請求書の発行・郵送業務は、企業のバックオフィス業務の中でも手間や時間がかかる作業のひとつです。特に取引件数が多い企業や、限られた人員で業務を回している場合、毎月の請求書作成や封入・発送作業が大きな負担となります。
こうした課題を解決する手段として注目されているのが「請求書の郵送代行サービス」です。本記事では、郵送代行サービスの主なメリットや導入時のポイントについて詳しく解説します。
目次
請求書の郵送代行サービスとは
請求書の郵送代行サービスとは、企業が発行する請求書の印刷・封入・発送といった一連の作業をアウトソーシングできるサービスです。画面操作で郵送依頼するだけで、あとは自動的に顧客へ請求書が郵送されるため、社内の作業負担を大幅に軽減できます。
一般的に、郵送代行のみを専門に請け負っているサービスではなく、クラウド請求書サービスの1機能として提供されており、請求書の作成から発送までを一元管理できるのが特徴です。
郵送代行サービスを利用する主なメリット
業務効率化と人的リソースの最適化
請求書の印刷や封入、宛名書き、郵送といった作業は、意外と多くの時間と手間がかかります。郵送代行サービスを利用することで、これらの作業をすべて数クリックで完結し、担当者は本来注力すべきコア業務に集中できます。
特に月末月初など、請求業務が集中する時期の負担軽減に大きく寄与します。
ミスやトラブルのリスク低減
大量の請求書を手作業で処理する場合、封入ミスや宛先間違いなどのヒューマンエラーが発生しやすくなります。
郵送代行サービスでは、バーコード管理や自動化された封入機器などを活用し、ミスの発生を最小限に抑える仕組みが整っています。また、郵便局へ引き渡す前までの記録は残るため、発送漏れなのか、郵便局での紛失なのかを切り分けしやすくなります。
郵送代行サービスのデメリット
コストがかかる
郵送代行サービスで郵送すると、普通郵便の料金に加え、印刷代・手数料などが加算されるため、実際に支払う金額は切手代よりも増えることになります。
しかし、社内の人件費がかからなくなることや、業務効率化による時間の節約を考慮すると、トータルでのコストパフォーマンスは向上する場合が多いです。
発送までのリードタイム
自分で郵送する場合、印刷してすぐにポストに投函することも可能です。しかし、郵送代行サービスの場合は、毎日の締めの時間が決まっており、その翌営業日に発送というかたちで、リードタイムがあります。
そのため、急いでいる場合は、自分で郵送するよりも時間がかかってしまうことが多いです。
普通郵便以外の方法では送れない
速達・特定記録・レターパックなどの郵送方法に対応している郵送代行サービスは少なく、一般的なクラウド請求書サービスでは、普通郵便での発送が基本となります。
そのため、「急ぎなので速達で出したい」といったことには対応できないので注意が必要です。
郵送代行サービス導入時の注意点
郵送代行サービスを提供しているクラウド請求書サービスでは、印刷・封入・発送だけでなく、電子請求書との併用や、発送状況の管理など、さまざまなオプションがあります。
郵送代行のものを目的とするのではなく、クラウド請求書サービス全体として自社の業務フローやニーズに合ったサービス内容か、料金体系は明確かを事前に確認しましょう。
まとめ
請求書の郵送代行サービスは、業務効率化やコスト削減、リスク低減など多くのメリットがあります。特に取引件数が多い企業や、バックオフィス業務の効率化を目指す企業にとっては、導入を検討する価値が高いサービスです。
自社の業務フローや要件に合ったサービスを選び、より安全・効率的な請求業務を実現しましょう。
