請求書のやり取りは、従来の紙から電子化へと大きく変化しています。ペーパーレス化・電子化は単なる時代の流れではなく、業務効率化やコスト削減など多くのメリットをもたらします。
本記事では、電子請求書（請求書のペーパーレス化）の方法やメリット、導入時の注意点まで、基礎からわかりやすく解説します。
目次
電子請求書とは？
電子請求書とは、紙に印刷された請求書に代わり電子データで発行・送付・受領・保存される請求書を指します。一般的な形式はPDFですが、EDIやPeppolのように所定のフォーマットでデータを送受信する方式もあります。いずれにせよ、電子化により、印刷や郵送の手間が省け、検索や二次利用が容易になります。
本記事では、主に請求書PDFを中心とした電子請求書の基礎知識と実務上の注意点を解説します。
主な電子化の方法としては以下のような方法があります。
- PDF請求書をメールで送付・受領
- クラウド請求書サービスを利用
- 顧客専用のWebポータルで発行・受領
Peppol（ペポル）との違いは？
Peppolは、ヨーロッパ発の電子取引ネットワークであり、請求書を含むビジネス文書を標準化されたフォーマットで交換するための仕組みです。Peppolを利用することで、異なるシステム間での請求書のやり取りが容易になります。
一般的に、「電子請求書」と言った場合、紙に対する「電子データ（PDF）での送付」を指すことが多く、現時点では、Peppolのような特定の電子インボイスを指すことは少ないです。
Peppolも電子的に請求データを送る仕組みではありますが、仕様が決まっており、送信側・受信側双方がPeppol対応している必要があります。一方、請求書PDFはより広く普及しており、多くの企業で利用されています。
請求書を電子化するメリット
業務効率化
紙の印刷・封入・郵送・ファイリングなどの手間がなくなり、発行・受領・管理の全工程が大幅に効率化されます。検索や管理も容易です。
クラウド請求書サービスを利用すると、複数の請求書を数クリックで一括送付できるなど、さらなる効率化が可能です。
参考：【中小企業向け】クラウド請求書サービス完全ガイド｜導入メリット・注意点・選び方を徹底解説！
また、郵送に比べて相手が受領するまでの時間も短縮されますので、双方にとって、月次の請求業務がスムーズになります。
コスト削減
印刷代・郵送費・保管スペースなどのコストが削減できます。また、作業時間の大幅な短縮、人的ミスの減少による間接コストの削減も期待できます。
請求書の発行枚数が多い企業ほど、コスト削減効果が大きくなります。
法令対応・コンプライアンス強化
電子帳簿保存法やインボイス制度など、最新の法令に対応しやすくなります。証憑の改ざん防止や履歴管理も容易です。
参考：インボイス制度（適格請求書等保存方式）における請求書・支払通知書等の作成方法と注意事項
送付とステータスの連動による管理の容易化
電子請求書システムを利用すると、電子請求書を送付すると請求ステータスが「請求済」になるなど、送付と管理が連動します。これにより、請求書の管理が容易になり、請求漏れや二重請求のリスクが低減します。
また、取引先が請求書を開封したかどうかの確認も可能な場合があり、支払い遅延の防止にも役立ちます。
トレーサビリティー向上
電子データのため、アクセスログや変更履歴の管理が容易で、監査対応や内部統制が強化されます。これにより、問題が発生した場合の調査が容易になります。
テレワーク・リモートワーク対応
場所を問わず請求書の発行・確認・承認が可能となり、テレワーク推進にも役立ちます。とくにクラウド請求書サービスは、インターネット環境さえあればどこからでもアクセスできるため、リモートワークに最適です。
電子請求書の導入方法
1. 電子化の範囲・運用ルールを決める
どの顧客・どの業務で電子化を進めるか、社内ルールを明確にします。紙と電子の併用期間を設けるケースも多いです。
また顧客が紙を希望するケースもありますので、どの顧客に対して電子発行するかを事前に整理しておきます。
2. 電子請求書サービスの選定
自社の業務フローや法令要件に合ったサービスを選びます。インボイス制度・電子帳簿保存法対応の有無、請求業務以外の機能、コストなどを比較検討しましょう。
電子請求書発行システムの選び方については「中小企業向け請求書発行システムのメリット・機能・選び方を徹底解説」に詳しくまとめていますので、参考にしてください。
筆者の経験上、「クラウド請求書発行システムの導入と合わせて、請求書の電子化を進める」というケースが多いです。システム導入のタイミングで社内外の関係者に周知しやすく、スムーズに移行できるためです。
3. 社内・顧客への周知と運用開始
新しい運用ルールやシステムの使い方を社内外に周知し、スムーズな移行を目指します。顧客の同意が必要な場合は、事前に説明・調整を行いましょう。
電子請求書導入時の注意点
電子帳簿保存法への対応
電子データで保存する場合、電子帳簿保存法の要件（真実性・可視性・検索性など）を満たす必要があります。システム選定時は法令対応状況を必ず確認しましょう。
インボイス制度対応
適格請求書（インボイス）を電子で発行・保存する場合、必要な記載事項や保存要件を満たすことが求められます。最新の法令情報を確認し、システムや運用を適宜見直しましょう。
顧客との調整
すべての顧客が電子化に対応できるとは限りません。紙でのやり取りが必要な場合は、柔軟な運用も検討しましょう。
boardでは、請求書はメールだけでなく郵送で送ることも可能です。また、顧客ごとに「メールで送付するか、郵送で送付するか」を設定できるようになっているため、顧客の要望に応じた柔軟な運用が可能です。
よくある質問（FAQ）
電子請求書は法的に有効ですか？
取引先が紙の請求書を希望しています。どうすればよいですか？
PDFをメールで送るだけで大丈夫ですか？
はい、基本的にはPDFをメールで送付する方法で問題ありません。
その際の注意点などをまとめたメールで請求書を送る際の送り方・例文・ファイル名・注意事項のまとめを参考にしてください。
まとめ｜電子化で請求書業務をもっと効率的に
請求書のペーパーレス化・電子化は、業務効率化・コスト削減・法令対応など多くのメリットがあります。
自社の業務や顧客の状況に合わせて、最適な方法で電子化を進めましょう。最新の法令やシステム動向も定期的にチェックし、安心・安全な運用を心がけてください。
