中小企業の経営管理は、大企業のそれとは全く異なります。中小企業にとって、経営管理とは常にキャッシュフローとの戦いです。また、営業から経営管理まで、経営者が1人で何役もこなしているケースも少なくありません。
多くの企業では会計ソフトを導入していますが、そこで管理できるのはあくまで「実績」であり、受注状況や将来のキャッシュフローを把握することには限界があります。
そこで多くの経営者は、表計算ソフトなどで独自の管理表を作って対応しています。しかし、忙しくなると更新が滞り、気づいた時には資金繰りが危うくなっていた……というのもよくある話です。
中長期の資金繰りや売上見込みを正確に把握するのは、至難の業。経営管理にリソースを割きにくい中小企業にとって、無理なく仕組み化できる手段が求められています。
そこで、私が提案しているのが、boardのような販売管理ソフトを活用し、手間をかけずに「見通し」と「実績」を同時に管理できる体制を整えることです。
この記事では、忙しい経営者でもすぐに導入できる販売管理ソフト「board」の有用性を、現場目線で紹介していきます。
税理士、業務設計士。
金融のシステム企画部門、会計事務所、数社のスタートアップのバックオフィスを経て、独立。
既存の業務やシステムの使用方法を徹底的にヒアリングしながら、最適な業務フローとシステムの構成を設計し、業務からシステムまで再構築の実績多数。
業務設計の支援を手がけるリベロ・コンサルティング代表をメインで活動中。
＊当記事は寄稿記事です。
会計ソフトに感じる “物足りなさ”
請求書の発行や入金確認まで、すべて自分でやっている、でも数字がバラバラで、「今いくら売れてるのか」「あといくら入るのか」がすぐに見えない──。そんなもどかしさを感じることはないでしょうか。
freeeやマネーフォワードなどのクラウド会計は、今では中小企業にもすっかり定着し、経理業務の効率化や税理士との連携といった点では、大きな価値を提供しています。ただし、これらのツールはあくまで「会計」を目的としたものであり、「経営」のために使おうとすると、どうしても物足りなさを感じる場面があります。
たとえば、「今月の売上の着地見込みはどうなっているか？」といった見通しの確認や、「どの案件の利益率が高いか？」「どの取引先がより売上に貢献しているか？」といった経営分析に関して、会計ソフトではうまく対応することができません。
営業活動や請求業務、資金繰りまでを自分でこなしているような経営者にとって、こうした情報を正確に把握することは不可欠です。しかし、会計ソフトでは確定した数字しか見えないことに加えて、経営判断に必要な情報が十分に揃っていないことも少なくありません。
このような問題を解決するために、考えられる対策が販売管理ツールの導入です。
boardは経営者の感覚に近い管理ツール
会計ソフトは、過去の実績を会計のルールに則って集計するためのものです。一方で、販売管理ソフトは見積もりから発注、納品、請求（および入金）までを管理するためのものです。会計ソフトでは過去の情報を、販売管理ソフトでは見通しや受注状況など、現在から未来までの情報を見ることによって、適切な経営判断が可能になります。
たとえば、boardでは受注・売上・原価・請求・入金といった情報を1つの案件単位で把握できます。つまり、「この案件はいくらで受注して、いくら使って、いくら利益が出たのか」といったことがリアルタイムで見える。これは、営業と経営の両方を担っている経営者にとって、経営判断のスピードと質を左右する核心的な情報です。
さらに、請求や入金がまだ発生していない仕掛かり中の案件も合わせて管理することで、将来入ってくる予定のキャッシュの見通しを立てることができる。これにより、資金繰りを先読みして動くことが可能になります。
また、案件ごと・取引先ごとの売上や利益の状況も一覧で確認できるため、「どの取引先が儲かっているのか」「どの案件の収益性が低いのか」といった視点で見ることもできます。
見積書や請求書を発行するソフトはたくさんありますが、その多くが単に書式を整えて発行する機能しか持っていません。また、販売管理ソフトもいろいろとありますが、クラウド型で機能するものはまだ限られており、在庫管理などの高度な機能が付いていることも多いため、中小企業でも気軽に導入できるクラウド型販売管理ツールはそう多くありません。
その点、boardは「案件管理」の枠組みの中で、見積・発注・請求を行っていくだけで、売上や利益を「商談ベース」や「取引先単位」で見られるようになるツールです。その意味では、経理担当者よりも現場とお金の流れを両方見ている経営者こそ、boardの本当の価値を実感できるでしょう。
情報共有と属人化の解消
boardの導入は、経営管理だけでなく、社内での分業や情報共有の体制を構築する上でも有用です。
中小企業では、請求書の発行や入金確認といった業務が「経営者の仕事」になっているケースも多々あります。経営者にしか請求の中身がわからず、毎月の締めや督促も、すべて経営者が対応していることも決して珍しくはありません。
属人化とは、特定の人しか業務の中身や判断基準を把握しておらず、他の人では代替が利かない状態のことを指します。事業が順調に拡大するほど、経営者に業務が集中してしまう状態は望ましくありません。そうした属人化を解消するためにも、販売管理ツールを導入し、社内での情報共有が行える体制を作りながら、少しずつ分業ができるようにしていく必要があります。
boardは、こうした属人化を解消するための機能を備えています。たとえば、営業担当が案件を登録した後、請求予定日や金額を設定すれば、そのまま請求処理にスムーズにつながります。承認（捺印申請）機能もあるため、すべて経営者が確認した上で発行するという業務プロセスもすぐに構築できます。
これは単に業務の効率化というだけでなく、経営の透明性や、万が一のリスクへの備えにもつながります。たとえば、経営者が急な病気や出張で一時的に業務から離れることになっても、請求や入金確認が滞らずに進められる体制があれば、会社の信頼も守られます。また、将来的に従業員や後継者に業務を引き継ぐ際にも、日頃から情報が共有されていれば安心です。
boardを導入することで、経営者1人が回す会社から、組織で回す会社への移行がスムーズに行えるのです。
“ちょうどいい” 経営管理ツール
経営者が手間をかけずに、経営管理と分業体制を無理なく整えられること。これがboardの最大の魅力です。ノーコードツールのように、画面や機能をカスタマイズすることはできませんが、経営者にとって必要な機能はすでに揃っています。
ダッシュボードを見れば、今月の売上見込みや月末の入金予定額、あるいは粗利率が高い案件といった情報をすぐに確認できます。これらはすべて、経営判断をする上で欠かせない情報です。情報が整っていれば、素早く判断することが可能になり、施策を打つスピードも上がります。
特別なレポート機能や分析ツールがなくても、日々の業務の中で数字が自然と整理されていく。中小企業にとっては、それで十分なのです。
また、数字が見えるようになれば、社内での共有はもちろん、金融機関や税理士との打ち合わせの際にも、あらためて管理表を作る必要がなくなります。情報の伝達にかかる手間が減り、外部とのやりとりもスムーズになります。
忙しい中小企業の経営者こそ、boardを導入して、経営のスピードと質を上げることを検討してみてください。
