請求書を作成する際、「発行日（請求日）」や「支払期限」はどう決めるのでしょうか。
「発行日」は取引方式や契約内容によっても変わってきます。とくに「掛売方式」と「都度方式」では発行日を設定する基準が異なるため、適切に理解しておくことが重要です。
本記事では、請求書の日付設定の基本ルールと、方式ごとの実務ポイントを解説します。
目次
請求書の発行日（請求日）の決まり方
発行日（請求日）の役割
発行日は、取引の完了をもって請求が行われた日を明確に示すもので、支払期限の起算点にもなります。経理や税務処理、取引先の支払いスケジュールにも影響するため、正しい設定が不可欠です。
掛売方式と都度方式による違い
請求書の発行日は、取引の方式によって変わります。
掛売方式の場合
掛売方式は、一定期間の取引をまとめて請求する方法です。たとえば、1か月分の納品やサービス提供を「月末締め」でまとめて請求書を発行します。
「1ヶ月分の納品」というのは、月内に複数回の発注・納品があるパターンもあれば、1回のみでも月末締めとして請求するパターンもあります。そのため、実態となるビジネスモデルに違いはありますが、「月末締め翌月末払い」のように「締め」を設定することが一般的です。
この方式の場合の発行日は、通常は締め日（例：当月末）に設定されます。実務では、締め日の翌営業日以降に作成・発行するケースも多く見られますが、それでも請求日は締め日（=過去の日付）を基準に設定します。
都度方式の場合
都度方式は、納品やサービス提供のたびに請求書を発行する方法です。
この場合、発行日は商品納品日やサービス完了日に近い日付になります。取引ごとに発行するため、支払期限も案件単位で管理することになります。
なお、支払期限の決まり方としては、以下のどちらのパターンもあります。
- 請求日を起点に「○日以内」というかたちで日数を設定する
- 発行日にかかわらず「翌月末」を支払期限に設定する
法律上の定めはあるのか
日本の法律では、発行日そのものに厳格な規定はありません。しかし、インボイス制度の「適格請求書（インボイス）」では発行日記載が必須であり、税務上の証拠となるため、業務実態に合わせた適切な日付設定が求められます。
支払期限の決まり方
支払期限の役割
支払期限は、取引先が代金を支払うべき最終期限を示すもので、す。記載漏れや曖昧な設定は、入金遅延の原因となりますので明確に記載しましょう。
また、適切な支払期限の管理は、未回収の請求を速やかに把握して督促するといった資金繰りの観点からも重要です。
boardでは、支払期限をすぎても未入金の場合はアラートをメール・Slack・Chatworkに通知することができます。
一般的な設定方法
支払期限は、発行日や取引完了日から一定期間を置いて設定します。よくある例としては以下のような支払条件に基づいて決定します。
- 月末締め翌月末払い
- 月末締め翌々月末払い
- 請求から30日以内払い
「○日締め○日払い」といった「締め日」があるケースと、「請求日から○日以内に支払い」のように、ある時点からの期間で設定するケースがあります。
上記のようなルールをもとに、請求書には具体的な日付を記載しましょう。
boardでは、「締め日基準」「日数基準」の支払条件を作成でき、それぞれの顧客・案件ごとに支払条件を設定できる仕組みで、柔軟な管理を実現しています。
契約と合意の重要性
支払期限は、契約書や発注書などで双方が事前に合意することが一般的です。請求段階でトラブルにならないよう、契約時点で明確にしておきましょう。
発行日と支払期限の関係
資金繰りへの影響
発行日から支払期限までの期間は、企業のキャッシュフローに直結します。特に掛売方式では締め日と入金日の間が長くなることがあり、資金繰りに注意が必要です。
また、下請法・フリーランス新法といった法改正も支払期限に関連してきますので、合わせて確認しておきましょう。
方式による差異
一般的な傾向として、以下のような傾向があります。業界の商習慣や自社の運営体制などと照らし合わせて検討しましょう。
- 掛売方式の場合：請求から入金までの期間が長くなりやすく、売掛金の管理が重要
- 都度方式の場合：案件単位で短期回収が可能だが、請求書発行業務の回数が増える
実務上の注意点
日付の記載ミス防止
発行日や支払期限の誤記は支払遅延を招くおそれがあります。請求書作成ソフトや販売管理クラウドなどを利用して人的ミスを減らせます。
インボイス制度対応
2023年10月施行のインボイス制度では、発行日の正確な記載が仕入税額控除の必須要件です。掛売・都度いずれの場合も正しい日付管理が必要です。
参考：インボイス制度（適格請求書等保存方式）における請求書・支払通知書等の作成方法と注意事項
よくある質問（FAQ）
Q. 請求書の日付は実際に発行した日付を記載しても良いですか？
インボイス制度を前提としますと、請求書に記載するものは「取引日」です。「取引日」と「発行日」が実質的に同等であれば良いかと思われますが、たとえば取引が完了しただいぶ後に発行する場合は、「発行日」のみだと不十分な可能性があります。
インボイス制度における「取引日」はビジネスモデルによってそれがどの日付になるかというのが変わりますので、迷うようであれば、税理士・会計士に相談しましょう。
Q. 支払期限はなるべく短くした方が良いですか？
支払期限が短い方が、キャッシュフローの改善につながりますが、取引先との関係性や業界の商習慣も考慮する必要があります。
一般的には「月末締め翌月末払い」が多く見られますが、業界によってはもっと長い支払期限が一般的なケースもあります。
もし、自社が中小企業・フリーランスで、取引先から非常に長い期限を設定されている場合は、下請法やフリーランス新法に違反していないか確認してみましょう。
また、支払期限が長くてキャッシュフローが厳しい場合は、取引先に相談するのも手です。関係が良好であれば、短いサイクルで支払ってくれることもあります。
