取引先とのやりとりでよく目にする「請求書」と「請求明細書」。どちらも請求に関わる重要な書類ですが、その役割や使い方には違いがあります。
この記事では、両者の違いと実務での使い分け、注意点について詳しく解説します。
目次
請求書と請求明細書の違いとは？
請求書と請求明細書は、どちらも取引の内容や金額を伝えるための書類ですが、目的や記載内容に違いがあります。
請求書の役割
請求書は、商品やサービスの提供後に「これだけの金額を支払ってください」と請求するための書類です。支払期日や振込先など、支払いに必要な情報が記載されており、取引先に対して支払いを求める目的となります。
請求明細書の役割
請求明細書は、請求書に記載された金額の内訳や、取引ごとの詳細を示すための補助的な書類です。複数の商品やサービスをまとめて請求する場合や、取引内容が多岐にわたる場合に、明細ごとに金額や内容を明らかにする役割を持ちます。
一般的に、請求明細書を発行するケースは限定的で、請求書のみ発行しているケースが多いです。
請求書と請求明細書の主な記載内容
請求書と請求明細書は、記載する内容にも違いがあります。
請求書に記載される主な項目（インボイス制度対応）
- 適格請求書発行事業者の氏名または名称および登録番号（自社の会社名と登録番号）
- 取引年月日（請求日・納品日など）
- 取引内容（品目、数量、単価など）
- 税率ごとに区分して合計した対価の額および適用税率
- 税率ごとに区分した消費税額
- 請求先（書類の交付を受ける事業者）の氏名または名称
参考：【中小企業・個人事業主向け】請求書作成・発行のキホン｜業務効率化・ミス防止・法令対応など
請求明細書に記載される主な項目
請求書と異なり任意の書類ですので、記載内容に関する要件はありません。取引の内容・内訳がわかるように、たとえば以下のような項目を含めます。
- 取引内容の明細
- 取引の日付
- 取引の金額
など。基本的には取引の内訳を詳しく記載することが目的ですので、請求書とはフォーマットが異なることが多いです。
実務での使い分けと注意点
請求書のみで済むケース
一般的には請求書だけで十分なことが多いです。まずは請求書のみを軸に考えましょう。
請求明細書を併用するケース
複数の取引や品目が多数ある場合、請求書とあわせて請求明細書を発行することで、取引先にとっても内容が分かりやすくなります。
とくに、サービスや商品の種類が非常に多い場合などは、明細書を添付することで請求書がシンプルになり、取引先にとっても見やすい書類になるでしょう。
請求書と請求明細書の発行タイミング
請求書と請求明細書は、同時に発行するのが一般的です。請求書に合計金額や支払条件を記載し、明細書でその内訳を詳しく説明します。
まとめ｜両者の違いを理解して正しく使い分けよう
請求書と請求明細書は、どちらも取引の内容を示す書類です。それぞれの役割や記載内容の違いを理解し、実務で正しく使い分けることで、トラブルの防止や業務効率化につながります。
請求明細書を発行する場合、その分の手間がかかることにはなるので、要否をしっかりと検討しましょう。
