日々の請求業務を効率化しミスを減らすために「クラウド請求書サービス」を導入する企業が増えています。さらに近年では、APIなどを使って、クラウド請求書サービスを他のサービスやシステムと連携させることで、より大きなメリットを享受できるようになっています。
本記事では、クラウド請求書サービスの連携による具体的なメリットや、連携の種類、導入時の注意点について詳しく解説します。
目次
クラウド請求書サービスと他システム連携の概要
クラウド請求書サービスは、単体での利用だけでなく、会計ソフトや営業管理ツール（SFA）、基幹システムなど他の業務システムと連携することで、データの一元管理や業務プロセスの自動化が可能になります。APIやCSV連携など、さまざまな方法でシステム間のデータ連携が実現されています。
連携の主な方法
- API連携：リアルタイムでデータをやり取りできるため、最新情報を常に反映可能
- CSV連携：定期的にデータをエクスポート・インポートして連携する方法
- RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）：人手による操作を自動化し、システム間の橋渡しを行う
boardでは、freee会計・HubSpot・クラウドサイン・DocuSign・Googleドライブ・Box・Dropbox・Slack・ChatworkとのAPI連携機能を用意しています。
また、APIを公開しているため、各社で開発することで任意のシステムと連携を実現することが可能です。
システム連携による主なメリット
業務効率化と人的ミスの削減
システム連携により、手作業でのデータ入力や転記作業が不要になります。これにより、作業時間の短縮だけでなく、入力ミスや二重入力といったヒューマンエラーのリスクも大幅に減少します。
データの一元管理とリアルタイム性の向上
複数のシステム間でデータが自動的に同期されるため、常に最新の情報を一元的に管理できます。これにより、情報の齟齬や確認作業の手間が減り、迅速な意思決定が可能になります。
経営判断の迅速化
クラウド請求書サービスと会計ソフトやBIツールが連携することで、売上や入金状況などの経営指標をリアルタイムで把握できます。これにより、経営層は迅速かつ的確な判断を下しやすくなります。
連携の具体例
会計ソフトとの連携
クラウド請求書サービスで作成した請求データを会計ソフトに自動連携することで、仕訳作業や帳簿作成がスムーズになります。これにより、経理担当者の負担が大幅に軽減されます。
boardでは、freee会計とのAPI連携機能を提供しています。また、マネーフォワードクラウド会計・弥生会計・勘定奉行向けの仕訳のCSVも出力することができます。
基幹システム・業務システムとの連携
業務システムから受注データなどをクラウド請求書サービスへ連携させることで、受注から請求、入金までの一連の流れを自動化できます。これにより、業務全体の効率化と正確性が向上します。
支払い管理・入金消込システムとの連携
請求書の発行から入金確認、消込までを一気通貫で管理できるようになり、未入金の早期発見や督促業務の自動化も実現できます。
システム連携を導入する際の注意点
API vs CSV
システム間でデータを連携する手段としてAPIとCSVがもっとも一般的です。APIはリアルタイム性が高く、データの整合性を保ちやすい一方で、導入や運用に技術的な知識が必要です。CSV連携は比較的簡単に実装できますが、リアルタイム性は低く、定期的な更新が必要になります。
また、CSVは一時的にでも作業者のパソコンにデータが保存されることになります。機密性の高いデータの場合は適切な手段ではない可能性がありますので、扱うデータの性質に応じて選択することが重要です。
システム間の互換性・拡張性の確認
連携をスムーズに行うためには、各システムのデータ形式やAPI仕様が明確か、互換性を維持したアップデートが行われているかなど、継続的な運用を見据えて事前に確認することが重要です。
運用体制とサポートの整備
システム連携後の運用やトラブル対応のために、社内の運用体制やベンダーサポートの有無も確認しておきましょう。特に複数システムが絡む場合は、障害発生時の切り分けや対応フローを明確にしておくことが求められます。
まとめ
クラウド請求書サービスを他のサービスやシステムと連携することで、業務効率化やミス削減、経営判断の迅速化など、さまざまなメリットが得られます。
自社の業務フローや将来的な拡張性も考慮しつつ、最適な連携方法を選択することが重要です。導入時にはセキュリティーや運用体制にも十分注意し、安心して業務を進められる環境を整えましょう。
