請求書のやり取りは、従来の紙から電子化へと大きく変化しています。ペーパーレス化・電子化は単なる時代の流れではなく、業務効率化やコスト削減など多くのメリットをもたらします。
本記事では、請求書のペーパーレス化・電子化の方法やメリット、導入時の注意点まで、基礎からわかりやすく解説します。
目次
請求書のペーパーレス化・電子化とは
請求書のペーパーレス化・電子化とは、紙の請求書を廃止し、PDFや専用システムなど電子データで発行・受領・保存することを指します。近年は電子帳簿保存法やインボイス制度の影響もあり、電子請求書の導入が急速に進んでいます。
主な電子化の方法としては以下のような方法があります。
- PDF請求書をメールで送付・受領
- クラウド請求書サービスを利用
- 顧客専用のWebポータルで発行・受領
請求書を電子化するメリット
業務効率化
紙の印刷・封入・郵送・ファイリングなどの手間がなくなり、発行・受領・管理の全工程が大幅に効率化されます。検索や管理も容易です。
コスト削減
印刷代・郵送費・保管スペースなどのコストが削減できます。大量発行・受領がある企業ほど効果が大きくなります。
法令対応・コンプライアンス強化
電子帳簿保存法やインボイス制度など、最新の法令に対応しやすくなります。証憑の改ざん防止や履歴管理も容易です。
テレワーク・リモートワーク対応
場所を問わず請求書の発行・確認・承認が可能となり、テレワーク推進にも役立ちます。
電子請求書の導入方法
1. 電子化の範囲・運用ルールを決める
どの顧客・どの業務で電子化を進めるか、社内ルールを明確にします。紙と電子の併用期間を設けるケースも多いです。
また顧客が紙を希望するケースもありますので、どの顧客に対して電子発行するかを事前に整理しておきます。
2. 電子請求書サービスの選定
自社の業務フローや法令要件に合ったサービスを選びます。インボイス制度・電子帳簿保存法対応の有無、請求業務以外の機能、コストなどを比較検討しましょう。
3. 社内・顧客への周知と運用開始
新しい運用ルールやシステムの使い方を社内外に周知し、スムーズな移行を目指します。顧客の同意が必要な場合は、事前に説明・調整を行いましょう。
電子請求書導入時の注意点
電子帳簿保存法への対応
電子データで保存する場合、電子帳簿保存法の要件（真実性・可視性・検索性など）を満たす必要があります。システム選定時は法令対応状況を必ず確認しましょう。
インボイス制度対応
適格請求書（インボイス）を電子で発行・保存する場合、必要な記載事項や保存要件を満たすことが求められます。最新の法令情報を確認し、システムや運用を適宜見直しましょう。
顧客との調整
すべての顧客が電子化に対応できるとは限りません。紙でのやり取りが必要な場合は、柔軟な運用も検討しましょう。
まとめ｜電子化で請求書業務をもっと効率的に
請求書のペーパーレス化・電子化は、業務効率化・コスト削減・法令対応など多くのメリットがあります。
自社の業務や顧客の状況に合わせて、最適な方法で電子化を進めましょう。最新の法令やシステム動向も定期的にチェックし、安心・安全な運用を心がけてください。
