業務委託や取引で発生する交通費は、請求書にどのように記載するべきか迷う方も多いでしょう。
契約条件によっては、交通費が受注金額に含まれる場合もあれば、別途請求できる場合もあります。また、記載方法や消費税の扱いにも注意が必要です。
この記事では、請求書に交通費を含める際の注意点、記載の具体例、消費税の扱いについて詳しく解説します。
目次
交通費を別途請求するかは契約次第
交通費をどのように扱うかは、契約書や発注書の条件によって異なります。受注金額に含めるケースもあれば、実費分は別途請求するケースもあります。契約時に確認を怠ると、請求時にゴタゴタしてしまうこともありますので、注意が必要です。
契約時に確認すべきポイント
- 交通費が報酬額に含まれているか。報酬額に交通費が含まれている契約では、交通費は別途請求できません。
- 別途請求可能な場合、公共交通機関の運賃のみか、タクシー代や高速料金も含まれるかを明確にします。
- 上限や事前承認の要否、高額な交通費を発生させる場合は、事前承認が必要な場合もあります。
契約時の取り決め例
たとえば、契約時に以下のような取り決めを行うことが考えられます。
- 都内の交通費は報酬に含むが、都外の交通費は別途請求可能とする。
- ○○への出張費（宿泊費含む）3回分までは報酬に含む。それ以上発生した場合は実費精算とする。
- 交通費はすべて実費精算とし、領収書を添付すること。
請求書に交通費を記載する際の注意点
単に「交通費」と記載するだけでは、取引先や経理担当者に内容が伝わらず、不備と判断される可能性があります。具体的かつ明確に記載するようにしましょう。
項目名は具体的に記載する
例として、以下のように日付や区間、利用手段を明示します。
- 8月3日 新宿駅〜横浜駅 JR運賃
- 8月5日 出張（東京〜大阪）新幹線代
- 8月7日 客先訪問 タクシー代（渋谷〜品川）
このようにすることで、取引先側が内容を確認しやすくなり、請求処理がスムーズになります。
領収書や乗車券の添付
経費精算の透明性を高めるため、領収書などの証憑を添付することが望ましいです。
交通費と消費税の関係
電車・バス・新幹線・タクシー運賃などの交通費は、多くの場合、内税（料金に消費税が含まれている） として支払われています。そのため、請求書で他の課税対象項目と合算して消費税を上乗せすると、二重請求になってしまいますので、内税入力または税抜金額での入力するようにしましょう。
まとめ
交通費の請求は、契約条件を踏まえて行うことが重要です。
とくに、契約時の取り決め確認、具体的な記載方法、消費税の適用可否を押さえることで、適切な請求処理が可能になります。
請求書は単なる金額明細ではなく、双方の合意と透明性を記録する重要な書類です。正しい記載でトラブルを防ぎましょう。
