくら請求するのかを把握できることは重要です。

一般的な請求書作成サービスの場合、請求書を単発で作成していくため、案件単位にまとめることができず、分割請求のケースでは管理がしにくい課題があります。

そこでboardでは、案件単位に書類を管理していく仕組みになっているため、案件が分割請求であるかどうか、請求が何回で、それぞれいくらなのかが簡単に把握することができるようになっています。



また、案件登録時に、「○回で分割請求」という回数を指定して登録するので、2回目の請求書を作成し忘れた、というようなこともありません。


"管理性の良さ"の重要性

請求書を発行しなければ支払ってもらえないため、請求書を作成することは当然大事ですが、社内運用上、その管理性の良さは非常に重要です。

今回の分割請求の例の場合は、
・案件単位に書類を管理する
・案件登録時に請求回数を入れることで、請求書作成漏れを防ぐ
といった工夫により、管理が面倒になりがちな分割請求の場合でも、特別何かしなくても簡単に管理することができるようになっています。

こういう積み重ねが、社内業務の軽減と確実性につながってくると思います。
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board事例インタビュー

使いやすさや教育コストが最重要。その点でboardが1番だった。
エヌ・ケイ・コミュニケーションズ 今野氏

弊社では、選定するにあたって、使いやすさや教育コストの少なさを重視していました。細かい機能よりも、社内のメンバーへ詳しく説明せずに、すぐに見積書等を作成・発行できるという点が一番重要で、その点で、boardが一番直感的で使いやすかったため、使うことに決めました。

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