請求書の発行や管理において「個人印（検印）」は必要なのか、迷う方も多いのではないでしょうか。
以前は請求書に個人印を押した請求書をよく見かけましたが、最近では個人印がないケースが多いようです。
本記事では、請求書に個人印が必要かどうかの現状や、社内承認フローの重要性について詳しく解説します。
目次
請求書に個人印（検印）は必要？
個人印（検印）は、請求書の作成者やその内容を確認した承認者が確認した証として押印されてきました。とくに紙の書類が主流だった時代には、個人印が社内の承認プロセスの一環でしたので、そういう役割をになっていました。
ただし、請求書に個人印を押すことは法律上の義務ではありません。請求書自体も、法的には「取引内容を記録する書類」として位置づけられており、個人印がなくても請求書としての効力は失われません。
昨今のビジネス慣習と個人印の有無
近年、電子化や業務効率化の流れを受けて、個人印を省略する方が一般的です。とくに電子請求書やクラウドサービスを利用する場合、個人印の押印機能自体がないケースが多いように見受けられます。
一方で、取引先や社内規定によっては、従来通り個人印を求められる場合もあります。とくに、紙の請求書を扱う企業では、個人印が承認の証として機能することがあります。
個人印よりも重視すべき「承認プロセス」
請求書の信頼性や正確性を担保するためには、個人印の有無よりも社内の承認フローが適切に運用されているかが重要です。承認者の明確化や、承認履歴の記録が、トラブル防止や内部統制の強化につながります。
多くの企業では、承認フローが電子化されていることが多く、個人印を押す代わりにシステム上で承認履歴を残す方法が一般的になっています。これにより、承認プロセスの透明性や効率性が向上しています。
boardでは、個人印の表示機能はありません。ただ、捺印申請機能はありますので、社内の承認プロセスを電子的に回すことが可能です。
個人印がない場合の注意点
取引先との認識合わせ
もし現在個人印を押印していて、今後個人印を省略していこうとしている場合は、取引先と事前に認識を合わせておくことが重要です。急に個人印がなくなると、所定の手続きを経ていないように見えてしまう恐れがあります。
社内規定の見直し
自社の承認フローや規定が時代に合っているか、定期的に見直すことも大切です。電子化や業務効率化の流れに合わせて、個人印の運用方法や承認プロセスを柔軟に変更しましょう。
よくある質問（FAQ）
Q. 現状、個人印を押印しています。やめても問題ないのでしょうか？
一般的に、取引先にとってはとくに必要なものではありません。そのため、ほとんどの取引先においては個人印がなくても問題にはならないと考えられます。
ただし、急にやめると社内のプロセスを経ていないように見えてしまう恐れがあります。そのため、「今回から個人印の表示はなくなりました」と一言添えて送付すると良いでしょう。
Q. 現在、紙で請求書を発行しているので、その場合は個人印はあった方が良いでしょうか？
社内の承認プロセスを紙で回している場合は、個人印を押印することで承認を示して次のステップへと進めるかたちになると思いますので、その場合は結果的に個人印が押印されるかたちになるかと思います。
ただ、昨今は紙での請求書発行は減少傾向になります。御社および取引先の業務効率化のためにも、電子化を検討することをお勧めします。
まとめ
請求書に個人印（検印）が必要かどうかは、法的には義務ではありませんが、社内規定や取引先の慣習によって異なります。
昨今では個人印が省略されるケースが主流ですが、重要なのは社内の承認フローが適切に運用されていることです。自社の業務プロセスや取引先との関係性を踏まえ、最適な運用方法を選択しましょう。
