請求書をメールで送付したのに、なかなか返信が来ない――。そんな経験をしたことはありませんか？
ビジネスの現場では、請求書を送った後に「受領しました」と返信をくれる人もいれば、まったく返信がないケースも珍しくありません。
この記事では、請求書メールの返信がない場合の実務的な考え方や、迷わないためのポイントについて解説します。
目次
請求書メールに返信がないのは普通？
請求書をメールで送付した際、受領の返信をするかどうかは、担当者や企業によって対応が分かれます。返信を必ず行う会社もあれば、とくに返信しない運用の会社も多く、明確なルールがない場合がほとんどです。
- 返信をするケース：担当者の習慣や受領した旨を伝えるために、受領確認のメールを必ず返す
- 返信をしないケース：請求書に不備がなければ返信しない
どちらが正しいということはなく、相手先の考えや文化による違いが大きいのが実情です。
そのため、請求書を送付した後、返信がないからといってすぐに不安になる必要はありません。多くの場合、請求書に不備がなければそのまま社内処理が進められ、支払いが行われます。
メールだと返信がないと不安になりますが、よくよく考えると、請求書を郵送で送る場合はわざわざ受領の連絡をすることは少ないため、メールでの請求書送付も同様に考えることができます。
迷わないための工夫：「返信不要」の一文を添える
請求書メールのやり取りで迷わないためには、あらかじめ返信不要の旨を一文を添えておくのがお勧めです。
たとえば、メールの末尾に以下のように記載しておきます。
そうすることで、相手も「返信すべきかどうか」で迷うことがなくなり、双方にとって負担の少ないやり取りが可能になります。
まとめ｜請求書メールの返信有無は気にしすぎない
請求書をメールで送付した際の返信有無は、業界や企業、担当者によってさまざまです。基本的には「返信がなくても問題ない」と考え、必要に応じて受領確認を行いましょう。
また、迷いを減らすためには「返信不要」の一文を添えるなど、相手への配慮も大切です。実務に即した柔軟な対応で、スムーズな請求書業務を目指しましょう。
