請求書をPDFで送付する際、ファイル名の付け方に悩んだ経験はありませんか？
「○○様_請求書.pdf」のように相手の会社名を入れる形式を非常によく見ますが、実は受領側にとっては自社の名前が入っていたところであまりメリットがありません。
本記事では、送信者・受信者双方の視点から、受領側が助かる請求書ファイル名の付け方について解説します。
目次
請求書ファイル名の付け方はなぜ重要か
請求書をPDFのファイル名は、送信側・受領側双方にとって、業務効率やミス防止に関連してきます。
自社にとっては、誤送信の防止やファイルの管理に役立ちます。
受領者にとっても、とくに複数の取引先から多くの請求書を受け取る経理担当者にとって、どの会社からのファイルかが分かりやすいファイル名は大きな助けとなります。
よくある「○○様_請求書.pdf」の背景と課題
送信者側の都合で付けられたファイル名
請求書PDFのファイル名に「取引先名_請求書.pdf」や「○○様_請求書.pdf」といった形式を採用しているケースを非常によく見ます。
これは、第一に、保管したファイルの管理や検索をしやすくするためです。取引先名が入っていることで、どの請求書かが一目で分かり、後から探しやすくなります。
また、ファイル名に取引先名が入っていることで、送信時にファイルを取り違えないようにする工夫にもなります。
受領側から見た分かりにくさ
一方で、受領側の立場になると「自社名_請求書.pdf」となっているファイルは、誰からの請求書なのかが一目で分かりません。とくに、複数の取引先から同じようなファイル名で請求書が届くと、ファイルを開くまで発行元が分からず、管理や仕分けの手間が増えてしまいます。
受領側が助かるファイル名とは
発行元の会社名を入れるのがベスト
受領側にとって分かりやすいファイル名は、「発行元の会社名_請求書.pdf」など、誰からの請求書かが一目で分かる形式です。これにより、ファイルを開かずとも発行元を特定でき、管理や検索が格段に楽になります。
同じ取引先から複数の請求書を受け取る場合もあるため、「発行元の会社名_請求書_202508.pdf」など、請求月や発行日を加えると、さらに整理しやすくなります。
自分でメール添付する場合の最適なファイル名
とはいえ、メールにファイルを添付する際、相手の会社名が入っていないと取り違えてしまうリスクがあります。
そのため、自分でPDFをメール添付して送る場合は、取引先名と発行元の会社名を組み合わせるのがベストです。たとえば「取引先名様_発行元の会社名_請求書_202508.pdf」のように両社の名前を入れれば、受領側も発行元も迷うことがありません。
クラウド請求書サービス利用時のファイル名
クラウド請求書サービスを利用している場合、自分でファイルを選択してメールに添付するわけではありませんので、ファイルの取り違えリスクはありません。
そのため、取引先名をファイル名に入れるメリットはあまりないため、「発行元の会社名_請求書.pdf」でも問題ないのではないかと思います。
まとめ｜受領側の視点でファイル名を付けよう
請求書PDFのファイル名は、送信者の都合だけでなく、受領側の利便性を考慮することも大切です。発行元の会社名や請求月を入れることで、受領側の業務効率が良くなります。
送信元・受領側のどちらも分かりやすいファイル名にすることで、双方の業務のスムーズな進行が期待できます。
これまで「○○様_請求書.pdf」で送付していた場合は、ぜひ今回紹介したポイントを参考に、ファイル名の付け方を見直してみてください。
