スムーズな取引のためには請求書の正確性は重要です。
しかし、業務の多忙さや人為的なミスにより、記載内容に誤りが発生してしまうこともあります。誤りをそのままにすると、支払遅延の原因となるため、迅速かつ正しい手順で訂正・再発行する必要があります。
本記事では、請求書の再発行手順、注意点、そしてよくあるミスとその防止策を、ケース別に詳しく解説します。
目次
請求書再発行の基本手順と注意点
請求書を再発行する際は、誤りを訂正するだけでなく、取引先への説明や記録の整合性確保も重要です。
- 誤りの内容と原因を確認：金額、日付、取引内容、請求先情報など、どの部分に誤りがあるかを正確に把握します。
- 取引先への連絡：発行済み請求書に誤りがあったことと、再発行予定である旨を速やかに通知します。
- 誤りを訂正した請求書の作成：新しい請求書には「再発行」の旨を明記し、誤った請求書の発行日や番号との関連を記録します。
- 正しい請求書の送付：修正済みの請求書を送付し、古い請求書の破棄を依頼します。
請求書作成時によくあるミス
請求書の誤りは以下のようなパターンがよく見られます。
- 金額の誤記（単価や数量の入力ミス）
- 請求日や支払期日の誤り
- 請求先の会社名・住所・担当者名の間違い
- 振込先口座情報の誤記
- 消費税計算の間違い
これらは、チェックリストや請求書作成システムの活用で大幅に減らすことが可能です。
ケース別の訂正方法
請求書の訂正方法は、発覚のタイミングや相手方の状況によって異なります。
発行後にミスに気づいた場合：ダウンロードページを無効化
電子請求書をオンラインで提供している場合、ダウンロードページを無効化することで誤った請求書へのアクセスを遮断できます。これはメール添付方式と異なり、アクセス権を制御できるという大きなメリットがあります。
とくにまだ先方が未取得の場合は、速やかに無効化することで、誤った請求書のダウンロードを防ぐことができます。
先方から指摘があった場合
取引先からの指摘を受けた場合は、まず謝罪の意と確認する旨を伝えます。その後、誤りの確認と訂正のスケジュールを即座に共有します。対応の迅速さは信用維持に直結します。
先方が請求書を紛失・未着と言っている場合
請求書自体に誤りがなくても、紛失や未着により再発行が必要なケースがあります。この場合、請求日や請求書番号は変更せず、「再発行」明記のみで同一内容を再送するのが一般的です。
請求書発行システムのメール送信機能では、「ダウンロードページ」方式で送付できるものがあります。この場合、ダウンロード有無を確認できるようになっており便利です。
請求書の再発行を防ぐための予防策
以下のような方法で仕組み化することで、再発行の手間と信用リスクを大幅に減らせます。
- 送信前に、ダブルチェック体制（申請フローなど）を整える
- テンプレートや請求書作成ソフトの活用
まとめ
請求書の誤りは、迅速な再発行と適切な対応で顧客に迷惑をかけないようにすることが重要です。
また、「注意する」という意識に依存していると、慣れてくるとやはりミスをしてしまうものなので、なるべくミスを減らすための仕組み化も重要です。
請求書発行システムを活用することで、電子的に承認プロセスを回せたり、内容のテンプレート化なども可能になるため、業務効率化とミス防止の両面で効果が期待できます。
