分割請求時の請求漏れ・金額間違い・二重請求防止のための管理・工夫

 

1つの受注に対して、開始時に着手金をもらったり、納品までの期間が長い場合に途中で中間納品・請求をするようなケースがあります。

このように複数回にわけて分割して請求する場合、

・いつ、いくらい請求するのか
・何回目まで請求したのか

を管理していく必要があります。

 

請求回数と金額の合意

分割で請求する場合、請求回数と金額は、見積もり段階で顧客と相談し、合意をした上でその内容を明記した発注書(契約書)を受領するようにします。

たとえば、見積書・発注書の備考などに以下のような内容を入れておくと良いでしょう。

<分割請求時の備考例>
以下の2回に分けて請求させて頂きます。
1回目(2019年9月末):30万円(税抜)
2回目(2019年11月末):70万円(税抜)

 

上記のように、請求時期と金額を見積書に明記することで、顧客側の社内稟議時にも確認できます。また、発注書にそれを踏まえた発注という形を残すことができ、後々のトラブル防止にも繋がります。

 

分割請求の請求漏れを防ぐ

常に着手金をもらうというスタイルの場合は忘れにくいですが、案件によって分割請求するような場合、普段と異なるためどうしても忘れがちで、「この案件、分割請求だっけ?」という状況になってしまい、お客さまとのやり取り遡って確認するということがあります。

そのため、案件ごとに分割請求であることがすぐにわかり、いついくら請求するのかを把握できることは重要です。

また、通常、見積もり時・受注時に、顧客に請求回数などの合意を取りますので、この時が、もっとも「請求時期」「請求回数」を意識しているタイミングになります。そのため、最初の案件登録・見積もり登録の時点で、請求回数や請求時期を一緒に登録することが、請求漏れ防止に効果的です。

 

一般的な請求書作成サービスの場合、請求書を単発で作成していくため、案件単位にまとめることができず、分割請求のケースでは管理がしにくい課題があります。

そこでboardでは、案件単位に書類を管理していく仕組みになっているため、案件が分割請求であるかどうか、請求が何回で、それぞれいくらなのかが簡単に把握することができるようになっています。

 

また、案件登録時に、「○回で分割請求」という回数を指定して登録するので、2回目の請求書を作成し忘れた、というようなこともありません。

 

"管理性の良さ"の重要性

請求書を発行しなければ支払ってもらえないため、請求書を作成することは当然大事ですが、社内運用上、その管理性の良さは非常に重要です。

今回の分割請求の例の場合は、

・案件単位に書類を管理する
・案件登録時に請求回数を入れることで、請求書作成漏れを防ぐ

といった工夫により、管理が面倒になりがちな分割請求の場合でも、特別何かしなくても簡単に管理することができるようになっています。

こういう積み重ねが、社内業務の軽減と確実性につながってくると思います。

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